Automaatiolla tarkkuutta verkkokaupan taloushallintoon

Verkkokauppiaan arki voi olla kiireistä ja monenlaisista tehtävistä koostuvaa. Tai hän voi keskittyä asiakkaan palvelemiseen, myyntiin ja markkinointiin. Kun verkkokauppa on integroitu monipuoliseen taloushallinto-ohjelmistoon, voi kauppias automatisoida monia manuaalisia työvaiheita ja keskittyä olennaiseen.

Olen työskennellyt verkkokaupan parissa reilut 10 vuotta ja huomannut, että verkkokaupan ja taloushallinto-ohjelmiston integraatiosta suurin hyöty on jautomaattinen tiedon siirto.

Esimerkiksi MyCashflown ja Netvisorin välille saadaan rakennettua integraatio, jonka kautta kaikki verkkokaupan kannalta olennainen tieto kulkee automaattisesti varaston, verkkokaupan ja kirjanpidon välillä.

Netvisorin ja MyCashflown välinen integraatio ei myöskään vaadi mittavia käyttöönottoprojekteja, vaan sen saa käyttöön nopeasti ja edullisesti.

Tärkeät tiedot oikein ja ajan tasalla

Ajatellaanpa tavallista verkkokauppiaan päivää. Aamulla töihin tullessa on odottamassa liuta tilauksia. Hän ryhtyy keräämään tilattuja tavaroita lähetettäväksi ja saa muutaman paketin jo valmiiksi, kun eräältä vakioasiakkaalta tulee puhelu ja hän tarvitsee kiireesti tavarat toimitukseen.

Kauppias kokoaa keskeneräisen tilauksen valmiiksi, mutta jättää siihen liittyvät paperityöt myöhemmäksi. Kun hän palaa jälleen aamun askareisiin, hän ei enää muista, mistä oli laskut kirjattu ja mistä ei, joten hän joutuu tarkistamaan kaiken alusta alkaen.

Sitten soitetaan päiväkodista. Lapsi on sairastunut ja hänet pitäisi hakea kotiin. Jälleen työ keskeytyy. Varastosaldot jäävät päivittämättä ja lasku lähettämättä, kun kauppiaan on kiiruhdettava hoitamaan sairasta lasta.

Aina, kun työ keskeytyy, on riski, että jokin tärkeä asia unohtuu. Kirjanpitoon tai varastosaldoihin jää väärää tietoa.

Kun verkkokauppa on integroitu Netvisoriin, siirtyy tieto automaattisesti ja ajantasasesti ohjelmistosta toiseen. MyCashflowssa ja Netvisorissa on molemmissa varastonhallinta sisäänrakennettuna. Voit valita kumpaa haluat käyttää, mutta käytitpä kumpaa tahansa, on sinulla verkkokaupan varaston ja asiakasrekisterin hallinta yhdessä paikassa.

Verkkokauppiaan hallinnollisia töitä helpottaa merkittävästi, kun tietoja ei tarvitse hallinnoida kahdessa tai jopa useammassa paikassa, vaan ne siirtyvät automaattisesti ohjelmistosta toiseen.

Harkitsetko verkkokaupan perustamista? Lue blogista millaista verkkokauppiaan arki on >>

Automaatio auttaa skaalaamaan verkkokaupan toimintaa

MyCashflow ja Netvisor toimivat erinomaisesti verkkokaupan työkaluina toimialasta riippumatta. Niiden avulla hallinnoit yhtä hyvin vaatekauppaa kuin pulttikauppaa.

Esimerkiksi MyCashflow voi toimia verkkokaupan alustana, “myymälänä” ja tilausten vastaanottajana. Netvisorissa puolestaan pyöritetään liiketoimintaa; hoidetaan laskutusta ja kirjanpitoa, hallinnoidaan asiakastietoja ja varastoa (tai ne voidaan hoitaa myös MyCashflowssa) sekä seurataan yrityksen talouslukuja.

Yksi integraatiolla tuotetun automaation merkittävimmistä hyödyistä on se, että se tekee bisneksestä skaalautuvamman. Myynnin lisääntyessä työn määrä ei lisäänny samassa suhteessa, joten kauppias selviytyy olemassa olevalla henkilöstöllä tilauspiikeistä ilman suurta hässäkkää.

Integraatio parantaa myös asiakaskokemusta, kun esimerkiksi varastosaldoista saadaan tieto verkkokauppaan. Asiakas näkee onko tuotetta varastossa ja hänelle voidaan tarvittaessa ilmoittaa, jos toimitus kestää tavanomaista pidempään.

Kun kaikki data on yhdessä paikassa koottuna, on myös talouden seuranta ja analysointi helpompaa. Aikaa ei kulu tietojen etsimiseen ja niiden käsittelyyn, kun ohjelmistoista voi katsoa valmiit raportit graafeineen. Netvisorissa on paljon valmiita, automaattisesti muodostuvia raportteja, joista verkkokauppias voi valita, mitä tunnuslukuja haluaa seurata ja kehittää.

Kirjanpitäjälle jää tarkistaminen

Kauppiaan lisäksi integraatiosta hyötyy myös kirjanpitäjä. Kun tiedot myynneistä, veroista, varastosaldoista jne. siirtyvät automaattisesti ohjelmistojen välillä, voi hän luottaa, että tiedot ovat oikein. Kirjanpitäjän ei tarvitse siirtää tietoja tai tehdä kirjauksia. Hänen tarvitsee vain tarkistaa, että kaikki täsmää.

Kun MyCashflowssa tapahtuu jotakin, siirtyy siitä automaattisesti heti tieto myös Netvisoriin. Käytännössä siis poistetaan ihminen siitä välistä. Se parantaa datan tarkkuutta merkittävästi, sillä ihmisen kapasiteetti on rajallinen. Kuten edellä jo todettiin, aina tulee keskeytyksiä ja kaikkea ei voi muistaa.

Jos yhteen tilaukseen jää virhe, on sen löytäminen kuukausien päästä ison työn takana. Entäs, jos vastaavia virheitä on sadassa tilauksessa? Koko kirjanpito on sekaisin ja tilinpäätöksen aikaan ovat sekä kauppias että kirjanpitäjä helisemässä.

Kun data siirtyy automaatiolla, on se erittäin todennäköisesti oikein. Kirjanpitäjän näkökulmasta olennaista on myös tiedon ajantasaisuus. Netvisorissa kirjanpito muodostuu koko ajan tilinpäätöstasoisena, joten se helpottaa huomattavasti kirjanpitäjän työtä niin kuun vaihteessa kuin tilipäätöksen aikaan.

Jos haluat lisätietoa MyCashflowsta ja sen integraatioista, ole rohkeasti yhteydessä >> Minuun: 04577502032 / [email protected] tai MyCashflow:n myyntiin: 020 741 7671 / [email protected]

Tai tule tapaamaan meitä BetterTogether’23 -tilitoimistotapahtumaan.