Mitä hyötyä järjestelmäintegraatiosta?

Monessa suomalaisessa pk-yrityksessä arki näyttää digitaaliselta, mutta kulissien takana tehdään yhä paljon käsityötä. Siirrät tietoa ohjelmistosta toiseen Excelien, sähköpostien tai pahimmillaan paperilappujen avulla. Järjestelmäintegraatio tarkoittaa eri tietokoneohjelmien yhdistämistä niin, että ne jakavat tietoa keskenään automaattisesti.

Säästöä tulee, kun samaa tietoa ei tarvitse kirjata kahteen tai jopa useampaan kertaan eri järjestelmiin, vaan tieto siirtyy ohjelmistosta toiseen automaattisesti. Liiketoimintaprosessien työvaiheet vähenevät automaation ansiosta, ja integraatioiden kautta yrityksen johto saa tarkempaa ja reaaliaikaista tietoa toiminnasta.

Ero näkyy nopeasti arjessa:

• Ilman integraatiota lataat raportin Exceliin, muokkaat tiedot oikeaan muotoon ja syötät ne käsin toiseen ohjelmistoon.
• Integraation avulla tieto siirtyy automaattisesti, kun merkitset työvaiheen valmiiksi ensimmäisessä ohjelmistossa.

Esimerkki: taloushallinto ja palkanlaskenta samassa virrassa

Palkanlaskenta on usein yrityksen manuaalisin prosessi. Palkanlaskija ei halua siirtää työaikoja käsin järjestelmästä toiseen, ja mitä enemmän työntekijöitä ja mitä tarkempi kustannuspaikkaseuranta, sitä suuremmaksi kasvaa virheiden mahdollisuus.

Näin integraatio helpottaa arkea:

• Syötät uuden työntekijän tiedot vain kerran, ja ne siirtyvät automaattisesti kaikkiin tarvittaviin ohjelmistoihin.
• Kuitit kulkevat mobiilisovelluksesta suoraan matkalaskulle ilman paperien säilyttämistä.
• Sinä ja palkanlaskijasi näette aina samat tiedot, ja turhat tarkistussoitot jäävät pois.
• Lakisääteinen työajanseuranta pysyy ajan tasalla automaation avulla.

Esimerkki: taloushallinto ja toiminnanohjaus yhtenä kokonaisuutena

Kun taloushallinto ja toiminnanohjaus eivät keskustele keskenään, joudut siirtämään tietoja jatkuvasti käsin: myynnit kirjanpitoon, ostolaskut projekteille ja kustannukset oikeisiin kohteisiin. Samalla reaaliaikainen näkymä yrityksen kannattavuuteen jää puuttumaan.

Rakennusalan yrityksessä tämä ratkaistaan integroimalla projektinhallinta, kirjanpito ja asiakaskommunikaatio samaan järjestelmään. Projektipäällikkö näkee silloin yhdellä silmäyksellä projektikustannukset, aikataulut ja asiakaskommunikaation.

Myös kassakoneen ja kirjanpidon integraatio toimii samalla periaatteella: kassatapahtumat kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon, mikä vähentää virheitä ja säästää aikaa.

Milloin kannattaa integroida?

Integraatio kannattaa hankkia silloin, kun asiakaskokemus vaatii reaaliaikaisen tiedon saatavuuden. Esimerkiksi verkkokaupan ja varastonhallinnan integraation avulla vältetään myynti varastosta loppuneista tuotteista.

Järjestelmien välille kannattaa hankkia integraatio aina, kun jokin toiminto toistuu enemmän kuin kolme kertaa. Mitä useammin toiminto toistuu, sitä varmemmin integraatiosta hyötyy.

Mitä kannattaa integroida?

Integraatioiden mahdollisuudet ovat lähes rajattomat, ja uudemmat, pilvipohjaiset järjestelmät on rakennettu helpommin liitettäviksi. Valmiit, tuotteistetut integraatiot ovat yleensä helppokäyttöisiä ja edullisia: “Nopeimmillaan se tapahtuu yhtä nappia painamalla.” Nämä integraatiot ovat hyvin testattuja ja turvallisia.

Ohjelmistoista riippuen integraatio voi siirtää automaattisesti esimerkiksi näitä tietoja:

• myynnit ja myyntilaskut
• ostolaskut
• asiakas- ja tuotetiedot
• työaikatiedot, varastosaldot ja verkkokaupan myynnit
• kustannuspaikka- ja projektitiedot yrityksen sisäisen laskennan tueksi

Miten integraatio tehdään?

Hyvä integraatio toimii niin, ettei käyttäjä huomaa sitä. Käyttöönotto tapahtuu huomaamattomasti ja vie yleensä vain muutamia minuutteja.

Prosessi alkaa liiketoimintaprosessin läpikäymisestä: selvitetään, mitä prosessin osia voidaan ja halutaan automatisoida, ja mitä järjestelmiä on jo käytössä. Integraatio on hyvin harvoin teknologialähtöinen juttu, vaan käytännössä aina se lähtee yrityksen prosesseista. Ensimmäinen askel on ymmärtää prosessi, johon halutaan vaikuttaa.

Käyttöönotolle on neljä vaihtoehtoa:

1. Oman koodaajan palkkaaminen, joka on yleensä kallis vaihtoehto.
2. Valmis integraatio, joka on usein järkevin ja edullisin ratkaisu.
3. Integraatio järjestelmän toimittajalta projektityyppisenä ratkaisuna.
4. Integraatiopalvelu, joka toimii elinkaarimallin mukaisesti.

Valmis pakettiratkaisu sopii kahden järjestelmän yhdistämiseen. Useiden järjestelmien yhdistämisessä kannattaa ottaa mukaan kumppani, joka miettii kokonaisuuden ja liiketoimintaprosessit kerralla kuntoon.

Haluatko nähdä, mitä valmiita integraatioita Netvisorille on tarjolla juuri nyt? Katso vaihtoehtoja Netvisor Marketplacen integraatiosivulta. Kaikki Netvisoriin liitetyt ohjelmistot eivät näy Marketplacessa. Jos oma ohjelmistosi puuttuu sieltä, kysy asiantuntjoiltamme, onko siihen jo tehty integrointi.

Mitä integraatio maksaa?

Integraatioita on hyvin monen hintaisia. Osan integraatioista saa jopa ilmaiseksi, mutta yleensä ohjelmistojen yhteenliittämiseen liittyy jonkinlainen rajapinnan avaus- tai liittymismaksu.

Hinta riippuu useimmiten siitä, kuinka paljon integraation rakentamiseen tarvitaan työaikaa. Valmiin integraation voi saada edullisesti, kun taas useiden räätälöityjen järjestelmien yhdistäminen voi vaatia pitkän projektin ja merkittävän työpanoksen.

Vanhempien järjestelmien integraatiot voivat olla haastavia ja kalliita. Kannattaa siis miettiä, onko integraatiosta saatava hyöty sen hintansa arvoista.

Kysy lisää järjestelmäintegraatioista asiantuntijoiltamme

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.