Netvisor toi valtakunnallisen yrityksen hallintoon selkeyttä

Valtakunnallinen työelämää, yrityksiä ja kuntoutujia tukeva asiantuntijayritys KK-Verve Oy oli vuoden 2018 keväällä uuden tilanteen edessä. Yritys oli laajenemassa ja uudet liiketoiminta-avaukset toivat mukanaan tarpeen uudistaa taloushallinnon prosesseja. Erityisesti useilla paikkakunnilla toimivan yrityksen laskutus koettiin hankalaksi, eikä vanha järjestelmä taipunut muuttuneisiin olosuhteisiin. Syksyllä he ottivat käyttöön Netvisor taloushallinto-ohjelmiston, joka ratkaisi monia heidän ongelmistaan.

– Integraatioiden avulla saimme automatisoitua mm. laskutuksen haluamallamme tavalla. Olemme olleet tähän ratkaisuun erittäin tyytyväisiä, kertoo Verven laskentapäällikkö Taina Kilponen.

Kirjanpitäjälle ja laskuttajille helpottavia työkaluja

Netvisorin myötä Verven myyntilaskutus on helpottunut huomattavasti vanhaan tapaan verrattuna. Yrityksellä on 15 toimipistettä eri puolilla Suomea ja kymmeniä laskuttavia henkilöitä. Aiemmin laskuttajien täytyi toiminnanohjausjärjestelmässä tehdyn laskutusaineiston siirron jälkeen kirjautua vielä kirjanpito-ohjelmaan tekemään siirrot ja tulostamaan laskut.

– Laskuttajilta on tullut positiivista palautetta. He voivat nyt keskittyä omassa työssään toiminnanohjaukseen ja laskutus siirtyy taloushallinnon-ohjelmistoon lähestulkoon napin painalluksella, Kilponen kertoo.

Ostoreskontra oli toinen isohko ongelma, johon Verve halusi lisätä automaatiota ja se on myös toteutunut toiveiden mukaan. Kilposen mukaan Netvisorin tärkein ominaisuus kirjanpitäjän näkökulmasta on sähköinen kirjanpito ja tositeaineiston linkittäminen kirjanpidon tositteille.

En ole tarvinnut enää mappeja järjestelmään siirtymisen jälkeen.

– En ole tarvinnut enää mappeja järjestelmään siirtymisen jälkeen. Myös älykäs-excel toiminto on käytössä kuukausittaisen kirjanpidon teon yhteydessä, mikä helpottaa yksinkertaisten tietojen tuontia eri järjestelmistä. Lisäksi järjestelmässä olevat täsmäytystyökalut helpottavat kirjanpidon pääerien täsmäytystä, Kilponen luettelee.

Taina Kilposen mielestä Netvisor on pitkälle automatisoitu, mutta kirjanpitäjä pystyy kuitenkin monitoroimaan, mitä järjestelmässä tapahtuu ilman, että lopulliseen tapahtumien käsittelyyn tarvitsee käyttää manuaalisia toimia.

– Kirjanpidon katko on helpompaa jaksotusten osalta, koska jo asiatarkastetut laskut näkyvät kuluina kirjanpidossa. Tämä on pieni, mutta merkittävä ero esimerkiksi vanhaan järjestelmäämme verrattuna.

Helppo liitettävyys muihin ohjelmistoihin ratkaisi

Ennen uuden taloushallinto-ohjelmiston valintaa Verve määritteli keskeiset vaatimukset ja kilpailutti useita järjestelmiä. Valintaan vaikuttivat erityisesti Netvisorin kyky ottaa vastaan dataa muista ohjelmista, korkea automaatioaste sekä itsenäinen käytettävyys.

– Meillä oli ennestään käytössä jo useita järjestelmiä, joiden liitettävyys taloushallintoon oli ehdottomasti yksi ratkaiseva asia valinnassa, Kilponen sanoo.

Vervellä on käytössä kaksi toiminnanohjausjärjestelmää kuntoutustoiminnan eri toimintoihin, Kuntomaster ja Veikko. Niihin integraatioiden rakentaminen sujui Netvisorin yhteistyökumppanin, Alfame Systems Oy:n asiantuntijatyön avulla. He rakensivat yhteistyössä Verven kanssa kriittiset rajapinta-integraatiot, joiden kautta tieto kulkee nyt automaattisesti järjestelmästä toiseen. Lisäksi heillä on käytössään Akkuna-raportointityökalu, josta johto saa raportit. Siihen Netvisorissa oli jo valmis integraatio olemassa.

Tehokkuutta työpäiviin

Netvisor on tuonut tehokkuutta Verven hallintoon. Yritys on kasvanut kolmen viime vuoden aikana voimakkaasti, mutta hallintoa ei ole kasvatettu samassa suhteessa. Netvisor mahdollistaa myös jatkossa hallinnon kustannusten alisuhtaisen kasvun ja hallinnon toimintojen yhdenmukaistamisen.

Netvisor on Vervessä kymmenien työntekijöiden päivittäinen työkalu. Laskentapäällikkö Taina Kilponen kuvailee työpäiviänsä vaihteleviksi. Yksikään päivä ei yleensä suju etukäteissuunnittelun mukaisesti, koska hallintotiimi on pieni ja toimenkuvat laajoja.

– Olen pyrkinyt rakentamaan työpäivän niin, että tarkistan aamulla Netvisorista edellisen päivän tapahtumat ja poikkeamat, minkä jälkeen voin keskittyä muihin tehtäviin. Netvisor on minulle ”talouden assistentti”, joka kerää monitoroitavat asiat valmiiksi. Kun aikaisemmin palasin töihin esimerkiksi pidennetyltä viikonlopulta, saattoi mennä parikin työpäivää kirjanpidon ”kiinni saamiseen”. Nyt se hoituu todella nopeasti, Kilponen kiittelee.