7 loogista perustetta siirtyä sähköiseen taloushallintoon

Sähköinen taloushallinto terminä ei sinänsä herätä mitään wau -efektiä yrittäjissä tai sen itseisarvo ei ole välttämättä kovinkaan suuri. Se on vain keino toteuttaa taloushallintoa. Mitä, jos tilitoimisto ei tarjoaisikaan asiakkaalle ensisijaisesti sähköistä taloushallintoa, vaan tehokkaat työkalut tukemaan liiketoimintaan sekä ajantasaisen talousdatan päätöksenteon tueksi?

Se, että palvelun toteuttaminen vaatii sähköiseen taloushallintoon siirtymisen, onkin sen jälkeen vain keino tuottaa palvelua. Olemme esimerkiksi hyväksyneet sen, että kaikki pankkipalvelut tapahtuvat nykyään verkossa ja sähköisesti, joten miksei se voisi onnistua myös taloushallinnon osalta.

Tässä seitsemän loogista tosiasiaa, joiden avulla tilitoimiston on helpompi perustella asiakkaalle sähköiseen taloushallintoon siirtyminen.

1. Yrittäjän paras kaveri – ajan säästäjä

Pienet yritykset toimivat pienillä resursseilla, mikä tarkoittaa, että yrittäjä hoitaa itse muun työn ohella talousasioita yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa. Nämä yrittäjät yleensä kokevat talousasiat pakollisena pahana – siksi talousohjelman tulisikin olla yrittäjän paras kaveri, joka automaation avulla helpottaa yrittäjän arkea.

2. Rahankierto nopeutuu

Myyntilaskujen tekeminen on yleensä yrittäjälle vähiten pakollinen paha, koska laskutus on positiivisen kassavirran perusedellytys. Rahaa ei tule kassaan ilman asiakkaiden laskutusta, mutta miksi tehdä se sähköisesti, kun on totuttu tekemään muulla tavalla?

Verkkolaskujen lähettäminen on toki lisääntynyt verkkolaskulain myötä. Lisäksi verottajan hanke kohti reaaliaikaista arvonlisäveroilmoittamista antaa viimeisen sykäyksen kohti täysin sähköistä laskutusta. Kannattaa siis olla ajoissa liikenteessä näiden asioiden kanssa.

Yrittäjän näkökulmasta verottajan tekemät hankkeet eivät välttämättä motivoi kuitenkaan miettimään järkevintä tapaa tehdä sähköistä myyntilaskutusta, siksi kannattaa nostaa esiin muut liiketoimintaa tukevat konkreettiset hyödyt. Niistä tärkeinpänä se, että verkkolaskut maksetaan nopeammin kuin paperi- tai sähköpostilaskut. Tämä on yrittäjänkin mielestä merkittävä hyöty, koska rahankierto nopeutuu.

Jos kuitenkin myyntilaskuja pääsee erääntymään, on saatavien seuranta helppoa ja jatkossa myös täysin automatisoitavissa aina perintään saakka. Arjen rutiineja voidaan helpottaa automatisoimalla toistuvat laskut, samoin kuin myyntilaskujen lähetys. Tämän lisäksi järjestelmä toimii myyntilaskuarkistona, eli sieltä yrittäjä löytää aina helposti kaikki lähetetyt laskut.

3. Ostolaskuautomaatiolla tarkkuutta laskunmaksuun

Ostolaskujen käsittely on yrittäjälle toistuvaa vähemmän mielekästä arkirutiineihin kuuluvaa ylimääräistä työtä. Se onkin onneksi kaikista helpoin automatisoida alusta loppuun saakka. Lasku saapuu verkkolaskuna järjestelmään, järjestelmä tarkastaa, hyväksyy, tiliöi ja maksaa sen automaattisesti. Yrittäjän ei tarvitse siis puuttua siihen mitenkään.

Hän voi itse määritellä, missä rajoissa tämä automaattinen käsittely tapahtuu, esimerkiksi laskun toistuvuuden, summan tai vaikkapa laskun viite-kentän avulla, mahdollisuuksia ja erilaisia variaatioita on paljon. Tämä automaattinen käsittely aina maksuun saakka on mahdollista, kun yrityksen pankkiliikenne on kokonaisuudessaan taloushallinto-ohjelmassa, kuten Netvisorissa, josta on suorat pankkiyhteydet. Näin ollen yrittäjän ei tarvitse asioida verkkopankissa ollenkaan.

4. Mobiili helpottaa liikkuvan yrittäjän arkea

Mobiilin kautta tarjottavat palvelut helpottavat myös yrittäjän arkea. Yrittäjä voi tarkastella, hyväksyä tai maksaa ostolaskuja mobiilisovelluksen avulla. Myös matkalaskut ja työntekijöiden tuntikirjaukset hoituvat suoraan mobiililaitteella. Tämä lisäksi mobiilisovellus tarjoaa ajantasaisen tiedon työntekijän työsuhteesta, lomakertymästä ja verokortin reaalaikaisen seurannan.

Arjen sujuvuudesta puhuttaessa emme voi unohtaa iän ikuista yrittäjän kuittirumbaa. Pankkikorttikuitit ja muut hankinnat, jotka yrittäjä on maksanut omalla rahalla aiheuttavat paljon manuaalityötä ja turhaa ajan hukkaa etenkin silloin, kun kuitit ovat jo kadonneet.

Mobiilissa toimiva kuittiskanneri on ratkaisu tähän ongelmaa, niin yrittäjän kuin kirjanpitäjänkin näkökulmasta katsottuna. Kuitit jäävät myös samalla talteen sähköiseen arkistoon ja niihin voi tarvittaessa palata myöhemmin, jos ei muuten niin ainakin tilintarkastusta silmällä pitäen.

5. Yrittäjän omien palkkojen hoito helpompaa kuin koskaan

Netvisorin yrittäjäpalkka toiminnallisuus tekee yrittäjän palkanlaskennan täysin automaattisesti, yrittäjän tarvitsee vain kertoa summa paljonko palkkaa tarvitsee ja järjestelmä hoitaa laskennan, viranomaisilmoitukset ja maksun taustalla napin painallukselle – voiko olla helpompaa?

6. Ajantasainen taloustieto käsillä aina, kun sitä tarvitsee

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa myös ajantasaisen kassavirtaennusteen ja raportoinnin. Yrittäjän ei tarvitse pyytää tietoja ja erillisiä raportteja kirjanpitäjältä, koska kaikki tarvittava tieto yrityksen taloudellisesta tilanteesta on koko ajan yrittäjän käytettävissä. Yrittäjä pääsee tutkimaan talousraportteja hyvinkin yksityiskohtaisesti, koska raporteilta pääsee porautumaan aina alkuperäisille laskuille ja skannatuille kuiteille saakka.

7. Konkreettisia esimerkkejä yrittäjän arjesta

Tarjoa yrittäjälle ratkaisua, joka on helppo ymmärtää konkreettisten esimerkkien avulla. Tästä hyvänä esimerkkinä ostolaskujen automaattinen käsittely aina maksatukseen saakka tai yrittäjänpalkka, joka on täysin automatisoitu palkanlaskentaprosessi aina viranomaisilmoituksia myöten.

Tilitoimistot ovat lisäksi poikkeuksellisen hyvässä asemassa omien asiakkaiden osalta. Koska kirjanpitäjänä tunnet asiakkaan liiketoiminnan ja siihen liittyvät pienetkin talousprosessit, voit tarjoa hänelle parempia palvelukokonaisuuksia tunnistettujen tarpeiden pohjalta.

Mieti siis kun seuraavan kerran kohtaat asiakkaan, että miten asiakas hoitaa omia talousrutiineja ja tarjoa hänelle sujuvampaa vaihtoehtoa, joka on parhaimmillaan täysin automatisoitu vaihtoehto – en usko, että kovin moni yrittäjä haluaa siitä kieltäytyä.