Ota taloushallinto-ohjelmistosi automaatiosta kaikki tehot irti

Tuntuuko sinusta, että yrityksen taloushallinnon tehtäviin kuluu paljon aikaa? Onko ostolaskujen tarkastaminen, myyntilaskujen maksujen seuranta ja muu talouden hallinnointi niin puuduttavaa rutiinia, että aina ei jaksa olla pilkun tarkka? Ainakin osan näistä rutiineista voi ja kannattaa automatisoida. Siten säästää aikaa ja välttyy virheiltä.

Vähän reilu puolet suomalaisista yrityksistä käyttää sähköistä, pilvipalveluna toimivaa taloushallintoa. Merkittävä osa suomalaisten yhtiöiden taloushallinnosta hoidetaan siis edelleen manuaalisesti. Tässä arviossa on huomioitu myös, että monia pilvipalveluita käytetään niiden sisältämästä automaatiosta huolimatta manuaalisen kirjanpidon työkaluina.

Automaation avulla voi lisätä tehokkuutta, laatua ja tiedon reaaliaikaisuutta. Manuaalisen työn vähentäminen ja inhimillisten virheiden minimointi lisäävät tehokkuutta ja kirjanpidon laatua. Automaatio työskentelee ympärivuorokautisesti ja mahdollistaa siten reaaliaikaisen tiedon hyödyntämisen johtamisen välineenä.

Esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmistolla voi automatisoida jo lähes kaikki taloushallinnon rutiinit. Korkeimmat automaatioasteet kohdistuvat saatavien hallintaan ja ostolaskujen käsittelyyn, joissa on mahdollisuus 100 % automaatioon käsittelysääntöjä aktiivisesti hyödyntämällä.

Ostolaskuautomaatiolla merkittävää ajansäästöä

Automaation perustana on, että kaikki liiketoiminnan tapahtumat tulevat taloushallinto-ohjelmistoon sähköisinä. Eli yrityksellä on verkkolaskutus käytössä, luottokorttiostoista tulee tieto suoraan järjestelmään tai kuitit voidaan skannata ja tiedot kirjata helposti sekä mahdollisesta kassajärjestelmästä on integraatio, jonka avulla päivän myynnit kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon.

Kun esimerkiksi ostolaskut tulevat verkkolaskuina PDF:n sijaan, pystyy järjestelmä hoitamaan tarkistamisen ja maksamisen automaattisesti. Säännöllisesti saapuville laskuille voi laatia hyvin tarkat säännöt, joiden mukaan ohjelmisto tarkistaa ja hyväksyy ne.

Ostolaskuautomaatio on yksi eniten yrittäjän aikaa säästävistä toiminnoista. Yhden paperisen ostolaskun käsittelyyn kaikkine vaiheineen, tarkastamisesta arkistointiin, käytetään arviolta 20-30 minuuttia. Automatisoimalla koko ostolaskuprosessin pystyy laskujen maksuun käytettävän työajan typistämään vain muutamaan minuuttiin kuukaudessa.

Ohjelmistot ovat ihmistä tarkempia tarkastuksissa. Ne huomaavat yhdenkin numeron eron tilinumerossa tai jos jokin säännöllinen lasku on jäänyt tulematta. Ohjelmisto huomauttaa käyttäjää pienimmistäkin poikkeamista, jolloin esimerkiksi huijausyritykset kilpistyvät ohjelmiston tarkkaan sihtiin.

Automaation muut hyödyt

Taloushallinto-ohjelmistolla automatisoit myös myyntilaskutusta. Ohjelmisto luo myyntilaskulle automaattisesti esimerkiksi myyntitilit ja ALV-luokan tuote- ja asiakastietojen perusteella. Myös myyntilaskujen lähetyksen voi automatisoida. Jos yrityksellä on säännöllisiä, kuukausilaskutettavia asiakkaita, kuten vuokralaisia, voi myyntilaskutkin asettaa lähtemään automaattisesti.

Yksi aikaa vievistä ja harmillisista taloushallinnon tehtävistä on maksujen seuranta. Ikävä kyllä kaikki eivät maksa laskuja ajallaan ja se aiheuttaa aina lisätyötä laskun lähettäjälle. Netvisorissa saatavienhallinnan ja muistutuslaskujen lähettämisenkin voi automatisoida. Ohjelmistosta voi suoraan hankkia myös perintätoimiston kumppanikseen hoitamaan maksujen perintää.

Merkittävä osa tiliotekäsittelystä ja verovelvoitteista voidaan jo automatisoida

Kirjanpito muodostuu taloushallinto-ohjelmistossa automaattisesti liiketoiminnan tapahtumista, jotka tulevat järjestelmään sähköisinä. Myös merkittävä osa tiliotekäsittelystä ja verovelvoitteista voidaan jo automatisoida. Esimerkiksi alv-ilmoitus lähtee automaattisesti ja moni ohjelmisto myös muistuttaa, jos verojen maksaminen on unohtumassa. Vuosiveroilmoitus muodostuu myös suoraan kirjanpidosta.

Kun kirjanpito on hoidettu modernilla ohjelmistolla koko tilikauden tilinpäätöstasoisesti, on tilinpäätösaika huomattavasti vähemmän stressaava. Ajantasainen kirjanpito säästää tilinpäätösvaihteessa paljon työaikaa kuittien ja papereiden etsimisestä ja asioiden tarkistamisesta.

Myös arkistointi on pilvipalveluna toimivassa taloushallinto-ohjelmistossa hoidettu puolestasi. Ohjelmistossa kaikki kirjanpidollinen materiaali säilyy lakisääteisen ajan, toisin kuin esimerkiksi verkkopankissa.

Integraatioilla ja lisäosilla lisää automaatiota ja tarkkuutta

Netvisor taloushallinto-ohjelmisto sisältää myös palkanlaskennan. Kun palkat lasketaan ja maksetaan samasta järjestelmästä, jossa hoidetaan myös kirjanpito, saadaan myös palkkojen kirjautuminen kirjanpitoon automatisoitua. Palkkalaskelmat muodostuvat järjestelmässä automaattisesti työntekijöiden tekemien tuntikirjausten perusteella.

Tämän lisäksi Netvisorilla voi automatisoida monia palkanlaskennan monimutkaisia laskutehtäviä ja prosesseja. Sille voi opettaa esimerkiksi erilaisia toimialakohtaisia ja TES:n mukaisia palkanlaskennan tehtäviä, kuten lisäämään palkkaan erityistehtävien mukaiset lisät ja laskemaan lomapäivien ja -palkan kertymät.

Ellei taloushallinto-ohjelmistossasi ole palkanlaskentaa sisäänrakennettuna, voidaan se yleensä liittää siihen integraatiolla, jolloin data liikkuu automaattisesti myös ohjelmistojen välillä.

Integraatioiden avulla voi tuoda lisäautomaatiota esimerkiksi työsuhde-etuihin, kuittirumbaan, laskutietojen siirtoon, tuntikirjausten siirtoon, valvontapalveluihin kuten luottotietojen tarkastukseen jne.

Hyödynnä automaatio täysimääräisesti

Jokainen edellä mainittu yksittäinen taloushallintoprosessin automatisointi helpottaa arkea, säästää työaikaa ja tuo tarkkuutta talouden hallintaan. Mitä useampia prosesseja, turhia työvaiheita ja tuplatyötä yrityksessä voidaan automatisoida, sitä enemmän syntyy myös säästöä.

Pilvipalveluna toimiva, moderni taloushallinto-ohjelmisto saattaa tuntua kalliilta hankinnalta ja sellainen se onkin, jos sitä käytetään manuaalisen kirjanpidon työkaluna. Ohjelmistot on suunniteltu vähentämään niin yrittäjän kuin taloushallinnon ammattilaistenkin rutiinitöitä.

Moderni taloushallinto-ohjelmisto on kallis hankinta, jos sitä käytetään manuaalisen kirjanpidon työkaluna

Kun ohjelmistoja käytetään suunnitellulla tavalla, eli annetaan automaatiolle mahdollisuus, säästetään asiantuntijoiden aikaa haastavampiin tehtäviin. Kun ohjelmistoon rakennetaan alusta alkaen tarkka automaatiosäännöstö, jonka mukaisesti se tekee tehtäviä ja annetaan sen sisältämän robotiikan oppia ihmisen tekemistä toimista, voidaan pian jättää puuduttavimmat rutiinityöt kokonaan sen hoidettavaksi.

Ota siis taloushallinto-ohjelmistosi automaatiosta kaikki hyöty irti. Valjasta ohjelmiston potentiaali tekemään se työ, joka itseäsi puuduttaa ja vie aikaa tärkeämmiltä tehtäviltä.