Kuntapäättäjä, uudista taloushallintoa rohkeasti
- Uudistuksen lähtökohta: Taloushallinnon kehittämisen tulee alkaa organisaation tavoitetilasta ja kyvykkyyksistä – ei pelkästä ohjelmiston hankinnasta tai sen teknisistä ominaisuuksista.
- Kyvykkyyksien kokonaisuus: Aito kyvykkyys syntyy vasta, kun osaaminen, prosessit, työvälineet ja tieto kohtaavat. Tavoitteena on nopeuttaa päätöksentekoa, parantaa ajantasaista näkyvyyttä ja vahvistaa ennustettavuutta (navigointia).
- Roolin muutos: Automaation myötä taloushallinnon perustyö siirtyy manuaalisesta tiedon tallentamisesta tiedon hallintaan, tulkintaan ja strategiseen päätöksenteon tukeen.
Kunnan taloushallinnon uudistamisen ei tule alkaa ohjelmistosta, vaan organisaation tavoitetilasta ja kyvykkyyksistä, joista ohjelmisto on vain yksi, joskin merkittävä osa. Siksi ohjelmiston hankintaa pitäisikin miettiä pelkkiä ominaisuuksia syvällisemmin.
Tunnista ja määrittele tulevaisuuden kyvykkyydet
Ominaisuudet ovat teknisiä toimintoja, jotka toimittaja voi luvata ja todentaa vaatimustaulukossa, mutta miten ne tukevat kunnan taloushallinnon kehittymistä? Ominaisuus voi täyttyä täydellisesti ilman, että mikään paranee merkittävästi arjessa.
Arjessa taloudenohjauksen kyvykkyys voi kuulostaa esimerkiksi tältä: johtoryhmä näkee tilanteen ajantasaisena silloin, kun päätös tehdään. Huomaatko eron subjektissa? Kyvykkyys kertoo, mitä kunta pystyy tekemään, ei mitä järjestelmä tai palvelu osaa.
Kyvykkyys koostuu tyypillisesti neljästä osa-alueesta, joista jokainen on osaltaan merkittävä:
- Osaaminen: tarvittavat tietotaidot, mahdolliset kompetenssit yms.
- Prosessit: skaalautuvuus, toistettavat työnkulut jne.
- Työvälineet: ohjelmistot yms., joilla prosessit tuotetaan
- Tieto: Käsiteltävä, hallinnoittava ja muodostuva tieto
Jos yksikin näistä puuttuu, tavoiteltu kyvykkyys ei toteudu. Siksi pelkkä järjestelmän vaihto ei korjaa taloudenohjausta, ja siksi paraskin ohjelmisto voi tuottaa pettymyksen, jos prosessit jäävät ennalleen.
Uudista rohkeasti
Haluan haastaa perinteisen tavan katsoa kunnan talousprosesseja kolmella kysymyksellä.
- Voitteko tehdä päätöksiä tämän aamun lukujen perusteella?
- Kuinka suuri osa kirjanpidostanne syntyy automaatiolla?
- Pystyttekö ennustamaan loppuvuoden toteuman mihin aikaan vuodesta tahansa?
Jos vastaus ensimmäiseen on ‘ei’, toiseen ‘aika pieni’ ja kolmanteen ‘en tiedä’, silloin talous ei johda mitään. Se raportoi siitä, mitä on jo tapahtunut.
Kolme kyvykkyyttä, joita kannattaa tavoitella
Nopeus. Pystytte sulkemaan kuukauden niin nopeasti, että luvut ehtivät päätöksentekoon. Jos kuukausi valmistuu vasta seuraavan kuun lopulla, päätökset tehdään muistikuvien varassa.
Näkyvyys. Pystytte näyttämään toimialajohtajalle hänen vastuualueensa ajantasaisen tilanteen juuri silloin, kun hän sitä tarvitsee.
Navigointi. Pystytte ennustamaan loppuvuoden toteuman vähintään neljästi vuodessa.
Ennuste ei ole raportti menneestä vaan väline, jolla käännetään suuntaa ajoissa.
Jos kysyt omalta organisaatioltasi, mihin te pystytte tänään? Millainen on vastaus?
Työn perusluonne muuttuu
Suurin muutos ei ole teknologinen vaan sisällöllinen. Taloushallinnon työ siirtyy tiedon käsittelystä tiedon hallintaan.
Kun tosite kirjautuu automaattisesti, talouden asiantuntijan työ ei katoa. Se muuttuu. Tilalle tulee tiedon laadun varmistaminen, poikkeamien tulkinta ja se keskustelu toimialajohtajan kanssa, joka on aina jäänyt viimeiseksi, koska aika meni tallentamiseen.
Tämä on se kohta, jossa taloushallinto lakkaa olemasta kustannus ja alkaa olla kunnan tuottavuuskehityksen mahdollistaja.
Kysy nämä, kun valmistelet seuraavaa muutosta
Jos haluatte kääntää tarkastelun kyvykkyyden rakentamiseen, kysykää nämä kysymykset.
- Kirjoittakaa tavoitetila auki ennen vaatimuslistaa. Mihin haluatte pystyä? Vaatimukset johdetaan siitä, ei toisin päin.
- Kysykää, mitä muutos maksaa jatkossa. Ei vain nyt, vaan kolmen ja viiden vuoden päästä. Elinkaarikustannus ratkaisee.
- Kysykää, miten todennatte tuloksen. Sopikaa kaikkien oleellisten sidosryhmien kesken, millä mittarilla todennatte halutun muutoksen.
Älä tyydy vanhaan – mihin Netvisor vie kuntien taloushallintoa?
Netvisoria käyttää jo yli 550 julkisomisteista organisaatiota. Kuntapuolella olemme uusi tulokas, mutta yrityspuolella Netvisor on yksi Suomen käytetyimmistä taloushallinto-ohjelmistoista.
Netvisor sopii erityisesti pienille ja keskisuurille kunnille, joissa käyttöönoton sujuvuus, helppokäyttöisyys ja järjestelmän elinkaarikustannukset ratkaisevat valinnan. Tarjoamme kattavan järjestelmän, joka siirtää fokuksen rutiineista reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen ja raportointiin. Tavoitteenamme on, että tulevaisuudessa 80 % rutiinitehtävistä hoituu automaatiolla.
Haluatko keskustella siitä, mitä kyvykkyyksiä teidän organisaationne tavoittelee? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miltä tavoitetilanne näyttää.
Tommi Ferm Toimin Netvisor Publicin liiketoiminnan kehittäjänä ja työskentelen päivittäin julkisen sektorin taloushallinnon hankintojen parissa. Yli 15 vuoden kokemuksella IT-alalta minua kiinnostaa erityisesti, miksi järjestelmähankinta ei yksin tuota hyötyä, jota sillä tavoiteltiin.
