Tilinpäätöksen allekirjoitus – Näin varmistat, että kaikki on kunnossa

Tilinpäätösaika on jälleen täällä. Kun tilinpäätös on valmis allekirjoituksia varten, kannattaa vielä pysähtyä varmentamaan, että tilinpäätöksen allekirjoitukset ja tilintarkastajan tekemä tilinpäätösmerkintä tulevat tilinpäätökselle oikein. 

Keräsimme yhdessä Suomen Tilintarkastajien ja Taloushallintoliiton kanssa tähän kirjoitukseen yhteenvedon huomioitavista asioista, jotta tilinpäätöksen allekirjoitukset menevät kerralla maaliin.  

Hallituksen jäsenet sekä toimitusjohtaja allekirjoittavat tilinpäätöksen omissa nimissään

Tilinpäätöksen allekirjoittavat hallituksen jäsenet sekä toimitusjohtaja kukin henkilökohtaisesti. Kukaan heistä ei siis allekirjoita tilinpäätöstä kyseisen yrityksen puolesta, vaan yksityishenkilöinä. 

Mikäli käyttämässäsi sähköisen allekirjoittamisen ohjelmassa kysytään, tapahtuuko allekirjoittaminen “organisaationa” tai edustavatko allekirjoittajat “yritystä”, kannattaa olla tarkkana, ettet epähuomiossa valitse tällaisia vaihtoehtoja. Tilinpäätös allekirjoitetaan aina yksityishenkilöinä. 

Mikäli tilinpäätöksen sähköinen allekirjoittamiskutsu tehdään Netvisorin Tilikausiarkistosta, on oletuksena aina allekirjoittaminen yksityishenkilönä ja organisaationa allekirjoittamista varten tulee erikseen tehdä valinta. 

Tilinpäätös allekirjoitetaan aina yksityishenkilöinä

Sähköisen allekirjoittamiskutsun mukaan on usein mahdollista laittaa viesti ja kertoa myös allekirjoituskutsun saaneelle henkilölle, että allekirjoitus tehdään henkilönä, mikäli ohjelmassa tuo valinta tapahtuu vasta allekirjoitushetkellä. 

Kaikkien hallituksen jäsenten ei välttämättä tarvitse allekirjoittaa tilinpäätöstä. Esimerkiksi osakeyhtiössä voi riittää OYL 6 luvun 3 § mukainen enemmistö, jos yhtiöjärjestyksessä ei ole määrätty muutoin. 

Tällaisessa tapauksessa, kun yli puolet hallituksen jäsenistä on tilinpäätöksen allekirjoittanut, voidaan tilinpäätös tarvittaessa ottaa sähköiseltä allekirjoituskierrokselta talteen myös kesken allekirjoittamisprosessin. 

Kaikille hallituksen jäsenille on kuitenkin aina annettava mahdollisuus allekirjoittamiseen. Tämän johdosta esimerkiksi väärään sähköpostiosoitteeseen lähtenyt kutsu ei oikeuta kyseisen hallituksen jäsenen allekirjoituksen pyytämättä jättämistä. Sähköpostiosoitteiden oikeellisuus kannattaa siis varmistaa ennen kutsujen lähettämistä. 

Tilinpäätös päivätään hyväksymisajankohdan mukaisesti

Tilinpäätös päivätään aina hyväksymisajankohdan mukaisesti. Käytännössä tämä päivä on sama, jona hallitus on käsitellyt tilinpäätöksen kokouksessaan. Suositeltavaa on, että selvyyden vuoksi allekirjoituspäivämäärä merkitään tilinpäätökseen. 

Nykykäytännön mukaisesti, kun varsinaiset allekirjoitukset hoidetaan useimmiten sähköisesti, sähköisen allekirjoituksen päivämäärät todentavat vain itse allekirjoittamishetkeä. 

Tilinpäätöksen allekirjoittaa hyväksymishetken mukainen hallitus ja mikäli yrityksellä on toimitusjohtaja, on hänen aina allekirjoitettava tilinpäätös.

Tilintarkastaja tekee tilinpäätösmerkinnän

Ennen kuin tilintarkastaja antaa tilintarkastuskertomuksen ja tekee tilinpäätösmerkinnän, tulee tilinpäätös olla allekirjoitettu päätösvaltaisen hallituksen ja toimitusjohtajan toimesta. 

Yleensä allekirjoituskutsuihin laitetaan allekirjoitusjärjestys, jolloin hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja allekirjoittavat tilinpäätöksen ensin ja tämän jälkeen tilintarkastaja tekee sähköisellä allekirjoittamisellaan tilinpäätösmerkinnän. 

Allekirjoittamiset voidaan hoitaa myös kahdessa osassa kierrättäen tilinpäätös ensin hallituksella ja toimitusjohtajalla ja sen jälkeen laittaa tilinpäätös tilintarkastajalle. 

Tarkista päätös tilintarkastajan valinnasta

Ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista kannattaa aina varmentaa yhtiökokouksen pöytäkirjasta, onko tilintarkastajaksi valittu tilintarkastusyhteisö, josta on nimetty yhtiölle päävastuullinen tilintarkastaja vai onko tilintarkastaja valittu yhtiön tilintarkastajaksi henkilönä. Valinnan tapa vaikuttaa tilinpäätösmerkinnän esittämismuotoon.  

Mikäli yhtiön tilintarkastajaksi on valittu tilintarkastusyhteisö, esitetään yhteisön nimi allekirjoituskohdan yläpuolella tilinpäätöksessä seuraavalla tavalla:

Tilinpäätösmerkintä

Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus. 

Lappeenrannassa, huhtikuun 5. päivänä 2023

Tilintarkastusyhteisö Tilkkarit Oy

Tilintarkastusyhteisö

Marja-Liisa Lohtander

KHT

Mikäli tilintarkastajaksi on valittu suoraan henkilö, on esitystapa näin:

Tilinpäätösmerkintä

Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus. 

Lappeenrannassa, huhtikuun 5. päivänä 2023

Marja-Liisa Lohtander

KHT

Tilintarkastajakin allekirjoittaa henkilönä

Myös tilintarkastajan allekirjoituksen osalta kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että vaikka tilintarkastajaksi on valittu tilintarkastusyhteisö, ei päävastuullinen tilintarkastaja tässä mielessä tee allekirjoitusta tilintarkastusyhtiön nimenkirjoittajana, vaan päävastuullisena tilintarkastajana ja tekee allekirjoituksen “omissa nimissään henkilönä”.

Tarkista myös tilinpäätösmerkinnän sanamuoto ennen allekirjoitettavaksi lähettämistä. Tilinpäätösmerkintä on vakiomuotoinen: ”Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus”. 

Kun tilintarkastaja allekirjoittaa tilinpäätösmerkinnän sähköisesti, voi tilinpäätösmerkinnän esittää näin: ”Suoritetusta tilintarkastuksesta on sähköisen allekirjoituksen osoittamana päivänä annettu kertomus”. 

Tarkista myös tilinpäätösmerkinnän sanamuoto ennen allekirjoitettavaksi lähettämistä

On myös hyvä huomioida, että tilintarkastaja voi antaa tilintarkastuskertomuksen ja tehdä tilinpäätösmerkinnän jonakin tiettynä sovittuna päivänä, joka eroaa sähköisestä allekirjoittamisajankohdasta.

Toivomme näiden vinkkien auttavan tilinpäätöskiireiden keskellä. Suosittelemme, että varmistatte asiakkaalta ja tilintarkastajalta suunnitellun allekirjoitusaikataulun ja päivämäärät sekä tilinpäätösmerkinnän muodon esittämisen tarkoituksen mukaisella tavalla. Suosittelemme myös, että tilinpäätökset allekirjoitetaan sähköisesti hyödyntäen vahvaa tunnistautumista – ja samalla toki saadaan allekirjoitukset nopeammin tilinpäätökseen.  

Marja-Liisa Lohtander työskentelee Netvisorin tuotekehityksessä Senior Business Analyst-roolissa auttaen kaikkia tiimejä. Taloudellisen informaation luotettavuus on aina ollut lähellä Marja-Liisan sydäntä.