Netvisorilla kätevästi kaikkien konsernin yritysten tiedot haltuun

Kuljetuspalvelut Teemu Sirén on käyttänyt Netvisor taloushallinto-ohjelmistoa noin kahden vuoden ajan. Tarve sähköiseen taloushallintoon lähti heidän käyttämästään KuljetusVelho-ohjelmistosta, joka pystyi muodostamaan rahtikirjoista riittävät tiedot sisältävän liitteen ja lähettämään sähköisen laskun, mutta laskut eivät kirjautuneet automaattisesti taloushallintojärjestelmään, eikä ohjelmassa ollut myyntireskontraa. Myynnit ja myyntisaamiset olisi pitänyt kirjata taloushallintoon erikseen.

He tarvitsivat siis integraation taloushallintoon. He valitsivat Netvisorin automatisoidun taloushallinnon, koska se oli riittävän laaja heidän tarpeisiinsa ja KuljetusVelholla oli jo valmis integraatio Netvisoriin. Nyt he hoitavat koko taloushallinnon myynti- ja ostoreskontraa, kirjanpitoa ja palkanlaskentaa myöten Netvisorilla.

Muutoksen myötä laskutusprosessi sekä myyntisaamisten ja ostolaskujen käsittely tehostui niin merkittävästi, että Sirénit päättivät siirtää koko konsernin taloushallinnon Netvisoriin.

– Viikottain meillä tehdään satoja laskuja, jotka aikaisemmin piti tulostaa paperille, laittaa kirjekuoriin ja lähettää. Nyt siitä työstä säästyy aikaa useita tunteja viikossa, kertoo Sirén Yhtiöt Oy:n hallintopäällikkö Kirsti Sirén.

Kaikki konsernin taloushallinto yhdessä osoitteessa

Sirénin mukaan Netvisorin suurin hyöty on, että yhdellä ohjelmistolla pääsee helposti ja nopeasti kaikkien heidän kymmenen yrityksensä taloustietoihin käsiksi. Aiemmin hän hoiti pienempien yritysten myyntilaskutuksen Excelillä. Joka kuukauden lopussa hän toimitti laskut kirjanpitäjälle, joka kirjasi ne järjestelmään. Paperiset ostolaskut toimitettiin viikoittain tilitoimistoon, joka hoiti niiden skannaamisen. Kuljetuspalvelun ostolaskut skannattiin erilliseenostolaskujen kierrätysohjelmaan, josta Kirsti kävi hyväksymässä laskut, jonka jälkeen ne menivät maksuun.

– Netvisor on helpottanut työntekoa huomattavasti, kun tilitoimistossa juokseminen ja eri ohjelmistojen välillä hyppiminen on vähentynyt. Nyt voin todella nopeasti silmäillä kaikkien yritysten saldot, hyväksyttävät ostolaskut, tuloslaskelmat ja myyntiraportit läpi ja pysyn paljon paremmin kärryillä, miten kullakin yrityksellä menee, Kirsti Sirén sanoo.

Käyttöönotto helppoa

Sirén Yhtiöt on vuosittain laajentanut toimintaansa. Yhtiö on nyt monialainen konserni, jonka yrityksistä löytyy mm. autopesula, polttoaineiden jakelutoimintaa ja tuoreimpana myös yksi matkailualan yritys.

Netvisorin käyttöönotto on sujunut kaikissa yrityksissä hyvin ja he ovat saaneet runsaasti käyttöönottotukea Netvisorin tuoteasiantuntijoilta. Vaikka ohjelmiston käyttäjät sekä yrityksessä että tilitoimistossa olivat kokemattomia, sujuivat käyttöönotot Kirsti Sirénin mukaan erittäin hyvin, koska ohjelmisto on niin looginen.

– Meidän laskuliitteemme tiedostomuoto aiheutti alussa hankaluuksia Kuljetusvelhon ja Netvisorin välillä, mutta molemmat ohjelmistotoimittajat ottivat asian napakasti käsittelyyn ja ongelma saatiin korjattua, Kirsti Sirén kertoo.

Integraatiot laajentavat käyttömahdollisuuksia

Sirén Yhtiöt on vastikään integroinut Netvisoriin uuden toiminnanohjausjärjestelmän, LogiAppsin. Kirsti Sirénin mukaan se on hieman KuljetusVelhoa kevyempi ohjelmisto, joka toimii erinomaisesti heidän Tankkauspartio-yrityksensä toiminnanohjauksessa. Sitä käytetään samalla tavalla kuin Kuljetusvelhoakin, eli laskutiedot kootaan järjestelmässä jo tuotantovaiheessa ja laskuttajan tarvitsee vain tarkistaa laskun tiedot. Kun lasku on valmis ja tarkastettu, siirtyy se Netvisorin myyntireskontraan, josta se lähtee asiakkaalle.

LogiAppsin käyttöönotto oli erittäin helppo. Se oli yhdessä päivässä käyttövalmis ja integroitu Netvisoriin, Kirsti Sirén kertoo.

Sirén Yhtiöt aikoo jatkossa liittää myös uuden yrityksensä kassajärjestelmän Netvisoriin. Sirénin mukaan Netvisor on erinomainen juuri siksi, että siihen on olemassa jo niin paljon valmiita integraatioita.

– Ei tarvitse tyytyä yhteen tarjottuun järjestelmään, vaan voi valita useammasta vaihtoehdosta itselleen juuri sopivan.

Netvisor myös lomalla mukana

Netvisorin selainpohjaisuus on Sirénin mielestä yksi sen parhaista ominaisuuksista. Se mahdollistaa ohjelman käytön kätevästi paikasta ja ajasta riippumatta. Pakolliset tehtävät, kuten ostolaskujen hyväksyntä ja maksatus onnistuu vaikka lomareissulla.

– Olimme lomalla viikon Pariisissa. Tarkistin joka aamu Netvisorista, onko mitään pakollisia asioita, mihin pitäisi tarttua. On hienoa, kun tällaisia asioita varten ei tarvitse hommata sijaista tai jäädä toimistolle istumaan myöhään illalla.

– Vielä, kun saisi kaikki asiakkaatkin siirtymään sähköisiin järjestelmiin, jolloin esimerkiksi rahtikirjojen tiedot tulisivat kaikilta sähköisenä. Sitten ei tarvitsisi enää mitään tietoja tallentaa järjestelmään käsin, hallintopäällikkö Kirsti Sirén toivoo.