5 vinkkiä myyntisaamisten hallintaan

Saatavien hallinta on yrityksille usein yllättävän haasteellinen tehtävä. Ei olla ihan tarkkaan selvillä, mitkä myyntisaamiset ovat kotiutuneet ja mitkä eivät, eikä saatavia muisteta tai kehdata alkaa periä ajoissa. Perintätoimistossa ja tilitoimistojen parissa vietettyjen työvuosien myötä olen oppinut muutamia yksinkertaisia keinoja, joiden avulla yrityksen saatavien hallintaa voi selkeästi parantaa.

1. Seuraa saatavia myyntireskontrasta

Hyvin yleinen virhe on, ettei myyntireskontraa ei seurata tai jos seurataan, on se hyvin epäsäännöllistä. Ilman säännöllistä seurantaa on mahdoton tietää, kuka asiakkaista on maksanut laskunsa ja kuka ei.

Ratkaisu tähän on säännöllinen seuranta, mielellään sähköisessä taloushallinto-ohjelmistossa. Ohjelmistosta on helppo katsoa avoimet saatavat ja paljonko on erääntyneitä. Kaikki myyntisaamiset näkyvät eräpäivineen yhtenä listana, jolloin kokonaiskuvan näkee yhdellä silmäyksellä.

Jotta seurannan muistaa hoitaa säännöllisesti, kannattaa se alkuun merkitä kalenteriin, esimerkiksi kerran viikossa. Pienissä yrityksissä, joissa lähetetään vähän laskuja, voi riittää kerta kuukaudessakin. Jos oma aika ei riitä, kannattaa ehdottomasti neuvotella asiasta tilitoimiston kanssa, jos he voisivat ottaa sen hoitaakseen.

2. Aloita perintä ajoissa

Perinnän aloittamista viivytellään yrityksissä aivan suotta. Toimenpiteisiin lähdetään usein liian myöhään, jolloin velalliselle on voinut tulla muitakin velkoja, jotka ovat syrjäyttäneet oman velkasi.

Kun perintä aloitetaan ajoissa, säästytään monilta kuluilta ja harmeilta. Jos perintätoimien kanssa viivytellään, kasvaa myös asioiden riitautumisen riski.

Aina maksun myöhästymisessä ei ole syynä rahapula, vaan joskus syynä voi olla aivan inhimillinen erehdys, jopa sinun erehdyksesi. Lasku ole mennyt perille tai siinä on puutteita, joiden vuoksi maksaminen on viivästynyt. Kun ottaa tavaksi selvittää maksamattomien laskujen tilanteen heti eräpäivän jälkeen, säästyy monelta mielipahalta.

Soittaminen on yleensä tehokasta tapa selvittää maksatuksen tilanne. Helpommin ja nopeammin se tapahtuu lähettämällä huomautuksen. Sähköisissä järjestelmissä huomauttaminen on tehty niin helpoksi, että se onnistuu yhdellä tai kahdella napin painalluksella. Lähes yhtä helposti maksut voi järjestelmistä siirtää perintään, kunhan on avannut perintäpalvelun jonkun perintäkumppanin kanssa.

3. Kaikki myyntisaatavat eivät ole samanarvoisia

Perintätoimistossa työskennellessä huomasin, että yrittäjä usein arvottaa kaikki myyntisaamiset samanarvoisiksi. Näinhän ei saisi olla. Kyllä esimerkiksi 5000 euron saatavan perimisessä täytyisi olla erilainen prosessi kuin 100 euron saatavalla. Olisi hyvä olla selkeät suunnitelmat, millaisilla toimenpiteillä minkäkin suuruisia saatavia lähdetään perimään.

Yksi tapa on antaa perintätoimiston hoitaa pienemmät saatavat ja tietyn summan ylittävä selvittää itse. Isommissa saatavissa voi olla järkevää esimerkiksi soittaa perään ja selvittää myöhästymisen syytä ja mahdollisesti jopa neuvotella maksusuunnitelmasta samalla.

Suositukseni on, että yritys miettii itse näitä erilaisia tapoja, sillä perintäprosessiin liittyy olennaisesti se keitä asiakkaat ovat, kuluttajia vai yrityksiä, millainen asiakkuussuhde on, miten pitkään he ovat olleet asiakkaina jne.

Sillä, miten perintää hoitaa, on selkeä vaikutus myös asiakastyytyväisyyteen. Sen kustannuksella ei perintää kuitenkaan saa jättää tekemättä. Mieluummin selvitetään kohteliaasti, miksi lasku on päässyt erääntymään.

4. Laadi valmis malli maksusuunnitelmille

Yrityksen kannattaa miettiä etukäteen valmiiksi, millaisiin maksusuunnitelmiin se on valmis. Kun on etukäteen mietitty, mihin olemme valmiita suostumaan ja mistä lähdetään neuvottelemaan, on neuvotteleminen ja myös omien puolien pitäminen helpompaa.

Olen urani aikana useaan kertaan todennut, että parhaan tuloksen saa, kun vaatii ensimmäisen maksusuorituksen heti. Summan ei tarvitse olla suuri, mutta heti toimeenpantava maksusuunnitelma sitouttaa velalliset paremmin. Sen jälkeen voidaan sopia maksujen jatkumisesta viikottain tai kuukausittain, miten osapuolille parhaiten sopii.

Jos itse on velallisen roolissa, saa silloin myös hyvän puheyhteyden, kun tarjoaa heti, että pystyn nyt maksamaan tämän verran. Lopuista maksueristä neuvottelu sujuu taatusti helpommin.

5. Tee maksusopimukset aina kirjallisena

Kaikki tällaiset sopimukset kannattaa tehdä aina kirjallisesti. Mitä tahansa voi tapahtua ja saatava jääkin maksamatta. Toinen osapuoli voi myös riitauttaa saatavan, jolloin kirjallinen sopimus helpottaa asioiden selvittelyä.