KYC-prosessi kuntoon: Näin tunnistat asiakkaasi varmasti ja turvallisesti

Kirjanpitopalveluita tarjoavalla yrityksellä on lakisääteinen velvollisuus tunnistaa ja tuntea asiakkaansa. Tuntemisvelvoite koskee useita talouden toimijoita. Mm. tilitoimiston, tilintarkastajan, pankin, vakuutusyhtiön ja sijoituspalvelua tarjoavan yrityksen on otettava selkoa asiakkaan liiketoiminnasta ja omistajista.

Velvollisuus pohjautuu vuonna 2017 voimaan tulleeseen lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä. Laissa määriteltyjen tahojen on tunnettava asiakkaansa (KYC = Know Your Client) toimintaa ja taustoja niin laajasti kuin asiakassuhde edellyttää. Tämä tarkoittaa, että palveluntarjoajan tulee tietää myös, kenen toimeksiannosta ja kenen varoilla liiketoimia tehdään.

Toki asiakas on hyvä pystyä tunnistamaan myös vastuullisuuden näkökulmasta. Varmasti ja vahvasti tehty tunnistus varmistaa turvallisen yhteistyön molemmille osapuolille.

Lain edellyttämä tunnistaminen vaatii paljon työtä ja asioiden tarkistamista useista lähteistä. Tämän työn helpottamiseen on olemassa palveluita, jotka voi ottaa helposti käyttöön ja joiden avulla tunnistaminen on turvallista ja luotettavaa.

Turvallinen ja luotettava tapa hoitaa KYC-prosessi

Yksi turvallinen tapa selvittää asiakkaan taustat ja varmistaa asiakasyrityksen todelliset vastuuhenkilöt on Netvisor KYC SaaS (Software as a Service) -palvelu, jonka avulla asiakkaan tuntemisvelvoite voidaan hoitaa suoraviivaisesti ja luotettavasti.

Järjestelmä ottaa huomioon kaikki asiakkaan tuntemiseen liittyvät tarpeet asiakassuhteen alusta loppuun. Sen avulla yritykseen voidaan luoda toimintamalli, jonka avulla asiakkaiden tunteminen saadaan liitettyä osaksi koko yrityksen riskienhallintaa.

Netvisor KYC on monipuolinen palvelu, joka luo vaivattoman toimintamallin tuntemistietojen keräämiseen, tallentamiseen ja analysointiin. Se kerää tiedot julkisista rekistereistä ja loppuasiakkaalta, mikä helpottaa tunnistamista tarvitsevan palveluntarjoajan arkea huomattavasti.

Netvisor KYC säästää sekä palveluntarjoajan että asiakkaan aikaa jopa satoja tunteja vuodessa

Sen avulla voi automatisoida monia vaivalloisia prosesseja. Tietojen manuaalista käsittelyä ei enää tarvita, kun Netvisor KYC hoitaa sen mahdollisen automaattisesti. Uuden asiakkaan KYC-prosessi vie työaikaa keskimäärin vain 5 minuuttia, mikä säästää sekä palveluntarjoajan että asiakkaan aikaa jopa satoja tunteja vuodessa.

Ilmoitusvelvollisen on helppo seurata asiakkaassaan tapahtuvia muutoksia, koska ohjelmassa voi seurata mm. asiakaskunnan PRH:lle ilmoittamia kuulutustietoja. Tämä helpottaa asiakkaan laissa määriteltyä jatkuvaa seurantaa.

Rahanpesulaki edellyttää, että esimerkiksi tilitoimistojen tulee seurata myös päivitettyjä pakotelistoja. Manuaalisesti tehtynä se on käytännössä mahdoton tehtävä. Netvisor KYC:ssä pakotelistojen seuranta on automaattista ja se tehdään kerran viikossa asiakaskunnan edunsaajille ja hallitukselle.

Netvisor KYC:ssä on myös mahdollista tarkistaa tosiasiallinen edunsaaja kansainvälisistä PEP-listoista.

Helppoa mielenrauhaa

Netvisor KYC auttaa asiakkaan tunnistamisessa luomalla yhtenäisen ja vaivattoman toimintamallin, jossa on huomioitu riskiperusteinen lähestymistapa. Riskiperusteisen lähestymistavan tavoitteena on välttää liian raskaita menettelytapoja silloin, kun riski on pieni, ja toisaalta varmistua, että menettelytavat ovat riittävät, kun riski on suuri.

Selkeät ja valmiit asiakkaan tuntemismenetelmät ja luokittelumallit vähentävät virheiden määrää ja turhaa työtä. Netvisor KYC tuo varmuuden, että asiakkaan tunteminen on hoidettu asianmukaisesti, eivätkä tiedot ole hajallaan yrityksen eri järjestelmissä.

Netvisor KYC:ssä tieto asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä liikkuu turvallisten yhteyksien kautta. Tämäkin vähentää riskejä, kun luottamukselliset asiakirjat eivät koskaan siirry sähköpostin välityksellä.

Netvisor KYC:ssä tuntemistiedot ovat myös turvassa, erillään muista asiakastiedoista. Niiden poistaminen on vaivatonta, kuten tietosuoja-asetus edellyttää.

Järjestelmästä on rajapinta, jolla palvelu saadaan liitettyä saumattomasti muihin käytössäsi oleviin järjestelmiin.

Netvisor KYC:llä

• varmistat, ettei asiakkaasi löydy pakotelistoilta
• todennat asiakkaasi henkilöllisyyden verkkopankkitunnistuksella tai mobiilivarmenteella
• tunnistat rahanpesuriskin ja dokumentoit havainnot
• varmistat tietoturvallisen toimintamallin asiakkaan tuntemiseen ja jatkuvaan seurantaan
• on mahdollista hakea tietoja suoraan esim. PRH:n rekisteristä suoraan asiakaskortin alle
• on valmiina kaikille asiakastyypeille soveltuvat tietopyyntölomakkeet
• tuntemistiedot ovat turvassa erillään muista asiakastiedoista ja ne voidaan poistaa GDPR:n mukaisesti

Jäikö kysyttävää? Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää >>