170 asiakkaan ohjelmistosiirto ilman manuaalista työtä – Netvisorin API-siirto on näppärä työkalu

Kun tilitoimistoyrittäjä Jarmo Sassali osti Meditax-tilitoimiston keväällä 2025, hän tiesi heti mitä piti tehdä: Fivaldissa olevat 170 asiakasta piti siirtää Netvisoriin ja mieluiten mahdollisimman nopeasti. 

Kuinka se onnistui? Netvisorin API-pohjaisen siirtotyökalun avulla projekti, joka olisi perinteisellä menetelmällä vaatinut arviolta jopa 300 työtuntia, saatiin valmiiksi vain murto-osassa siitä ajasta.

Uusi omistaja, tuttu haaste

Meditax on erikoistunut tilitoimisto, jonka asiakaskunta koostuu pääasiassa yksityislääkäreistä ja muista terveydenhuollon asiantuntijayrityksistä. Yritys on toiminut vuodesta 2008.

Jarmo Sassali tunnetaan alalla kokeneena tilitoimistoyrittäjänä. Hän omisti aiemmin toisen tilitoimiston, jonka myi suuremmalle toimijalle. Yrittäjähenkisyys veti kuitenkin uudelleen oman yrityksen pariin ja niin Jarmo osti Meditaxin liiketoimintakaupalla yhdessä yhtiökumppaninsa kanssa.

Meillä on pieni toimisto, joten on paljon järkevämpää käyttää vain yhtä ohjelmistoa

Yrityksen ostoon liittyi heti selkeä tavoite: yhtenäistää toimisto yhteen ohjelmistoon. Meditaxilla oli käytössä Fivaldi pääohjelmistona, mutta Jarmolla oli vahva kokemus ja näkemys Netvisorista.

“Meillä on pieni toimisto, joten on paljon järkevämpää käyttää vain yhtä ohjelmistoa. Kun prosessit tehdään yhdelle ohjelmistolle, on helpompi myös johtaa tilitoimistoa. Kaikki löytyy yhdestä järjestelmästä yksien tunnusten takaa,” Jarmo tiivistää.

Siirtoprojekti: 170 asiakasta kuudessa kuukaudessa

Liiketoiminnan haltuunotto tapahtui huhtikuussa 2025. Heti alkuun oli selvää, että Fivaldi-asiakkaat siirrettäisiin Netvisoriin; kysymys oli vain aikataulusta.

Jarmo päätti toimia nopeasti. Touko–elokuussa siirtyi suurin osa asiakkaista, ja marraskuuhun mennessä kaikki 170 asiakasta olivat Netvisorissa. 

Yhtenä avaintekijänä tässä vauhdissa oli Netvisorin API-integraatioon perustuva siirtopalvelu, jota tehtiin yhteistyössä ohjelmistotoimittajan kanssa.

“Teimme kehitysprojektin, jossa sovittiin aikataulu ja jaettiin työmäärä. Netvisorin puolelta hoidettiin varsinainen siirtotyö. Fivaldista toimitettiin tulos- ja taseraportit, ja siirto toteutui sitä kautta.”

API-siirto vs. Excel: aikaa säästyi satoja tunteja

Jarmo laski projektin jälkeen oman työaikansa tarkasti. Tulos oli selvä:

• API-siirrolla: noin 30 minuuttia per asiakas → yhteensä arviolta 100 tuntia

• Excel-siirrolla: arviolta 2 tuntia per asiakas → yhteensä noin 300–340 tuntia

Työaika putosi siis kolmannekseen. Ja säästetty aika ei ollut ainoastaan määrällinen ero, vaan myös laatu parani.

“Excel-siirrossa törmää aina siihen, että tiedot eivät ole ihan oikean muotoisia tai joku sarake on vahingossa jäänyt pois. API-siirrossa tämä manuaalinen muunnostyö jäi kokonaan pois. Riitti, että tarkasti valmiin työn. Huomattavasti paljon parempi.”

Koska yksittäinen siirto vaati vain puoli tuntia, kynnys ryhtyä siihen laski huomattavasti.

“Kun työ oli pieni, siihen oli helppo tarttua kaikissa väleissä. Pari tuntia aikaa, seitsemän asiakasta siirrettynä. Se ei ollut enää semmoinen iso mörkö odottamassa.”

Asiakkaat eivät edes huomanneet muutosta

Meditaxin asiakkaat, lääkärit ja asiantuntijayrittäjät, olivat tottuneet toimittamaan materiaalia eTaskun kautta. Tämä käytäntö säilyi muuttumattomana; ohjelmisto vaihtui tilitoimiston työkaluna taustalla, ei asiakkaan näkymässä.

“Asiakkaan näkökulmasta ei käytännössä oikein mikään muuttunut. Se ei vaatinut heiltä mitään aluksi. Vaihdettiin vain meidän työkalu Fivaldista Netvisoriin.”

API-siirrossa manuaalinen muunnostyö jäi kokonaan pois. Huomattavasti paljon parempi

Asiakkaita kuitenkin tiedotettiin muutoksesta. Kaikille lähetettiin pikalinkit Netvisorin raportteihin, tuloslaskelmaan, taseeseen ja palkkalaskelmiin, jotta kiinnostuneet löytävät tiensä uuteen järjestelmään. Noin 80 % asiakkaista on nyt saanut sähköiset tiliotteet käyttöön.

Henkilökunta siirtyi muutokseen avoimin mielin

Meditaxissa työskenteli Fivaldi-taustalla olevia kirjanpitäjiä, joten ohjelmistovaihdos olisi voinut aiheuttaa vastarintaa. Jarmo kuitenkin yllättyi positiivisesti.

“Kaikki totesivat, että sama se on millä tekee. Netvisor on kirjanpito-ohjelma siinä missä muutkin. Kun Fivaldilla on onnistunut, varmasti onnistuu tämäkin. Tosi hyvä asenne,” Jarmo kehuu.

Kun työ oli pieni, siihen oli helppo tarttua kaikissa väleissä. Se ei ollut enää semmoinen iso mörkö odottamassa

Käyttöönoton tueksi saatiin Netvisorin koulutuspaketti ja henkilökunta on aktiivisesti seurannut verkkokoulutuksia. Ensimmäiset tilinpäätökset Netvisorissa ovat sujuneet hyvin ja samalla ohjelmisto on tullut tutuksi käytännön kautta.

Kasvua kohti, tavoitteena 10–15 henkeä

Meditaxissa työskenteli ostotilanteessa kolme henkilöä. Nyt tiimissä on viisi, mukaan lukien yrityksen alkuperäinen perustaja, joka jatkoi yrityksessä työntekijänä.

“Tavoitteena on ehkä kymmenen, viisitoista henkilöä ja maksimissaan kahden miljoonan liikevaihto. Se alkaisi olla hyvä taso,” Jarmo kertoo tulevaisuuden suunnitelmista.

Uusille asiakkaille Netvisorin sähköiset ominaisuudet otetaan alusta asti käyttöön. Heille eTaskua ei edes esitellä. Vanha asiakaskunta siirtyy uusiin toimintatapoihin vaiheistettuna.

Jarmon vinkit onnistuneeseen ohjelmistosiirtoprojektiin

Projektin kokemuksista tiivistyy kuusi käytännön vinkkiä tilitoimistoille, jotka harkitsevat ohjelmistovaihdosta:

1: Aseta realistinen, mutta kunnianhimoinen aikataulu.

Määritä tavoite esimerkiksi viideksi siirroksi viikossa. Se kuulostaa pieneltä, mutta vuositasolla se tarkoittaa kahta sataa asiakasta. Pieneksi palasteltu tavoite on helppo toteuttaa muun työn ohessa eikä tunnu ylivoimaiselta.

2: Tee siirrot mahdollisimman nopeasti, älä lykkää.

Mitä pidempään kahden ohjelman rinnakkaiselo kestää, sitä enemmän syntyy sekaannuksia, kaksinkertaista työtä ja hallinnollista kuormaa. Nopea siirtyminen on aina parempi vaihtoehto.

3: Hyödynnnä API-siirtopalvelua, excel-siirto ei kannata.

API-pohjainen siirto käytännössä poistaa manuaalisen muunnostyön kokonaan. Yhden asiakkaan siirtoon menee 30 minuuttia perinteisen kahden tunnin sijaan. Laatu on myös parempi: inhimillisten virheiden riski pienenee merkittävästi.

4: Panosta kommunikaatioon omassa tiimissä.

Varmista, että jokainen työntekijä tietää tarkalleen missä kohtaa kukin asiakas on siirretty. Jos kirjanpitäjä ei tiedä siirtoajankohtaa, hän saattaa jatkaa kirjauksia vanhassa ohjelmassa. Tämä aiheuttaa turhaa lisätyötä

5: Selvitä alkubriefissä, kuka tekee mitäkin.

Käy läpi yhteistyökumppanin kanssa tarkalleen, mitä Netvisor tekee ja mitä itse pitää tehdä. Jarmo huomasi esimerkiksi, että Netvisor-ympäristöt pitää avata itse, vaikka alkuperäinen oletus oli toinen. Selkeä alkuohjeistus säästää aikaa ja vähentää sekaannuksia. 

6: Tiedota asiakkaita ja ohjaa heidät uuteen järjestelmään.

Lähetä kaikille asiakkaille pikalinkit tärkeimpiin raportteihin; tuloslaskelma, tase, palkkalaskelmat. Kun asiakas käy katsomassa raportteja Netvisorista, hän tutustuu uuteen järjestelmään luontevasti. Tämä luo pohjan sähköistymiselle jatkossa.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.