Yrittäjä, mietitkö miksi kirjanpitäjäsi jankuttaa kuiteista?

Hei yrittäjä! Kirjanpitäjäsi tässä. Kuukausi on jälleen vaihtunut ja huomasin, että sinulta puuttuu muutamia kuitteja. Voisitko toimittaa ne mahdollisimman nopeasti?

Kuulostaako tutulta? Tämänkaltaisia muistutusviestejä saapuu tuhansille suomalaisyrittäjille kuukausi kuukauden jälkeen, mutta mikään ei muutu. Miksi? Selitys on yksinkertainen: yrittäjällä on paljon asioita mielessään ja jos hän ei ymmärrä, miksi lippulappusten toimittaminen tilitoimistoon on niin tärkeää, ei se ole hänen prioriteettilistallaan kovin korkealla.

Tässä artikkelissa selitän, miksi kuittien ja tositteiden toimittaminen ajallaan kirjanpitäjälle on oleellista sinulle yrittäjänä. Ei siksi, että kirjanpitäjäsi haluaa kiusata sinua – vaan siksi, että se hyödyttää sinua.

Tarkkuutta ja luotettavuutta kirjanpitoon ja raportointiin

Tiedät varmasti, kuinka tärkeää on pitää liiketoimintasi taloushallinto ajan tasalla ja tarkkana. Yksi yksinkertainen, mutta merkittävä tapa varmistaa tämä on toimittaa kaikki kuitit ja tositteet kirjanpitäjällesi heti ostotapahtuman jälkeen. 

Jos toimitat kuitit myöhässä, on raportointi myöhässä. Ja kun raportointi on myöhässä, päätökset tehdään helposti fiiliksen, eivät faktan, mukaan. Silloin voi tulla investoitua 5000 euron laitteeseen, vaikka todellisuudessa tilillä on varaa juuri ja juuri kahteen kahviin ja bensaan.

Edes huipputeknologialla varustettu tilitoimisto ei voi pitää yrityksesi taloustilannetta ajan tasalla, jos tieto ei kulje. Kirjanpitäjä ei lue ajatuksia. Eli toimita kaikki ostokuitit ja tositteet kirjanpitoon mahdollisimman nopeasti.

Näin hyödyt yrittäjänä tiukasta kuittikurista

1. Nopea ja tarkka päätöksenteko:

   Mitä säännöllisemmin toimitat tositteesi, sitä tarkemmat ja ajantasaisemmat raportit saat. Ajantasainen talousseuranta mahdollistaa nopean ja perustellun päätöksenteon, mikä on elintärkeää yrityksesi kasvulle ja menestykselle. 

2. Tarkat Raportit:

   Taloushallinnon raporttien, kuten tuloslaskelman ja taseen, paikkansapitävyys on kriittinen tekijä, kun haluat arvioida yrityksesi menestystä tai presentoida liiketoimintasi lukuja sidosryhmille. Täsmällisesti toimitetut kuitit takaavat näiden työkalujen ajantasaisuuden ja tarkkuuden. Ajantasaisen ja tarkan tiedon avulla pystyt tehokkaasti kommunikoimaan yrityksesi nykytilasta ja visioista sidosryhmille, kuten investoreille ja liikepartnereille. Luotettava raportointi vahvistaa luottamusta yritykseesi.

3. Kustannusten hallinta:

   Kun kaikki tarvittavat tiedot ovat ajoissa kirjanpitäjälläsi, lisätyön tarve vähenee ja kirjanpidon kustannukset pysyvät kurissa. Se vähentää myös erilaisista sakkomaksuista, kuten verohallinnon ja tulorekisteri-ilmoituksen myöhästymismaksuista kertyviä kuluja. 

4. Lain mukainen toiminta:

  Vaikka tilitoimisto voi hoitaa kirjanpidon käytännön toteutuksen, vastuu kirjanpidon oikeellisuudesta on aina viime kädessä yrittäjällä. Älä siis jää odottamaan ”täydellistä hetkeä” – toimita kuitit, vaikka kalenterissa lukisi ”kaos”.

Kirjanpitäjän hyöty on sinunkin hyötysi

1. Vapaa-aika ja perhe:

  Kirjanpitäjillä on vahva ammattiylpeys ja he hoitavat velvollisuutensa lain määräämässä aikataulussa, vaikka se sitten tarkoittaisi pitkiä iltoja ja viikonloppuja tietokoneen ääressä.  Jokainen myöhässä tullut kuitti on yksi hetki vähemmän kirjanpitäjän saunavuorosta. Ajoissa toimitetut tiedot = vähemmän ylitöitä = iloisempi kirjanpitäjä (joka ei ehkä seuraavassa sähköpostissa käytä caps lockia).

2. Automaation käyttö:

   Kun toimitat tositteet ajoissa, kirjanpitäjäsi voi hyödyntää automaatiota täysimääräisesti. Tämä ei ainoastaan tehosta prosesseja, vaan mahdollistaa myös virheettömämmän ja laadukkaamman palvelun. Oikeastaan sinä hyödyt, kun saat tarkempia raportteja nopeammin.

3. Prosessien tehostaminen:

   Jos kaikki tositemateriaalit ovat ajallaan, kirjanpitäjälläsi on mahdollisuus hoitaa jaksotukset ja poistot osana normaalia prosessia tilikauden aikana. Näin voidaan lyhentää raportointiaikaa merkittävästi. Viittaus kohtiin 1 ja 2 – vähemmän ylitöitä ja raportit nopeammin asiakkaalle, eli sinulle.

4. Laadukkaampi asiakaspalvelu:

 Jos kirjanpitäjän aika ei kulu kuittien metsästämiseen (yhdellä kirjanpitäjällä on yleensä kymmeniä asiakkaita ja yllättävän moni on heistä on huoleton kuittiensa kanssa), hän voi keskittyä olennaiseen: esimerkiksi siihen, miksi markkinointikulut pomppasivat pilviin tai miten saisit enemmän irti kassavirrastasi. Eli saat enemmän kuin vain lakisääteisen minimin.

Päämääränä yrityksesi etu

Eli tiivistetysti: kuittien ja tositteiden toimittaminen ei ole vain velvollisuus – se on palvelus itsellesi. Se parantaa päätöksentekoa, säästää rahaa, ehkäisee virheitä ja mahdollistaa sen, että sinä ja kirjanpitäjäsi voitte tehdä työnne fiksummin ja rauhallisemmin.

Yksi pieni teko. Iso vaikutus.

Ja bonus: kukaan ei joudu penkomaan roskista etsiessään sitä yhtä kuittia, joka “varmasti oli siinä pöydän kulmalla vielä viime viikolla”.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.