10 vinkkiä, miten automaatio helpottaa rakennus- ja remonttialan yritysten päivittäisessä työssä

Rakennus- ja remonttialalla työ on liikkuvaa ja muuttuvia tekijöitä on paljon. Esimerkiksi projektien seuranta, resurssien hallinta, asiakkaiden kontaktointi, laskutus ja raportointi vievät paljon aikaa. Jotta voit keskittyä olennaiseen, kannattaa ainakin osa näistä toimistotöistä automatisoida, kertoo Easoftin markkinointijohtaja Matti Perkkiö.

Kun olen keskustellut menestyneiden ja kannattavien rakennusalan yritysten kanssa, niin aika nopeasti käy ilmi, että heillä pystytään keskittymään olennaiseen – eli itse tekemiseen ja siihen että työmaat etenevät ajallaan.

Todella suuri osa paperitöistä ja rutiineista pystytään nykyään automatisoimaan, joten ajattelin kerätä tähän blogiin konkreettisia asioita joita asiakkaamme ovat automatisoineet.

Tässä on 10 vinkkiä automaation hyödyntämiseen taloushallinnossa, asiakashallinnassa, projektienhallinnassa, johtamisessa, asiakastyytyväisyydessä ja projektien dokumentoinnissa:

Taloushallinto

1 – Laskun muodostuminen esimerkiksi tarvike ostoista ja tehdyistä työtunneista voidaan automatisoida toiminnanohjausjärjestelmää käyttämällä hyvin pitkälle. Tämä nopeuttaa laskutus prosessia ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä.

2 – Taloushallinnon ohjelmistoilla voidaan nykyään automatisoida myös kirjanpitoa ja tiliöintiä. Tämä auttaa pitämään kirjanpidon ajan tasalla ja helpottaa raportointia.

Asiakashallinta

3 – Asiakashallinnan ohjelmistoissa asiakastietoja voidaan hakea automaattisesti, ilman että tarvitsee manuaalisesti kirjoittaa asiakkaan tietoja asiakaskortille. Näin kaikki tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla ja päivittyvät reaaliaikaisesti.

4 – Monissa tilanteissa on hyötyä automaattisesta sähköpostista tai tekstiviestistä, joka lähtee automaattisesti esimerkiksi, kun asiakkaan tilaus on syötetty järjestelmään tai asentaja on kuitannut jonkun työvaiheen valmiiksi järjestelmässä. Tällaisella järjestelmällä on helppo lähettää muistutuksia asiakkaille tulevista tapaamisista, maksuista ja projektin etenemisestä.

Projektien hallinta

5 – Projektien aikataulutukset ja resurssien hallintaa voidaan automatisoida. Esimerkiksi huoltokäyntien optimaalinen ajoreitti tai työntekijöiden resurssointi projekteille onnistuu nykyään ainakin osittain automatisoidusti. Tämä auttaa optimoimaan resurssien käyttöä ja pitämään projektin aikataulussa.

Dokumentointi

6 – Työmailta laskutukseen tai työnjohtoon tarkoitetut raportit ja pöytäkirjat tahtovat kadota tai viivästyä. Nykyaikaisilla kentälle tarkoitetuilla mobiilisovelluksilla työntekijät voivat kirjata työtunnit ja tehtyjen töiden kuvaukset helposti ja tiedot siirtyvät eteenpäin reaaliaikaisesti ja automaattisesti. Tämä helpottaa projektien seurantaa ja raportointia.

7 – Johtaminen exceleillä ja manuaalisesti kerätyillä tiedoilla on aikaa vievää puuhaa ja siksi johtaminen on monesti koko ajan myöhässä ja tulipalojen sammuttamista. Johdossa voidaankin hyödyntää automatisoituja raportointijärjestelmiä, jotka keräävät ja analysoivat tietoa eri osa-alueilta. Näin johdolla on reaaliaikaista tietoa yrityksen suorituskyvystä ja mahdollisista kehityskohteista.

8 – Projektien johtamisessa ja myynnin päivittäisessä tekemisessä on tärkeä pystyä priorisoimaan tekemistä. Tätä varten on erilaisia automatisoituja muistutusjärjestelmiä, jotka auttavat seuraamaan tärkeitä tapahtumia, kuten projektien etenemistä, asiakastapaamisia tai varaston tyhjenemistä.

9 – Asiakastyytyväisyyden seuraaminen on jokaiselle yritykselle tärkeää. Tätä varten voidaan esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmää automatisoida niin, että voit kerätä automaattisesti  asiakaspalautetta ja arvioida asiakastyytyväisyyttä. Tiedot voidaan halutessa siirtää myös automaattisesti esimerkiksi yrityksen kotisivuille ja toimenpiteitä vaativat palautteet suoraan projektin hoitoon tai huollosta vastaavalle.

10 – Monesti rakennus- ja remonttialalla haetaan rahoituksia joko asiakkaalle projektin maksamiseen tai rahoitetaan esimerkiksi myyntilaskuja. Myös näiden rahaliikennettä voidaan automatisoida niin, että rahatilaus lähtee automaattisesti rahoittavalle yritykselle. Näin varmistetaan, että raha liikkuu yrityksen kassaan mahdollisimman nopeasti ilman viiveitä.

Toivottavasti sait näistä vinkeistä inspiraatiota joka auttaa yritystäsi hyödyntämään automaatiota eri osa-alueilla ja tehostamaan päivittäistä työtä rakennus- ja remonttialalla. 

Autamme Easoftilla mielellään kaikissa näissä yllämainituissa osa-alueissa joten ota rohkeasti yhteyttä, kun tarvetta automatisointiin tulee!

Automaatioterveisin,

Matti Perkkiö

Easoft

p 0400 389 690

PS. Jos aihe kiinnostaa ja olet LinkedInissä niin verkostoidun mielellään! Klikkaa tästä profiliini >> https://linkedin.com/in/mattiperkkio/