Netvisorilla tehot irti ostolaskujen automaatiosta

Ostolaskujen käsittelyn automatisoiminen lisää toiminnan sujuvuutta, kirjanpidon laadukkuutta ja säästää aikaa. Yrittäjän hallinnollinen vaivannäkö vähenee ja myös tilitoimiston näkökulmasta kierrätettävien laskujen käsittelyä on vähemmän.

Tässä artikkelissa kerromme kuinka ostolaskuautomaatiosta saa kaiken irti.

Kolmen korin ostolaskutaktiikka

Jotta ostolaskuautomaatio olisi helpompi hahmottaa, puhumme kolmen korin ostolaskutaktiikasta. Yrityksillä on yleensä olemassa kolmenlaisia laskuja; tuotannollisia laskuja, satunnaisia, kertaluonteisia ja ad hoc -tyyppisiä kuluja sekä etukäteen tehtyyn sopimukseen perustuvia ostolaskuja.

Ensimmäisen korin ostolaskut koostuvat niin sanotuista tuotannollisista tai palvelutuotantoon olennaisesti liittyvistä ostoista. Koska näitä laskuja on yleensä yhtiöissä määrällisesti eniten, myös hallinnollinen tehokkuushyöty on merkittävin. Ostettavat määrät ovat isoja ja toistuvat useasti.

Tässä tapauksessa automatiikkaa voidaan hyödyntää niin, että erillistä laskujen tarkastusta ei tarvita kuin poikkeamien osalta. Automatisointi on mahdollista, kun organisaatiossa hyödynnetään sähköistä ostotilaus- ja tavaran vastaanottoprosessia, jolloin prosessin sanomaliikenne (EDI) voidaan digitalisoida. Taloushallinnon näkökulmasta hankinnat voidaan siis tehdä sähköisesti joko Netvisorissa tai yrityksen ERP:ssä.

Toisen korin kertaluonteisten laskujen kierrättämisen automatisointi onnistuu, jos yritys hyödyntää myös näissä ostoissa sähköistä ostotilausta. Kun saapuva lasku vastaa tehtyä ostotilausta, tekee Netvisor tarkastuksen automaattisesti. Tilausvaiheessa sovitusta poikkeavat laskut ohjelmisto nostaa automaattisesti esiin ja niihin voi reagoida tarvittavalla tavalla.

Kolmannen korin ostolaskut koostuvat sopimuksiin perustuvista laskuista, joiden käsittely voidaan automatisoida kokonaan hyödyntämällä tarkastussääntöjä. Näitä säännöllisesti toistuvia laskuja on kaikissa organisaatioissa – vuokria, puhelinlaskuja ja muita vastaavia.

Kassavirtaan näkymä hyvissä ajoin

Automatisoinnin avulla myös kassavirtaennuste on paremmin ajan tasalla. Se kertoo yrityksen taloudellisen tilanteen, tarjoaa näkymän tulevaisuuteen ja mahdollistaa toiminnan paremman suunnittelemisen.

Meidän tehtävämme on järjestelmiemme kautta tuoda taloudellista tietoa yrityksen käyttöön ja esittää se syy-seuraussuhteineen. Tarjoamme yrityksille ja yrittäjille välineet laskutuksen tehostamiseen, mikä johtaa saatavien nopeampaan kotiuttamiseen.

Netvisorin automaatio-ominaisuuksien ansiosta taloushallinnon ammattilainen voi keskittyä ainoastaan ohjelmiston löytämiin poikkeamiin. Emme luo liikevaihtoa, mutta avullamme yrittäjät ja organisaatiot pystyvät olemaan arjessaan kilpailukykyisiä taloushallinnon saralla.

Lue lisää ostolaskujen käsittelystä Netvisorissa