Aloittavan yrittäjän pikakurssi talouteen

Liian suuri osuus aloittavista yrityksistä joutuu lopettamaan toimintansa jo parin vuoden toiminnan jälkeen. Yksi merkittävä syy on, ettei tuoreilla yrittäjillä ole riittävää talousosaamista. Jo muutamien perusperiaatteiden hallitsemisella voi välttää monia turhia talouden notkahduksia.

Alkuvaiheen rahoitus mietittävä tarkkaan

Alkuvaiheen tärkein talouspäätös on yrityksen ensimmäisten kuukausien rahoituksen hankkiminen. Rahoitus on tärkeää miettiä tarkoin, koska alkuvaiheessa yrityksellä on tuloja vielä erittäin vähän. Vaikka vuoden 2019 heinäkuusta lähtien osakeyhtiön on voinut perustaa ilman osakepääoman maksua, täytyy aloittavalla yrityksellä olla jonkinlainen puskurirahasto, jolla toimintaa pyöritetään siihen asti, kunnes yritys alkaa tuottaa.

Osakepääomavelvoitteen poistumisesta huolimatta, laissa säilyi kuitenkin velvoite oman pääoman menettämisen rekisteröimisestä kaupparekisteriin. Kun oma pääoma on mennyt negatiiviseksi, pitää se rekisteröidä heti. Jos yrityksellä ei ole omaa pääomaa laisinkaan, tarkoittaa se käytännössä, että yritys ei voi tehdä tappiota lainkaan ensimmäisellä tilikaudella. Eli omaa pääomaa, oli se sitten omasta taskusta tai lainattua, tarvitaan joka tapauksessa.

Oma pääoma voidaan kuitenkin sijoittaa sijoitetun vapaan oman pääoman rahastoon, eli SVOP-rahastoon, josta se on helpommin nostettavissa itselle kuin esim osakepääomasta.

Talouden automaatiosta kaikki hyöty irti

Toinen tärkeä alkuvaiheen päätös on järjestelmävalinnat. Nykyään järjestelmiä saa käyttöön jo muutamien kymmenien eurojen kuukausimaksulla, joten niiden tarjoama hyöty kannattaa todellakin ottaa heti alusta alkaen käyttöön.

Taloushallinto-ohjelmisto tekee rahavirtojen hallinnasta helpompaa ja tarkempaa. Se myös helpottaa yrityksen skaalautumista myöhemmässä vaiheessa, kun kaikki talousasiat on alusta asti hoidettu ammattimaisen tarkasti.

Tarkat suunnitelmat auttavat jatkossa

Perustamisvaiheessa on myös tärkeää tehdä liiketoimintasuunnitelma ja siihen pohjautuva budjetti. Aloittava yrittäjä on usein hyvin innokas aloittamaan toiminnan, jolloin perusteellinen pohjatyö helposti unohtuu.

Liiketoimintasuunnitelma on yrittäjän työlista. Siihen on kirjattu yrityksen tärkein tavoite ja keinot sen tavoittamiseksi. Se ohjaa sinua päätösten teossa ja auttaa pitämään fokuksen kirkkaana.

Budjetteja on hyvä laatia useampia, erilaisilla skenaarioilla. Siten olet jo etukäteen varautuneempi erilaisiin tilanteisiin, myös siihen negatiivisimpaan mahdolliseen vaihtoehtoon ja olet jo tehnyt suunnitelmat senkin varalle.

Rutiinit auttavat talouden hallinnassa

Kun yritystoiminta on käynnissä, ei talouden seurantaa saa unohtaa sittenkään. Heti alusta alkaen on hyvä ottaa käyttöön prosessit, joiden ansiosta talousasioiden hoidosta tulee rutiinia. Rutiinien ansiosta unohdusten ja virheiden määrä vähenee.

Vielä, kun automatisoit mahdollisimman monet talouden toiminnot, vähennät virheiden mahdollisuutta entisestään. Pysyt oman yrityksesi talouden herrana, kun laskutus ja laskujen maksu pyörivät ajallaan ja saat ohjelmistoista ajantasaista dataa päätöksenteon tueksi. Tehtäviä kannattaa myös delegoida, ettei sinusta itsestäsi tule tulevaisuudessa yrityksen kasvun pullonkaula.

Talouden raportit haltuun

Kassavirta on yrityksen talouden seurannassa yksi tärkeimmistä raporteista, varsinkin yrityksen alkutaipaleella. Sen avulla tiedät todellisen käytettävissä olevien varojen määrän ajantasaisesti. Järjestelmien avulla voit myös ennustaa tulevaa kassavirtaa, jolloin on enemmän aikaa reagoida esimerkiksi tulossa oleviin isompiin laskuihin tai tulovirran notkahduksiin.

Kassavirran lisäksi on hyvä tarkastella tuloslaskelmaa ja tasetta. Tuloslaskelmalta näkee yrityksen kannattavuuden. Tase puolestaan kertoo yrityksen vakavaraisuudesta ja mihin raha on sitoutunut.

Toiminnan kehittyessä on tärkeää selvittää myös, mistä tuloslaskelman luvut muodostuvat. Kustannuslaskennan avulla nähdään, mistä rahaa tulee ja mihin sitä menee. Mikä toiminto, tuote tai esimerkiksi asiakas tuottaa parhaiten ja mihin taas kuluu eniten rahaa? Mitkä projektit ovat kannattavia ja mitkä eivät?

Ellei oma osaaminen riitä tällaisten raporttien rakentamiseen ja tulkintaan, kannattaa ehdottomasti hankkia sellainen tilitoimistokumppani, joka pystyy tarjoamaan juuri sellaisia palveluita kuin sinä tarvitset.

Kasvuvaiheen talouden hallinta

Yrittäjän on hyvä alusta alkaen hoitaa talouttaan niin, ettei oma aika kulu tiettyihin rutiininomaisiin taloushallinnon tehtäviin. Alusta asti käytössä olleet järjestelmät tukevat kasvua ja skaalautumista ja ennenkaikkea toimintaa ohjataan kassavirran kautta. Sen avulla nähdään mm. milloin on oikea aika investoida, palkata uutta henkilökuntaa ja niin edelleen.

Tilitoimistosta saa laajempiakin palveluita kuin vain kirjanpidon tai palkanlaskennan. Yhä useammat tilitoimistot tarjoavat esimerkiksi talousjohtajan palveluita, jolloin taloudelliseen päätöksentekoon saa paljon enemmän tukea ja neuvoja.

Kasvuvaiheen rahoituksen saamiseen on myös hyvin suuri merkitys sillä, että yrityksen talous on alusta asti dokumentoitu ja raportoitu tarkasti. Näiden dokumenttien avulla yrittäjä pystyy perustelemaan rahoitustarpeen ja sen, että kasvu on todellinen mahdollisuus.

Lisää neuvoja Netvisorin uusyrityswebinaarista.