Taloushallinto itsenäisesti vai ulkoistettuna?
Moni yrittäjä hoitaa taloushallintoa itse, vaikka siihen ei oikein ole riittävää osaamista tai aikaa. Tämä voi johtaa virheisiin kirjanpidossa, verotuksessa ja raportoinnissa. Yrityksen taloushallinto on niin olennainen osa liiketoimintaa, että se kannattaa hoitaa fiksusti.
Taloushallinto on myös niitä asioita, joiden todellista hintalappua on todella vaikea arvioida. Itse hoidettuna se voi tuntua halvalta, mutta entäs, kun sattuu se pilkkuvirhe, joka aiheuttaa lisäveroja tai sakkomaksuja. Puhumattakaan niiden pelon aiheuttamasta stressistä.
Entä oma työaikasi? Jos oman työtuntisi laskennallinen hinta on esimerkiksi 100 euroa ja käytät viikossa 4 tuntia laskujen, kirjanpidon ja erinäisten excel-raporttien parissa, tulee itse tehdylle kirjanpidolle yhtäkkiä hintaa 1600 euroa kuukaudessa. Sillä rahalla saa tilitoimistosta jo todella monipuolista palvelua ja neuvontaa.
Sitten on vielä ohjelmistojen potentiaalin hyödyntämättömyys. Moni pk-yrittäjä käyttää edelleen hienoa taloushallinto-ohjelmistoaan manuaalisesti, vaikka ohjelmisto pystyy hoitamaan useimmat rutiinitehtävät täysin automaattisesti, jos sille vain annetaan lupa.
Ulkoista oikeat osa-alueet
Yrityksen taloushallinnossa on paljon tekemistä, joten tehtäviä kannattaa jakaa. Yrittäjä voi itse aivan hyvin hoitaa esimerkiksi laskujen lähettämistä, tarkastusta ja maksamista. Sen sijaan erityisasiantuntijuutta vaativat tehtävät, kuten kirjanpito ja veroasiat sekä palkanlaskenta ja työnantajavelvoitteet kannattaa ulkoistaa.
Tilitoimisto ja automatisoidut palkanlaskenta- ja taloushallinto-ohjelmistot hoitavat palkat, verot ja ilmoitukset ammattitaidolla ja automaatiolla. Lisäksi saat monipuoliset raportit yrityksesi toiminnasta ja kannattavuudesta.
Ulkoistaminen vähentää virheriskiä ja sanktioita. Se vapauttaa omaa aikaasi liiketoiminnan kehittämiseen ja kasvattamiseen. Eikä tilitoimiston palvelu loppujen lopuksi ole kovinkaan kallista saamaasi asiantuntijapalveluun nähden.
Automatisoi ja käytä digitaalisia työkaluja
Käytä pitkälle automatisoituja taloushallinto-ohjelmistoja. Automatisoitu taloushallinto säästää aikaa ja minimoi virheet. Ohjelmistot tekevät kirjanpidosta helpompaa ja vähentävät manuaalista työtä.
Automatisoi laskutus ja maksujen seuranta. Pitkälle automatisoiduissa laskutusohjelmistoissa laskun luominen on helppoa ja voit jopa ohjelmoida ne lähettämään laskut puolestasi. Ne myös muistuttavat myöhässä olevista maksuista.
Käytä mobiilisovelluksia ja pankki-integraatioita. Useimmat taloushallinto-ohjelmistot mahdollistavat esimerkiksi maksujen hallinnan ja matkalaskujen teon helposti kännykällä. Pankkiliikenteen yhdistäminen taloushallintoon säästää aikaa ja vähentää virheitä.
Ymmärrä verotus ja suunnittele etukäteen
Verotuksen kanssa on oltava tarkkana. Tämä on niitä tehtäviä, jotka kannattaa ulkoistaa, mutta jos osaamista ja halua löytyy, kannatta se tehdä hyvin järjestelmällisesti.
Ensinnäkin pidä kirjaa kaikista verovähennyksistä. Yrittäjän kannattaa hyödyntää kaikki hänelle kuuluvat vähennykset, mutta verotuksen virheet voivat tulla kalliiksi, ole siis tarkkana. Kirjanpitäjä voi neuvoa optimaaliset vähennykset.
Verotusta kannattaa suunnitella sekä lyhyellä että pitkällä aika välillä. Verottajan arvio ennakkoveroista voi olla väärä, joten se kannattaa tarkistaa muutaman kuukauden välein. Taloushallinto-ohjelmistoja voi myös hyödyntää ennakkoveron arvioinnissa.
Vaikka hoitaisit veroasioita itse, kannattaa niissä hyödyntää asiantuntijoita. Verokonsultti tai kirjanpitäjä voi auttaa minimoimaan verokulut ja välttämään virheet.
Lue lisää verosuunnittelusta >>
Opiskele vain sen verran kuin tarpeen
Jokaisen yrittäjän on tärkeää ymmärtää yritystaloudesta ainakin perusasiat. Opettele siis ymmärtämään yrityksesi taloutta ja taloushallintoa. Eri orgaanisaatiot järjestävät lyhyitä kursseja yritystalouden perusteisiin, esim: Aalto EE, Suomen Yrittäjien koulutukset, Kauppakamarin webinaarit.
Netistä löytyy myös erilaisia taloushallinnon oppaita yrittäjälle. Esim: Talouden tunnusluvut tutuiksi -opas tai Yrittäjän taloussanasto.
Hyödynnä taloushallinto- ja erilaisten raportointiohjelmistojen tarjoamia raportteja. Modernit taloushallinto-ohjelmistot tuottavat raportteja, jotka auttavat seuraamaan mm. kassavirtaa ja yrityksen kannattavuutta ilman syvällistä talousosaamista. Ne näyttävät raportit havainnoillisina kaavioina.
Priorisoi ja jaa vastuut
- Jos et halua ulkoistaa kaikkea, voit esimerkiksi hoitaa itse laskutuksen, mutta ulkoistaa kirjanpidon.
- Jaa vastuuta laskujen hyväksynnästä sopiville henkilöille yrityksessäsi
- Seuraa itse kokonaisuutta, mutta anna esihenkilöille vastuu oman osastonsa kannattavuuden seurannasta.
Taloushallinnon haasteet voivat tuntua ylivoimaisilta, mutta tyytymättömyys on ensi askel kohti kehitystä. Oikeilla työkaluilla ja strategioilla haasteet kääntyvät mahdollisuuksiksi. Kassavirran ennakointi, laskutuksen automatisointi ja menojen tarkka seuranta ovat avaimia liiketoiminnan sujuvuuteen.
Hyödyntämällä digitaalisia ratkaisuja ja asiantuntijoiden apua, voit vapauttaa aikaa keskittyäksesi yrityksen kasvuun. Muista, että jokainen askel kohti tehokkaampaa taloushallintoa vie sinut kohti yrityksesi unelmia. Uskalla panostaa taloutesi kehittämiseen ja katso, kuinka yrityksesi löytää uusia kasvumahdollisuuksia!
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
