Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku, eli sähköinen lasku, on rakenteinen digitaalinen dokumentti, joka lähetetään, käsitellään ja vastaanotetaan koneellisesti luettavassa ja täysin digitaalisessa muodossa. Se ei ole pelkästään sähköpostitse lähetetty PDF-tiedosto; sen sijaan se on huolellisesti jäsennelty tiedosto, jossa sisältö on organisoitu standardoidulla tavalla. 

Tämä rakenne mahdollistaa sen, että tietokoneet voivat helposti lukea ja ymmärtää laskun sisältämän tiedon. Pohjimmiltaan verkkolasku on suunniteltu saumattomaan sähköiseen käsittelyyn, poistaen manuaalisen tiedonsyötön tarpeen.

Verkkolaskun keskeisiä piirteitä ovat:

• Rakenteinen muoto: Verkkolaskun tiedot on järjestetty ennalta määritellyn standardin mukaisesti, jotta tiedot ovat koneellisesti luettavissa. Tämä standardointi määrittelee sisällytettävien tietojen tyypit ja niiden sijainnin dokumentissa.
• Digitaalinen siirto: Verkkolaskut siirretään sähköisesti verkon kautta, tyypillisesti verkkolaskuoperaattorin välityksellä.
• Automatisoitu käsittely: Rakenteisen muodon ansiosta verkkolaskut voidaan käsitellä automaattisesti taloushallinto-ohjelmistoissa ilman manuaalista väliintuloa, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä.
  

Verkkolasku vs. muut laskutyypit

On tärkeää erottaa verkkolaskut muista laskutyypeistä:

• PDF-laskut: Sähköpostitse lähetetyt PDF-laskut eivät ole verkkolaskuja. Vaikka ne ovat digitaalisia, ne eivät ole rakenteisessa muodossa, mikä mahdollistaa automaattisen käsittelyn. Ne vaativat manuaalisen tiedonsyötön kirjanpitojärjestelmiin.
• Kuluttajien verkkolaskut (E-lasku): Nämä ovat verkkolaskuja, jotka lähetetään yksittäisille kuluttajille, tyypillisesti heidän verkkopankkiinsa. Ne esittävät laskun tiedot käyttäjäystävällisessä muodossa, jonka asiakkaat voivat helposti tarkistaa ja maksaa. Tämä eroaa yritysten välisestä (B2B) verkkolaskutuksesta.

Miten verkkolaskutus toimii

Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen sisältää useita keskeisiä vaiheita:

1. Laskun luominen: Lähettävä yritys luo laskun käyttäen kirjanpito- tai laskutusohjelmistoa, joka tukee verkkolaskutusta.
2. Siirto verkkolaskuoperaattorille: Lasku lähetetään sähköisesti lähettäjän verkkolaskuoperaattorille.
3. Operaattorilta operaattorille toimitus: Lähettävä operaattori lähettää verkkolaskun vastaanottavan yrityksen verkkolaskuoperaattorille.
4. Toimitus vastaanottajalle: Vastaanottava operaattori toimittaa verkkolaskun vastaanottajan taloushallinto-ohjelmistoon, tyypillisesti heidän ostoreskontraansa.
5. Käsittely ja maksu: Vastaanottaja voi tarkistaa laskun ja hyväksyä sen maksuun suoraan omassa taloushallinto-ohjelmistossaan.

Verkkolaskuoperaattorien rooli

Verkkolaskuoperaattorit toimivat välittäjinä, jotka helpottavat verkkolaskujen turvallista siirtoa yritysten välillä. Ne varmistavat, että laskut toimitetaan oikein ja että ne ovat tarvittavien standardien mukaisia. 

Joitakin yleisiä verkkolaskuoperaattoreita ovat Maventa, Apix, Basware, OpusCapita ja Pagero. Monet taloushallinto-ohjelmistojen toimittajat ovat integroineet järjestelmänsä tiettyihin operaattoreihin, mikä yksinkertaistaa prosessia yrityksille.

Miksi verkkolaskutus on tärkeää yrittäjille?

On useita pakottavia syitä, miksi yrittäjien tulisi ottaa verkkolaskutus käyttöön:

• Lainmukaisuus: Huhtikuusta 2020 lähtien Suomen laki on vaatinut, että yrityksen on pystyttävä lähettämään verkkolaskuja yritysasiakkailleen pyynnöstä. Jos yritys ei pysty toimittamaan verkkolaskua, asiakas ei ole velvollinen maksamaan laskua. Tämä tarkoittaa, että B2B-transaktioissa verkkolaskutus on välttämättömyys. Laki pyrkii helpottamaan kaupankäyntiä ja standardoimaan laskutuskäytäntöjä Euroopassa.
• Kustannussäästöt: Verkkolaskutus on huomattavasti halvempaa kuin perinteinen paperilaskutus. Tulostamiseen, postitukseen ja manuaaliseen käsittelyyn liittyvät kustannukset poistuvat. Tutkimukset ovat osoittaneet, että paperilaskun manuaalinen käsittely voi maksaa huomattavasti enemmän kuin verkkolaskun käsittely. Tutkimusten mukaan verkkolaskujen vastaanotto säästää aikaa 50 % / lasku (Finanssialan Keskusliitto) ja kuluina 10,90 € / lasku (Billentis).
• Ajansäästö: Verkkolaskutus automatisoi laskutusprosessin, mikä säästää huomattavasti aikaa. Tehtävät, kuten tulostaminen, kuorittaminen, postittaminen ja manuaalinen tiedonsyöttö, poistuvat, vapauttaen resursseja tuottavampiin toimintoihin. Tämä on erityisen hyödyllistä pienille yrityksille, joilla on vähän henkilöstöä.
• Vähentyneet virheet: Automaatio minimoi inhimillisten virheiden riskin, joka liittyy manuaaliseen tiedonsyöttöön. Koska tiedot siirretään digitaalisesti, on pienempi mahdollisuus virheellisten tietojen esittämiseen laskua lähetettäessä tai vastaanotettaessa.
• Nopeammat maksut: Verkkolaskut käsitellään ja maksetaan nopeammin, mikä varmistaa saatavien nopeamman maksun. Tämä parantaa kassavirtaa ja mahdollistaa yritysten tehokkaamman toiminnan. 
• Parannettu turvallisuus: Verkkolaskutus on turvallinen laskutustapa. Verkkolaskuoperaattorien väliset tapahtumat ovat turvallisia, ja sekä lähettäjä että vastaanottaja ovat tunnistettavissa, mikä vähentää laskuilla tehtävien petosten riskiä.
• Parempi organisointi: Verkkolaskun tiedot voidaan automaattisesti tallettaa ja arkistoida, mikä helpottaa maksutilanteen ja taloustietojen valvontaa. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun se on integroitu muihin järjestelmiin.
• Ympäristöhyödyt: Verkkolaskutus on ympäristöystävällisempi vaihtoehto paperilaskutukseen verrattuna. Verkkolaskun hiilijalanjälki on huomattavasti pienempi kuin paperilaskun. Vähentämällä paperin käyttöä yritykset edistävät ympäristön kestävyyttä.
• Ammattimainen kuva: Verkkolaskutuksen käyttö antaa asiakkaille modernin ja ammattimaisen kuvan. Se osoittaa, että yritys on ajan tasalla nykyaikaisten käytäntöjen kanssa ja toimii tehokkaasti.
• Integraatio kirjanpitojärjestelmiin: Verkkolaskutus voidaan helposti integroida kirjanpito- ja toiminnanohjausjärjestelmiin. Tämä mahdollistaa saumattoman tiedonsiirron ja reaaliaikaiset päivitykset. Prosessi on virtaviivaistettu, ja kaikki tarvitsemasi tiedot ovat yhdessä paikassa.
• Joustavuus ja skaalautuvuus: Verkkolaskutusratkaisut ovat joustavia ja skaalautuvia, sopivia kaikenkokoisille yrityksille. Riippumatta siitä, onko sinulla kuukaudessa vain muutamia tai satoja laskuja, verkkolaskutus pystyy hoitamaan sen.

Miten päästä alkuun verkkolaskutuksessa?

Verkkolaskutuksen aloittaminen on suhteellisen yksinkertaista:

1. Valitse ohjelmisto: Valitse taloushallinto- tai laskutusohjelmisto, joka tukee verkkolaskutusta. Monilla ohjelmistojen tarjoajilla on sisäänrakennetut verkkolaskuominaisuudet tai integraatiot operaattoreiden kanssa.
2. Hanki verkkolaskuosoite: Verkkolaskuoperaattori antaa sinulle verkkolaskuosoitteen, joka sinun on jaettava asiakkaillesi. Tämä osoite koostuu tyypillisesti kahdesta osasta: verkkolaskuosoitteesta ja välittäjän tunnuksesta.
3. Ilmoita asiakkaillesi: Ilmoita asiakkaillesi verkkolaskuosoitteesi, jotta he voivat aloittaa verkkolaskujen lähettämisen sinulle. Tämä on erityisen tärkeää toimittajillesi.
4. Aloita verkkolaskujen lähettäminen: Käytä valitsemaasi ohjelmistoa verkkolaskujen luomiseen ja lähettämiseen asiakkaillesi.
5. Määritä verkkolaskujen vastaanotto: Varmista, että taloushallinto-ohjelmistosi on määritetty vastaanottamaan verkkolaskuja. Voit tyypillisesti vastaanottaa verkkolaskuja suoraan verkkolaskuoperaattorisi kautta.
6. Harkitse skannauspalveluita: Jos sinulla on asiakkaita tai toimittajia, jotka eivät pysty lähettämään tai vastaanottamaan verkkolaskuja, käytä skannaus- ja tulostuspalveluita. Nämä palvelut muuntavat paperilaskut verkkolaskuiksi ja päinvastoin.

Tärkeimmät huomioitavat asiat

• Verkkolaskuformaatit: Suomessa käytetään pääasiassa kahta kansallista verkkolaskuformaattia: Finvoice ja TeappsXML, jotka ovat yhteensopivia. Eurooppalainen standardi EN16931, joka tunnetaan myös Eurooppa-normina, on yhä yleisemmässä käytössä. Eurooppa-normi määrittelee yhtenäiset vaatimukset verkkolaskuille Euroopassa, ja sen perusidea on, että verkkolaskuissa on tietyt pakolliset kentät, jotka on oltava täytettynä jokaisessa laskussa. Pakolliset kentät vähentävät virheitä, ja luovat edellytykset taloushallinnon automatisoinnille. Valtionhallinto vaatii tänä päivänä kaikki laskunsa Eurooppa-normin mukaisina verkkolaskuina. Finvoicen ja TeappsXML:n uusimmat versiot noudattavat tätä standardia.
• Verkkolaskuosoitteiden löytäminen: Voit pyytää asiakkailtasi suoraan heidän verkkolaskuosoitteitaan tai etsiä ne kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta.
• Verkkolaskuosoitteiden varmistaminen: Tarkista aina verkkolaskuosoite ja operaattorin tunnus, jotta vältät toimitusvirheitä. Osoitteet on kirjoitettava oikeassa muodossa.
• Kustannukset: Jotkut operaattorit veloittavat käyttöönottomaksun, kun taas toiset veloittavat per lasku. Valitse palvelu, joka vastaa yrityksesi tarpeita.
• Verkkolaskuoperaattorin valinta: Jos valitset taloushallinto-ohjelmiston, se saattaa sisältää ennalta määrätyn verkkolaskuoperaattorin, kuten Maventa Netvisor-käyttäjille.
• Integraatio: Jotkin ohjelmistot voidaan integroida muihin ohjelmistoihin. Tämä mahdollistaa laskutuksen hallinnan muiden kirjanpito- ja liiketoimintatoimintojen kanssa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että verkkolaskutus ei ole vain trendi; se on välttämätön muutos nykyaikaisille yrityksille. Se tarjoaa merkittäviä kustannussäästöjä, lisääntynyttä tehokkuutta ja parannettua turvallisuutta, mikä tekee siitä ratkaisevan tärkeän työkalun yrittäjille, jotka haluavat virtaviivaistaa toimintaansa, noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia ja pysyä kilpailukykyisinä.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.