Tekoäly taloushallinnossa – tätä se on käytännössä

Kellään ei ole ”kristallipalloa”, joka kertoisi varman onnistumisen reseptin, mutta paikallaan pysymisen strategia johtaa hyvin todennäköisesti taantumiseen. Näin muotoilee FabricAI:n Head of AI/ML Juhani Tolvanen ajatuksiaan tekoälyn käytöstä taloushallinnossa.

– Organisaatioiden tulisi alkaa tottua tekoälyn läsnäoloon ja kokeilla sitä käytännössä, Tolvanen kannustaa.

Tekoäly ei ole enää tulevaisuuden visio, vaan se on jo tänään hyödynnettävissä oleva työkalu, joka voi merkittävästi tehostaa tilitoimistojen arkea. 

Avaamme tässä blogissa konkretiaa siitä, miten tekoäly tukee kirjanpitäjien työtä useissa keskeisissä prosessissa kuten, kuukauden katkossa, kuittien ja ostolaskujen käsittelyssä sekä tiliotteiden käsittelyssä. 

Käytämme esimerkeissä Accoden ja FabricAI:n prosesseja, mutta tekoälyä käyttäviä ohjelmistoja on paljon muitakin ja niissä prosessit voivat olla hieman erilaisia.

Kuukauden katko – monta vaihetta tehokkaammaksi

Accoden tuoteomistajan Joakim Kyllösen mukaan kuukauden katko on prosessi, jossa tekoäly voi tuoda kaikkein merkittävimmän lisäarvon. Kyllösen mukaan tyypillisessä kuukauden katkossa on asiakkaasta riippuen 8-15 eri vaihetta, joista monia voidaan automatisoida tai tehostaa tekoälyllä.

Ensimmäisenä: Automaattiset tarkistukset

Ennen varsinaisen kuukauden katkon aloittamista on useita tarkistuksia, jotka Accode osaa tehdä täysin itsenäisesti:

• Ostoreskontran summan täsmäytys kirjanpitoon
• Tiliotteiden täsmäytys
• Myyntilaskujen täsmäytys
• Erottavien tositteiden tunnistaminen

– Nämä ovat sellaisia asioita, jotka kone osaa katsoa, koska ne on aika yksiselitteisiä. Lisäksi järjestelmä voi antaa vihjeitä siitä, mistä mahdolliset eroavaisuudet johtuvat, mikä nopeuttaa ongelmien selvittelyä, Kyllönen kuvaa.

Tehtävistä muistuttaminen

Toinen merkittävä apu tulee siitä, että järjestelmä muistuttaa kirjanpitäjää toistuvista tehtävistä asiakaskohtaisesti. Jos tietyllä asiakkaalla on ennen tehty esimerkiksi poistoja, jaksotuksia tai tuloveron jaksotuksia, järjestelmä muistuttaa näistä automaattisesti.

Älykäs tuloksen tarkastus

Lopuksi tekoäly voi nostaa esille poikkeavia asioita tuloslaskelman tarkastuksessa, kuten:

• Uudet ALV-koodit tileillä, joilla niitä ei ole aiemmin käytetty
• Uusien tilien käyttö
• Merkittävät summamuutokset
• Taseessa olevat tapahtumat, joista puuttuu liitetiedosto

• Accoden sisältämä tekoäly ei poista kirjanpitäjän asiantuntijuutta kuukauden katkossa vaan se toimii eräänlaisena avustajana. Järjestelmä voi antaa kirjanpitäjälle havaintoja, jotta kuukauden katkon läpikäynti hoituu nopeammin ja paremmalla laadulla, Kyllönen korostaa.

Säästetty aika: 5-10 minuuttia per asiakas

Vaikka yksittäinen aikasäästö asiakasta kohden saattaa kuulostaa pieneltä, kasvaa se kertautuessaan nopeasti merkittäväksi. Kyllösen arvion mukaan kuukauden katkossa säästyy helposti 5-10 minuuttia per asiakas kuukaudessa. Jos kirjanpitäjällä on 30 asiakasta, voi se tarkoittaa jopa 300 minuuttia eli 5 tuntia kuukaudessa.

Kuittien käsittelyssä prosessien yhtenäistäminen on avain

Kuittien osalta Kyllönen korostaa, että automaation onnistuminen riippuu pitkälti siitä, miten yhtenäisiä prosessit ovat.

– Jos jollain asiakkaalla kaikki kuitit tulevat sähköisinä, järjestelmän kautta, on niiden käsittelyyn hyvin helppo luoda automaatiota. Toisessa ääripäässä on asiakas, joka lähettää kuitteja satunnaisesti eri kanavista, käyttää eri järjestelmiä ja syöttää osan suoraan tiliotteelle. Tällaisen asiakkaan kuittien automatisointi on huomattavasti hankalampaa, Kyllönen havainnollistaa. 

Me ei tarvita tekoälyä, vaan teko-tyhmyys riittää

Kun prosessit on yhtenäistetty, tarvitaan yllättävän vähän tekoälyä. Jos tiliotteelta löytyy 50 euron kulu ja kuitista sama summa, sekä molemmissa lukee K-Market, yhdistäminen on helppoa.

– Me ei tarvita tekoälyä, vaan teko-tyhmyys riittää, Kyllönen sanoo hymyillen. 

Tiliotteissa tärkeää on kriittisen löytäminen rutiinin seasta

Tiliotteiden automaatiossa suurin hyöty ei tule pelkästään ajan säästöstä, vaan siitä, että järjestelmä osaa nostaa esille kriittiset tapahtumat.

Tiliote on täynnä erilaisia kuluja ja luottokorttitapahtumia, jotka eivät vaadi keskittymistä. Tällöin on riski, että kriittiset asiat menevät vahingossa ohi.

Esimerkiksi jos yrittäjä on siirtänyt itselleen 5000 euroa, on kriittistä kirjata se oikein taseeseen. Accoden automaatio poistaa turhaa ”sälää” ja nostaa esille ne tapahtumat, jotka todella vaativat kirjanpitäjän huomiota.

Ostolaskujen automaatio

Ostolaskujen käsittely vie monessa tilitoimistossa yllättävän paljon aikaa. Tyypillisesti puhutaan jopa 30–50 prosentin osuudesta kirjanpitäjän työajasta. FabricAI on kehitetty juuri tätä haastetta varten.

Ratkaisu ei ole uusi ohjelma tai lisäosa, vaan tapa hoitaa ostolaskujen käsittely kokonaan uudella, tehokkaammalla tavalla. FabricAI toimii automaatiokerroksena kirjanpito-ohjelmien päällä, joten sen käyttö ei riipu siitä, mitä ohjelmistoa asiakas käyttää. 

Kirjanpitäjän näkökulmasta kaikki asiakkaat löytyvät yhdestä paikasta. Laskut käsitellään saman näkymän kautta, ilman ohjelmistojen vaihtoa tai turhaa hyppelyä. Näin vältetään useiden järjestelmien opettelu ja manuaaliset siirtymät, jotka vievät aikaa mutta eivät tuo arvoa. 

Lopputulos on sujuvampi prosessi, jossa tehokkuus ja automaation aste pääsevät oikeuksiinsa.

– Olemme alusta asti keskittyneet siihen, missä tilitoimistot käyttävät eniten aikaa. Tiliöinnit, verokäsittelyt ja laskun tietojen tarkistaminen. Kun nämä tehdään oikein, säästöä syntyy heti, kertoo FabricAI:n Head of AI/ML Juhani Tolvanen.

FabricAI:n prosessi kulkee käytännössä näin:

1. Ostolasku saapuu taloushallinnon järjestelmään (esim. Netvisor, Fivaldi tai Procountor)
2. Lasku siirtyy automaattisesti FabricAI:hin
3. Tekoäly täyttää tiliöinnit ja tarkistaa laskun tiedot
4. Lasku lähtee asiakkaalle hyväksyttäväksi alkuperäiseen järjestelmään
5. Hyväksynnän jälkeen lasku palaa takaisin FabricAI:hin
6. Tekoäly päättää, täytyykö lasku näyttää kirjanpitäjälle vai voiko sen käsitellä suoraan
7. Tarvittaessa kirjanpitäjä käy laskun läpi ja hyväksyy sen

No touchista no-lookiin

Ensimmäinen askel ostolaskujen automaatiossa oli niin sanottu no touch -prosessi. Siinä tekoäly hoitaa tiliöinnin ja muut esikäsittelyt niin, ettei kirjanpitäjän tarvitse enää muokata laskua. Silti lasku näytetään manuaalisesti tarkistettavaksi.

– Tällä tavalla päästiin eteenpäin, mutta ei vielä kovin pitkälle. No touch säästi aikaa, mutta vaikutus jäi marginaaliseksi. Se oli vasta alkusoittoa, Tolvanen summaa.

Todellinen muutos alkoi, kun käyttöön otettiin no look -automaatiomalli. Siinä tekoäly ei ainoastaan tee esikäsittelyä. Se myös päättää, mitä kirjanpitäjän tarvitsee nähdä ja mitä ei. Luotettavat laskut käsitellään ilman, että niitä näytetään ihmiselle ollenkaan. Ihminen puuttuu vain poikkeuksiin.

Jos aiemmin kirjanpitäjä käytti jopa 80 tuntia kuukaudessa ostolaskujen käsittelyyn, nyt sama määrä laskuja hoidetaan kahdessa tunnissa

– Tämä on ollut meidän kehityksen ytimessä viimeiset kolme vuotta. Ja tulokset puhuvat puolestaan. Jos aiemmin kirjanpitäjä käytti jopa 80 tuntia kuukaudessa ostolaskujen käsittelyyn, nyt sama määrä laskuja hoidetaan kahdessa tunnissa, Tolvanen kertoo.

Kaikki FabricAI:n asiakkaat käyttävät tällä hetkellä no look -automaatiota. Se ei ole vaihtoehto. Se on uusi normaali.

Parhaimmillaan yhdellä AI Controller -henkilöllä on hallussaan koko prosessi. Esimerkiksi yhdessä tilitoimistossa kolme henkilöä hoitaa tekoälyn avulla 50 000 laskua kuukaudessa. Määrä, joka aiemmin vaati 20 kirjanpitäjää.

Tekoäly ei korvaa kirjanpitäjää, se antaa tilaa asiantuntijuudelle

No look ei poista kirjanpitäjän asiantuntijuutta. Se siirtää sen toiseen paikkaan.

Kun tekoäly hoitaa suurimman osan laskuista, kirjanpitäjän aika vapautuu neuvontaan ja asiakastyöhön. AI Controller -rooli ei tarkoita, että ihmistä ei tarvita. Kirjanpitäjä ei ole enää mukana jokaisessa yksittäisessä laskussa, vaan varmistaa, että automaatio toimii oikein ja puuttuu tarvittaessa poikkeuksiin.

– Ei tekoäly ratkaise kaikkea. Mutta nyt on se hetki, jolloin pitää ottaa askel eteenpäin. Odottaminen ei auta. FabricAI:n asiakkaat ovat sen jo tehneet, Tolvanen sanoo.

Tekoälyn tulevaisuus taloushallinnossa

Tolvanen uskoo, että viimeisen vuoden aikana tapahtunut kehitys tekoälymarkkinoilla ei ole pelkkää hypeä. Tekoälyn soveltamisessa taloushallintoon on nyt ”etsikkoaika” – kukaan ei voi varmasti tietää, mikä toimintamalli on paras, mutta paikallaan pysyminen ei ole järkevää pidemmällä aikavälillä.

Hän painottaa, että tekoälyn käyttöönotto on muutosprosessi, joka vaatii muutosjohtamista. Keskeistä tekoälyn tehokkaassa hyödyntämisessä on organisaation kyky mukautua muutoksiin ja sisäistää uudet toimintamallit, ei niinkään yksittäisen työkalun valinta.

Tolvanen korostaa, että generatiivinen tekoäly ei ole hopealuoti, joka ratkaisee kaikki ongelmat, mutta sen hyödyntäminen tulee lisääntymään. 

Joakim Kyllönen näkee myös, että tekoäly on hyvä työkalu – kunhan sitä osataan käyttää oikein ja ymmärretään sen rajat. Hänen visiossaan kirjanpitäjien työpaikat eivät ole katoamassa, vaan työnkuva muuttuu. Kirjanpitäjän rooli siirtyy enemmän asiakkaan neuvomiseen ja prosessien optimointiin niin, että automaatio toimii mahdollisimman hyvin.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.