Taloushallinto-ohjelmisto vapauttaa aikaa asiakastyöhön

Jokaisen yrittäjän tärkein kumppani on asiakas. Kun häntä palvelee hyvin, kumppanuus todennäköisesti jatkuu ja tuottaa sekä tulosta että hyvää mieltä molemmille. Yrittäjän arkeen kuitenkin liittyy paljon muutakin kuin konkreettista asiakastyötä. On erilaista organisointia ja hallinnollisia tehtäviä, joista ainakin osasta voi säästää, kun hankkii fiksut ohjelmistot avukseen.

Suomalaisia yrittäjiä ei voi syyttää ahkeruuden puutteesta. Ennemminkin toisin päin. Perinteinen työaika käytetään asiakkaiden palvelemiseen. Luvattu työ halutaan tehdä valmiiksi, vaikka päivä venyisi ja hyvälle asiakkaalle avataan liikkeen ovi vielä sulkemisajan jälkeen, jos hän nätisti pyytää. Yrityksen hallinnolliset tehtävät hoidetaan iltaisin ja viikonloppuina.

Asiakkaan palvelemiseksi tehtävät pitkät päivät tavallaan ymmärtää, mutta jos iltahämärissä tarkistat vielä tiliotteita, lähetät muistutuslaskuja tai teet viranomaisilmoituksia kannattaa miettiä, voisiko ne hoitaa jotenkin helpommin. Voisiko senkin ajan käyttää tuottavaan asiakastyöhön tai vaikka perheeseen?

Sähköiset ja automatisoidut laskutusprosessit voivat tuottaa jopa 60-80 % säästöt perinteiseen, paperipohjaiseen käsittelyyn verrattuna. On arvioitu, että pelkästään sähköiseen laskutukseen siirtymisellä yritys voi säästää 1-2% liikevaihdostaan.

Paperitöistä voi säästää yllättävän paljon aikaa

Yrittäjä harvoin laskee työtuntejaan. Oman jaksamisen ja yrityksen talouden näkökulmasta tuntihinta kannattaa kuitenkin laskea myös silppu- ja paperitöille. Oikein hinnoiteltuna sekin työ saa oikeanlaisen painoarvon.

Esimerkiksi yhden paperisen laskun käsittely posti-, materiaali- ja palkkakuluineen maksaa tutkimuksesta riippuen 15-30 euroa. Verkkolaskun käsittely maksaa keskimäärin 2 euroa.

Aikaa yhden paperilaskun käsittelyyn kuluu laskennallisesti 5,5 minuuttia enemmän kuin verkkolaskun käsittelyyn. Ja laskujen käsittely on taloushallinnon tehtävistä kuitenkin se helpoin.

Laskutuksen seuranta, reskontran ajan tasalla pitäminen, kassavirran ja budjetin seuranta sekä palkanmaksu vievät yrittäjän aikaa tunteja viikossa. Varsinkin, jos kaikki luvut pitää tarkistaa eri paikoista ja siirrellä tietoa paikasta toiseen, jotta saa jonkinlaisen kokonaiskuvan yrityksen taloudesta.

Ahkera yrittäjä tekee juuri niin, mutta hän voisi käyttää senkin ajan asiakkaisiinsa, jos talouden paperihommat hoituisivat helpommin.

Mistä kaikesta verkkolaskutus säästää?

EU:n Digitaalinen Eurooppa -verkosto CEF- digital on listannut konkreettiset laskutuksen vaiheet, joista verkkolaskutus säästää jokaisesta vaiheesta minuutteja työaikaa ja euroja rahaa.

1. Paperin hinta, et tarvitse enää tulostuspaperia etkä kirjekuoria
2. Tulostuskulut, et tarvitse tulostinta
3. Postituskulut, säästät postimerkkikuluista ja postittamiseen käytetystä työajasta
4. Manuaalinen käsittely lähetettäessä tai vastaanotettaessa poistuu kokonaan
5. Laskujen tarkasteluun ja hyväksymiseen käytetty työaika vähenee
6. Tietojen syöttö ERP-järjestelmiin nopeutuu / muuttuu automaattiseksi
7. Kirjanpidolliset tehtävät helpottuvat / automatisoituvat
8. Tarkkuus; virheiden määrä vähenee, joten niiden etsimiseen ja korjaamiseen käytetty aika vähenee
9. Arkistointi, käsittely ja tietojen jatkohyödyntäminen helpottuu ja nopeutuu

Taloushallinto-ohjelmiston muut hyödyt

Pienellekin yritykselle on nykyaikana olemassa kohtuuhintaisia ohjelmistoja, jotka helpottavat, nopeuttavat ja tekevät talouden hallinnasta tarkempaa kuin Excel-raportointi. Taloushallinto-ohjelmiston avulla työnteko tehostuu, laskutus helpottuu ja asiakaspalvelu paranee.

Sekä laskujen laatimisessa että niiden maksamisessa jää monta turhaa vaihetta pois, kun siirtyy paperi/PDF -laskuista täysin sähköiseen laskutukseen. Myös laskujen arkistointi onnistuu ohjelmiston sisällä, eikä erillisiä mappikaappeja enää tarvita.

Toinen merkittävä käytännön helpotus on kuittien skannaus puhelimella suoraan taloushallinto-ohjelmistoon. Yhtään kuittia ei tarvitse säilöä ja toimittaa tilitoimistoon kuun vaihteessa.

Talousdatan sähköistämisen myötä kaikenlainen tiedon etsintä helpottuu. Asiakas- ja tuotetiedot ovat tallessa yhdessä paikassa. Yrityksen kaikki raportit löytyvät samasta järjestelmästä ja niiden seuranta helpottuu visuaalisuuden myötä. Talouden seuranta paranee ja yrittäjälle tulee tunne, että asiat ovat omissa käsissä, kun kaikki tiedot pääsee tarkistamaan itse silloin, kun haluaa.

Ajan myötä järjestelmään kertyy dataa ja valmiita pohjia, joita on kätevää käyttää apuna tulevissa projekteissa.

Verkkolasku on hyvää palvelua asiakkaalle

Laskutuksen prosessit kevenevät huomattavasti, kun mm. tietojen syöttötarve vähenee, järjestelmä hoitaa monet viranomaisilmoitukset ja suoritukset automaattisesti, laskujen kierrätys on tehokkaampaa ja tilitöinti tarkempaa. Kaiken kaikkiaan sähköinen laskutus tuo tarkkuutta ja turvallisuutta laskujen käsittelyyn. Myös perintä ja rahan kierto tehostuvat.

Pilvipalveluna toimiva taloushallinto-ohjelmisto mahdollistaa keskittymisen varsinaiseen toimintaan eli omaan ydinosaamiseen. Tärkeät talousasiat ovat tallessa ohjelmistossa, joka myös muistuttaa eräpäivistä jne. Yrittäjän muistikapasiteettia vapautuu kehittämiseen ja asiaskastyöhön.

Asiakkaatkin ovat tyytyväisiä, kun saavat modernia palvelua. Nykyaikana moni yritys jopa edellyttää verkkolaskutuksen käyttöä. Sähköiset laskut helpottavat etenkin vastaanottajan työtaakkaa, joten verkkolasku on hyvää palvelua asiakkaalle.