Manuaalinen naputtelu vai automaatio? Kaksi erilaista tapaa käyttää Netvisoria
Netvisor on rakennettu moderniksi ja älykkääksi taloushallinnon ratkaisuksi. Käyttökokemus voi juitenkin olla täysin erilainen riippuen siitä, hyödynnätkö automaatiota vai käytätkö ohjelmistoa kuin perinteistä tilikirjaa.
Kun vertaamme manuaalista tekemistä ja pitkälle automatisoitua toimintatapaa, erot näkyvät heti: ajankäytössä, virheiden määrässä ja siinä, miltä arki tuntuu. Käydäänpä läpi, mitä tämä tarkoittaa käytännössä myynnissä, ostoissa, kirjanpidossa ja tiedonsiirrossa.
1. Myyntilaskutus ja saatavien hallinta
Manuaalinen tapa
Luot jokaisen laskun käsin: syötät asiakastiedot ja tuoterivit yksitellen. Lähetät laskun PDF:nä sähköpostilla tai tulostat sen. Sen jälkeen seuraat itse pankkitililtä, onko maksu tullut, ja kuittaat laskun maksetuksi. Jos maksu viivästyy, muistatko lähettää muistutuksen? Entä miten hoidat perinnän?
Työvaiheita kertyy paljon ja jokainen lasku vaatii huomiota.
Automatisoitu tapa
Automaation avulla laskut voivat muodostua automaattisesti esimerkiksi sopimuslaskutuksena tai suoraan tilausjärjestelmästä integraation kautta. Laskut lähtevät verkkolaskuina tai tulostuspalvelun kautta ilman erillistä työtä.
Suurin ajansäästö syntyy reskontrassa: viitesuoritukset kohdistuvat automaattisesti oikeille laskuille ja myyntireskontra pysyy reaaliajassa ajan tasalla. Maksuvalvonta lähettää muistutukset automaattisesti ja voi siirtää saatavan perintäkumppanille ilman ylimääräisiä klikkauksia.
Ero näkyy arjessa
Manuaalisessa mallissa seuraat ja reagoit jatkuvasti. Automaation avulla koko ketju laskun luonnista mahdolliseen perintään hoituu pitkälti itsestään ja sinä voit käyttää aikasi tuottavampaan tekemiseen. Myyntilaskujen hallinta vaatii sinulta huomiota pääasiassa vain poikkeustapauksissa.
2. Ostolaskujen käsittely ja maksaminen
Manuaalinen tapa
Ostolaskut saapuvat paperilla tai sähköpostilla. Syötät tiedot käsin järjestelmään, tiliöit rivit yksi kerrallaan ja hoidat hyväksynnän sähköpostiketjuilla. Maksat laskut erikseen verkkopankissa ja merkitset maksun manuaalisesti järjestelmään.
Hidasta ja altista inhimillisille virheille.
Automatisoitu tapa
Kun hyödynnät automaatiota, ostolaskut saapuvat suoraan järjestelmään verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta. Netvisor ehdottaa tiliöintejä historiatietojen perusteella ja ohjaa laskun automaattisesti oikealle hyväksyjälle. Hyväksyntä onnistuu missä ja milloin tahansa, myös mobiilisti.
Maksat laskut suoraan ohjelmistosta, ja tieto maksusta päivittyy reskontraan automaattisesti. Netvisorin automaatio ja sille määriteltävät säännöt pystyvät hoitamaan myös ostolaskujen jakamisen laskentakohteille sekä helpottamaan jaksotuksia merkittävästi.
Ero näkyy nopeudessa ja varmuudessa
Automaation avulla poistat turhan tietojen syöttämisen, nopeutat kiertoaikaa ja vähennät virheitä. Samalla koko prosessi pysyy hallinnassa ilman ylimääräisiä vaihtoja järjestelmästä toiseen.
3. Kirjanpito, jaksotukset ja virheiden minimointi
Manuaalinen tapa
Luot tositteet käsin, lasket summat itse ja valitset ALV-koodit riveittäin. Jaksotukset hoidat Excelissä ja teet useita muistiotositteita. Etsit oikeat kirjanpidon tilit, joille lasku tiliöidään ja jaat laskun oikeille laskentakohteille.
Vie paljon aikaa ja näppäilyvirheiden sekä väärien tiliöintien riski kasvaa.
Automatisoitu tapa
Netvisorissa kirjanpito syntyy taustalla automaattisesti, kun käsittelet myynti- ja ostolaskuja. Oletustilit ja säännöt ohjaavat kirjaukset oikein. Jaksotustyökalu jakaa kulut ja tuotot eri kausille ilman ylimääräisiä työvaiheita. Tiliotteet noudetaan sähköisesti pankista ja tapahtumat täsmäytyvät automaattisesti.
Vähemmän virheitä, enemmän varmuutta
Kun tiedot siirtyvät suoraan verkkolaskuista ja integraatioista kirjanpitoon, vältät uudelleenkirjoittamisen. Automatisoidut tiliöintisäännöt ja ALV-oletukset varmistavat johdonmukaiset kirjaukset. Lopputuloksena saat ajantasaisen taloustiedon ilman turhaa säätöä.
4. Integraatiot: manuaalinen siirto vai saumaton tietovirta
Suurin tehokkuusero syntyy usein järjestelmien välisestä tiedonsiirrosta.
Manuaalinen tiedonsiirto
Ilman integraatioita siirrät esimerkiksi verkkokaupan myynnit, varastotapahtumat tai tuntikirjaukset käsin tai CSV-tiedostoilla. Sama tieto syötetään useaan paikkaan. Tieto ei ole reaaliaikaista, ja virheiden riski kasvaa. Varastosaldot eivät täsmää.
Automatisoitu tiedonsiirto
Rajapintojen avulla tieto liikkuu automaattisesti järjestelmien välillä.
- Verkkokaupan tai varastojärjestelmän myynnit siirtyvät suoraan laskutukseen ja kirjanpitoon.
- Tuote- ja asiakasrekisterit pysyvät synkronoituina.
- Tuntikirjaukset siirtyvät suoraan palkanlaskentaan.
- Ostolaskut voivat ohjautua projektinhallinnasta edelleen veloitettaviksi.
Kun tieto kulkee automaattisesti, poistamme tuplatyön. Taloushallinto pysyy ajan tasalla ilman viivettä.
Vähemmän rutiineja, enemmän aikaa johtamiseen
Manuaalinen tekeminen sitoo aikaa ja lisää virheiden riskiä. Kun hyödynnät automaatiota ja integraatioita täysimääräisesti, taloushallinto muuttuu taustalla toimivaksi moottoriksi.
Me uskomme, että modernin taloushallinnon tehtävä on vapauttaa sinun aikasi olennaiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja kasvattamiseen. Kun arjen rutiinit hoituvat sujuvasti, sinä voit keskittyä siihen, missä olet parhaimmillasi.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
