Pelottaako palkkaintegraatio? Tutustu Tiliviesti Oy:n ja Maler Oy:n kokemuksiin

Miten onnistuu taloushallinnon eri osasten siirto järjestelmästä toiseen, kun kyse on yritykselle kriittisestä asiasta – kuten palkanmaksusta? Tätä kysyimme Tiliviesti Oy:n Terttu Koutoselta ja hänen asiakkaaltaan, Maler Oy:n varatoimitusjohtaja Jan Okkerilta.

– Olen pitkän linjan tilitoimistolainen. Aloitin urani jo kultaisella 80-luvulla, ja olen aina ollut kiinnostunut nimenomaan erilaisista ohjelmistoista – olen ollut ensimmäisenä ottamassa uusia järjestelmiä käyttöön, ja useimmiten nimenomaan ohjelmiston pääkäyttäjänä, Terttu kuvaa taustojaan.

Tiliviestin ohjelmistopaletti onkin monipuolinen: Netvisorin lisäksi toimiston käytössä on neljä eri ohjelmistoa.

Maler Oy modernisoi koko taloushallintonsa – ja palkkahallinnon siinä mukana

Maler Oy on toisen sukupolven perheyritys, joka valmistaa listoja ja sisäpuolen paneelituotteita koteihin. Perinteisessä, mutta uudistusmielisessä yrityksessä on tehty kokonaisvaltaista ICT-uudelleenjärjestelyä, jossa vanhat toiminnanohjaus- taloushallinto- tuotehallinta- huoltohallinta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmät on vaihdettu tyystin uusiin.

Osana tätä kokonaisuutta tuli mukaan myös Netvisor. Palkat ovat suuri osa yrityksen kuukausittaista talousliikennettä, joten ne haluttiin ehdottomasti samaan järjestelmään.

Halusimme helppokäyttöisemmät ja läpinäkyvämmät taloushallinnon prosessit

Malerin palkkahallinto siirrettiin Netvisor Palkkoihin. Näin yrityksessä nähdään reaaliaikainen kuva sen koko taloudesta, ja kassavirtaennuste on aina ajan tasalla.

– Halusimme helppokäyttöisemmät ja läpinäkyvämmät taloushallinnon prosessit. Toinen tavoitteemme oli, että yrityksen johto saa ajantasaista tietoa toiminnasta: ajava voima oli, että ymmärrämme jatkuvasti, mitä yrityksessä tapahtuu, niin tuotannon, talouden kuin asiakkaidenkin näkövinkkelistä, Jan Okker kuvaa.

Aiemmin palkkatiedot siirrettiin palkanlaskentaan manuaalisesti. Nyt tarkistetut ja hyväksytyt työaikatiedot tuodaan Netvisoriin suoraan Maler Oy:n käyttämästä työajanseurantärjestelmästä rajapinnan kautta.

Yllättävän vaivaton migraatioprosessi – ”Näppärästi kävi!”

Migraatioprosessi kuulostaa työläältä ja siltä, että moni asia voi mennä pieleen. Tertun kokemus on kuitenkin toisenlainen.

– Siirsimme kaikki työntekijä- ja palkkatiedot sekä viime lomakauden tiedot historiatietona taustalle Netvisoriin. Sen myötä lomarekisteri ja kaikki muutkin tiedot olivat heti alusta alkaen ajan tasalla. Sanoisinkin, että näppärästi kävi!

Terttu korostaa myös, ettei palkanlaskijaa jätetty prosessissa yksin.

– Olin varautunut siihen, että joutuisin syöttämään tietoja aluksi käsin. Mutta yhteyshenkilömme Reetta siirsi kaiken – omaksi hommakseni jäi seurata ja tarkistaa, että tiedot ovat oikein. Jos jossain kohtaa tökkäsi tai tuli virheitä, teki Reetta korjauksia, ja kokonaisuus kehittyi nopeasti oikealla tavalla eteenpäin.

Myös Malerin näkökulmasta migraatio sujui hyvin.

– Selvisimme hyvin pienillä töyssyillä – ja töyssyihin löytyi nopeasti ratkaisu sekä palkkapuolella että perusohjelmassa, käyttöönoton tuki on hyvällä tasolla, Jan mainitsee.

Migraation vaikutukset: “tiedot tulevat kuin itsestään”

Miten yrityksen ja taloushallinnon ammattilaisten yhteispeli muuttuu, kun kaikki talouden tiedot ja tehtävät hoituvat yhden, reaaliaikaisen järjestelmän kautta?

Ainakin tietojen liikkuminen on aiempaa sujuvaa.

– Näen kyllä, miten toimivaksi kokonaisuus on nyt muuttunut. Palkkaennakot, tilitykset, kaikki nämä kulkevat Netvisorissa ikään kuin itsestään, eikä tietojen kanssa tarvitse erikseen värkätä. Saan palkat suoraan maksuun Netvisorista, eikä tietoja tarvitse siirrellä järjestelmästä toiseen.

Seurattavuus ja tarkistettavuus ovat suurimmat muutokset. Mitään ei tarvitse kaivella, vaan tiedot saa parilla klikkauksella auki

Myös päivittäiset rutiinit onnistuvat Netvisorissa helposti: järjestelmä mahdollistaa palkkalaskelmien tekemisen vaikka yksi kerrallaan, ja myös korjauksia on tarvittaessa helppo tehdä. Lisäksi matkalaskujen käsittely hyväksyntäkiertoineen on hyvä lisäominaisuus – se antaa lisää helpotusta sekä esihenkilöiden että palkanlaskijan työskentelyyn.

Jan Okker kertoo, että myös Malerilla ollaan kokonaisuuteen tyytyväisiä.

– Tällä lyhyellä kokemuksella Netvisor Palkat on palvellut meitä erittäin hyvin. Tietojen tarkistaminen on helpompaa kuin aiemmin; jos huomaamme kirjaus- tai maksatusvirheitä, on ne helppo korjata. Yleisesti sanoisin, että seurattavuus ja tarkistettavuus ovat suurimmat muutokset. Mitään ei tarvitse kaivella, vaan tiedot saa parilla klikkauksella auki, jos epäselvyyksiä ilmenee.

Nyt myös työkalut yrityksen ja palkanlaskijan välisessä yhteistyössä ovat aiempaa paremmassa tikissä.

– Netvisorin sisällä oleva “viestintäpalikka” Netbox on hyvä väline palkkahallinnon ja HR:n sekä esimiesten väliseen yhteistyöhön. Dokumentit pysyvät hyvin tallessa, oikeiden ihmisten saatavilla ja väärien katseilta poissa.

Tertun terveiset taloushallinnon ammattilaisille: pelko pois!

Kuten todettua, ovat järjestelmähankkeet usein hieman pelottavia, ja niihin ryhtyminen voi tuntua työläältä.

Terttu kannustaakin kollegoita hyppäämään rohkeasti reaaliaikaisiin ja digitaalisiin työkaluihin kiinni.

– Tällainen migraatio saattaa tuntua pelottavalta hyppäykseltä, mutta pelko on täysin turha. Ainakin itse pääsin hyvin Netvisorin sielunelämään kiinni – ohjelmasta on helppo nähdä, mistä mikäkin tieto tulee, ja miten tiedot ohjelmistossa kulkevat.

Netvisor Palkat on tehokas palkanlaskentaohjelma, jonka monipuoliset työkalut vähentävät palkanlaskijan manuaalista työtä ja raportointiin käytettyä aikaa. Tutustu tarkemmin täällä!