Matkalaskujen kuittirumba on nyt historiaa

Kun organisaatiossa tehdään hankintoja luottokortilla ja matkustetaan paljon, teettää erilaisten kuittien ja matkalaskujen käsittely paljon työtä. Iso osa tuosta työstä on kuittien perään kyselyä, niiden etsimistä ja kuittiselvitysten tekemistä. Tiesitkö, että tähän kuittirumbaan on olemassa ratkaisu, josta pitävät sekä työntekijät, reskontranhoitaja että kirjanpitäjä.

Bezala matkalaskuohjelmisto löytyy nyt Netvisor Storesta ja on otettavissa käyttöön todella nopeasti ja helposti. Bezala tarjoaa työntekijöille helppokäyttöisen mobiilisovelluksen, jonka avulla matkalaskujen teko päivärahoineen ja kuitteineen on helppoa ja nopeaa.

Erityisen kätevää järjestelmässä on, kun kaikki kuitit voi tallettaa heti ostotapahtuman jälkeen järjestelmään. Paperikuitin voi vaikka heittää sen jälkeen pois. Taloushallinnossa se nopeuttaa käsittelyä ja tuo tarkat kuittitiedot kirjanpitoon automaattisesti ja etupainotteisesti.

Eroon Excelistä ja kuittien perään kyselyistä

Turku Science Park Oy otti vuoden 2021 alussa käyttöön Netvisorin ja Bezalan. Turku Science Park on Turun seudun kuntien pääosin omistama yritys- ja innovaatiopalveluita tarjoava asiantuntijaorganisaatio. Se myös markkinoi seutukunnan yritys- ja innovaatiokeskittymää Turku Business Region -markkinointinimellä. Yhtiön liikevaihto on noin seitsemän miljoonaa euroa.

Heidän noin 50 asiantuntijaansa matkustavat paljon tapahtumissa ja asiakkaiden luona. Jokaisella asiantuntijalla on yrityksen luottokortti, jolla he maksavat matkakulut.

Ennen Netvisoria ja Bezalaa ostoreskontran hoitaja Virpi Mahlavirran työstä kului iso osa luottokorttilaskujen selvittelyyn, kuittien metsästykseen ja niiden täsmäytykseen Excelissä.

– Kun meidän väki matkustaa paljon, tulee myös luottokorttikuitteja paljon. Aikaisemmin listasin kaikki minulle toimitetut kuitit Exceliin ja täsmäytin sieltä kerran kuussa tulleeseen luottokorttilaskuun. Siinä selvittelyssä kului tovi jos toinenkin, kun kuitteja kertyy kuukausittain 100-300, Mahlavirta kertoo.

Joka kuukausi hän joutui myös kyselemään kuittien perään. Aina joku kuitti unohtui, vaikka henkilökunta pyrkikin olemaan tarkkana. Bezalan ansiosta kadonneiden kuittien määrä on vähentynyt merkittävästi, sillä henkilökunta on oppinut käyttämään mobiiliapplikaatiota nopeasti ja kokenut sen hyvin käteväksi.

– Olen saanut vain positiivista palautetta työntekijöiltä. Kuitit on sen avulla todella helppo tallettaa järjestelmään saman tien, eikä niitä tarvitse kuljetella matkoilta mukana kotiin asti, Mahlavirta sanoo.

Kuitit järjestelmässä jo ennen laskun tuloa

Merkittävin hyöty Netvisorin ja Bezalan integraatiosta on Mahlavirran mukaan siinä, että kuitit saapuvat järjestelmään jo ennen kuin luottokorttiyhtiö lähettää laskun. Kun aikaisemmin kuittien etsiminen aloitettiin vasta laskun tultua, ovat nyt kuitit valmiina järjestelmässä odottamassa.

– Ennen ihmiset harvoin toimittivat kuitteja ajallaan. 90% kuiteista jouduin pyytämään luottokorttilaskun tultua. Nyt tämä on kääntynyt niin päin, että enää 10%:tä tarvii muistuttaa, Mahlavirta iloitsee.

Luottokorttimaksujen käsittelyprosessi on siirtynyt Turku Science Parkilla kuukautta aikaisemmaksi. Kun ennen luottokorttilaskun ehti käsitellä valmiiksi kaikkine kuitteineen juuri ja juuri ennen eräpäivää, voi sen nyt maksaa halutessaan jo heti, kun se tulee.

– Kun Eurocardin koontilasku tuli kuukauden alussa, aloin täyttää Exceliin, mitä kuitteja on, mitä puuttuu ja keneltä. Se vaati todella paljon käsityötä ja joskus kävi jopa niin, etten ehtinyt ennen eräpäivää saada kaikkia kuitteja ja siten laskua maksuun. Nyt kuitit tulevat heti, kun on maksettu kortilla ja tiedot ovat valmiina, kun luottokorttilasku tulee, Mahlavirta kuvailee.

Bezala hakee automaattisesti ostotiedot Eurocardilta kerran päivässä, jolloin käyttäjät voivat milloin tahansa tarkistaa, mitä kuitteja vielä puuttuu. Järjestelmässä on myös näppärä muistutustoiminto, jonka avulla Mahlavirta voi muistuttaa puuttuvista kuiteista jo pari päivää ennen laskun saapumista. Näin mattimyöhäisetkin ehtivät toimittaa kuitit jo ennen laskun tuloa.

Automaatiolla kirjanpitoon asti

Netvisorin ja Bezalan integraatio automatisoi monta muutakin vaihetta matka- ja luottokorttilaskutuksessa. Esimerkiksi liikekirjurin supistettu tilikartta, kustannuspaikat ja ALV-koodit siirtyvät Netvisorista Bezalaan, mikä nopeuttaa käyttöönottoa huomattavasti. Bezalasta puolestaan kaikki matkakulut ja luottokorttiostosten tiedot siirtyvät automaattisesti Netvisoriin kirjanpitoon. Korvattavista kuluista muodostuu myös automaattisesti maksut Netvisorin avoimiin tilisiirtoihin.

Kun lasku tulee Netvisoriin, saadaan luottokorttitapahtumatiedot tuotua riveittäin Bezalasta Netvisoriin. Kirjanpitäjän tehtäväksi jää tarkistaa, että tiliöinnit on oikein, kun Netvisorin tiliöintirobotti hoitaa jo ison osan Turku Science Parkin tiliöinneistäkin automaattisesti.

Mahlavirran mukaan ennen luottokorttilaskuista saatettiin joskus joutua maksamaan korkoja, kun kaikkia kuitteja ei vain toimitettu riittävän ajoissa. Nyt sitä ongelmaa ei enää ole. Lasku voidaan maksaa vaikka saman tien, kun se tulee.

– Parasta Netvisorin ja Bezalan käytössä on, että ne nopeuttavat laskujen kiertoa. Olen erittäin tyytyväinen. Ihmiset on meillä ottaneet tämän uudistuksen hyvin vastaan ja käyttävät järjestelmää mielellään, Mahlavirta iloitsee.

Kerromme mielellämme lisää Netvisorin ja Bezalan käytöstä. Voit soittaa asiantuntijoillemme puh. 010 778 3700 tai jättää yhteydenottopyynnön.