Hyvästit kuittikaaokselle: kuitit nyt entistä helpommin mobiilista Netvisoriin

Kuittien käsittely on jo jonkin aikaa ollut yrityskäyttäjille suhteellisen näppärää; kuitista kuva, tietojen kirjaus ja lähetys kirjanpitoon. Kirjanpitäjällä työtä on kuitenkin riittänyt tositteiden luomisessa, tiliöinnissä sekä maksutapahtumaan kohdistamisessa. 

Jokainen työvaihe kuitin matkalla kirjanpitoon on vienyt aikaa ja vaatinut tarkkuutta. Me päätimme poistaa välivaiheet kokonaan.

Uudistamme kuittien käsittelyn perusteellisesti. Idea siihen tuli käyttäjiltä. Sekä pienyrittäjät että kirjanpitäjät ovat toivoneet samaa asiaa: kuitit pois erillisistä järjestelmistä ja suoraan sinne, missä kirjanpitokin tapahtuu, mahdollisimman helposti.

Miten Netvisorin uusi kuittiflow toimii

Uuden kuittiflown mahdollistaa Netvisor Mobiilin kuittien käsittely. Prosessi etenee näin:

• Kuvaat kuitin Netvisorin mobiilisovelluksella; järjestelmä lukee ja kirjaa tiedot puolestasi. 
• Jos kirjanpito tarvitsee vielä liiketoimintaperustelun, sovellus kysyy sitä sinulta suoraan kuvaushetkellä. Ei enää jälkikäteen soittelua tai sähköpostiketjuja.
• Kun kuitti on maksettu yrityksen maksukortilla, Netvisor yhdistää sen automaattisesti oikeaan tiliotteen maksutapahtumaan. 
• Järjestelmä muodostaa tositteen ja tiliöinnit itse. 
• Kirjanpitäjälle jää käytännössä vain tarkistava rooli, ei manuaalista näpertelyä.

Jos käytössäsi on Receipt Hero -palvelu, kuittia ei tarvitse edes kuvata itse. Kun yrityksen kortti ja palvelu on rekisteröity, kuitti kulkee suoraan Netvisoriin asioidessasi Receipt Heron palveluverkon kassoilla. Receipt Heron voi aktivoida käyttöönsä Netvisor Storessa.

Kirjanpitäjän näkymä pitää tilanteen kirkkaana

Kirjanpitäjänä näet kuittien käsittelytilanteen kolmessa selkeässä ryhmässä:

• Kuitti puuttuu – maksutapahtuma on tullut, mutta kuittia ei vielä ole.
• Puutteelliset tiedot – kuitilta puuttuu esimerkiksi liiketoimintaperustelu tai muu kirjanpidon tarvitsema tieto.
• Kohdistamaton – kuitti on kunnossa, mutta se odottaa vielä maksutapahtumaa.

Kun jotain puuttuu, lähetät lisätietopyynnön suoraan järjestelmästä, ja vastaanottaja pääsee vastaamaan siihen mobiilisovelluksessa. Koko keskustelu pysyy yhdessä paikassa, eikä tieto katoa matkalla.

Käytössäsi on myös uusi tapa nimetä kululajit. Voit määritellä ne juuri sellaisilla, yrityskäyttäjille tutuilla nimillä, että kuitin luokittelu on selkeää jokaiselle, joka niitä kuvaa.

Kehitystyö jatkuu edelleen

Kuittien automaattinen käsittelyputki on vielä kehitysvaiheessa. Pankkikorttimaksuissa automaatio toimii jo hyvin. Sen sijaan luottokorttimaksujen automaattinen kohdistus on vielä kehityksessä, johtuen luottokorttiyhtiöiden erilaisista viestikäytänteistä. Eli toistaiseksi ne hoidetaan manuaalisesti. 

Käteisellä tai omalla rahalla maksettujen kuittien käsittelyyn rakennamme ratkaisua seuraavaksi.

Mutta se, mikä jo toimii, toimii oikeasti: kuitin kuvaaminen, tietojen automaattinen tunnistus, pankkikorttimaksujen kohdistus ja automaattinen tiliöinti helpottavat monen yrittäjän arkea jo nyt.

Kokeile pilotissa ja kerro meille, mitä ajattelet

Uusi kuittien käsittely -toiminto on tällä hetkellä pilottikäytössä, ja tavoitteemme on laajentaa pilottia merkittävästi. Toiminto on tarkoitus avata kaikille lokakuussa, mutta ennen sitä haluamme vielä testata ja hioa sitä yhdessä laajemman joukon kanssa.

Juuri sinun palautteesi ratkaisee, mihin suuntaan kehitämme toimintoa seuraavaksi. Jos haluat päästä testaamaan kuittiflow’ta ennen muita, ilmoittaudu pilottiin täyttämällä tämä kaavake tai tule tapaamaan meitä Better Together’26 -tilitoimistotapahtuman demopisteelle. 

Tule mukaan pilottiin ja kerro meille, mikä toimii ja mikä kaipaa vielä hiomista.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.