Viestintätoimisto Ahjolla on työkalut avoimuuteen

Viestintätoimisto Ahjo Communications on käyttänyt Netvisor taloushallinto-ohjelmistoa ja Severa toiminnanohjausjärjestelmää jo yli kymmenen vuotta. Toimitusjohtaja Sari-Liia Tonttila kuvaa ohjelmistoja maailmanluokan järjestelmiksi, jotka helpottavat hänen elämäänsä monella tapaa.

Viestintätoimisto Ahjo Communications on yksi Suomen menestyneimmistä viestintätoimistoista. He kehittävät jatkuvasti toimintaansa ja etsivät kansainvälisesti parhaita käytäntöjä. He ovat myös osa maailmanlaajuista Weber Chandwick -ketjua, joka on valittu useita kertoja PR Weekin vuoden toimistoksi ”Global Agency of the Year”.

Heidän tavoitteensa on olla askeleen edellä viestinnän isoissa teemoissa; digitalisoitumisessa, verkostoitumisessa ja viestinnän yhteiskehittämisessä.

Vapauttaa aikaa ja säästää hallintokustannuksia

Sari-Liia Tonttila kiittelee Netvisorin ja Severan tuomaa vapautta valita, mitä hän työajallaan tekee.

– Kun on maailmanluokan järjestelmät, voin keskittyä omaan osaamiseeni. Taloushallinto ja projektien hallinta pitää olla laadukkaasti ja sujuvasti hoidettu. Haluan itse ymmärtää, miten järjestelmät toimivat, jotta voin kaivaa dataa ja tarvittaessa parantaa prosesseja itse. Näin saan järjestelmän toimimaan aina vain paremmin omaksi ja asiakkaideni hyväksi, Tonttila kuvailee.

Raportoinnin lisäksi sekä Netvisor että Severa tuovat täsmällisyyttä ja kustannussäästöjä hallinnollisiin tehtäviin. Laskutus pysyy täsmällisenä, kirjaukset on nopea tehdä eikä uudelleenkirjauksiin mene aikaa. Myös projektit pysyvät paremmin aikatauluissaan ja budjeteissaan tarkan seurannan ansiosta.

Kun on maailmanluokan järjestelmät, voin keskittyä omaan osaamiseeni

Tonttilan mukaan viestintäpalvelun pitää olla kustannustehokasta. Netvisorin ja Severan ansiosta hallinnollisen työn kustannukset on saatu minimoitua.

– Arvostan näitä järjestelmiä todella paljon. Molemmat ovat todella monipuolisia ja tuovat työhöni suurta helpotusta. Työ on tällä hetkellä minulle helppoa, kun saan napin painalluksella raportit henkilöstölle ja asiakkaille, Tonttila kehuu.

Lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa asiakasviestintää

Läpinäkyvyys, avoimuus ja eettisyys ovat tärkeitä arvoja Ahjo Commucationsille. Tonttilan mukaan järjestelmät auttavat olemaan läpinäkyvämpiä ja avoimempia. Kun on keskisuuri toimisto ja paljon asiakkaita, ei toimitusjohtaja voi itse tietää kaikkea, mitä projekteissa tapahtuu. Järjestelmistä hän saa nopeasti asiakkaille tiedon projektien etenemisestä.

– Olemme saaneet asiakkailta positiivista palautetta avoimuudesta ja täsmällisyydestä. Järjestelmistä saan datan kätevästi ulos ja voin tosi täsmällisesti kertoa asiakkaalle, mitä projektissa on tapahtunut. Me haluamme, että asiakkaalla on turvallinen olo ja siksi pidämme heidät ajan tasalla koko ajan, Tonttila sanoo.

Ohjelmistoista voi myös tarkistaa, mistä jokin lasku on esimerkiksi muodostunut tai miksi jokin tehtävä on vaatinut paljon työtunteja. Se ehkäisee myös reklamaatioita, kun raportointi on huolellista ja tarkkaa. Asiakkaan ei tarvitse kyseenalaistaa tai epäillä, kun kaikki on tarkkaan kirjattu ja raportoitu.

Ahjo Communications on suomalaisomisteinen, mutta sillä on paljon kansainvälisiä asiakkaita. Tonttilan mukaan kansainvälisiä yhteistöitä pelätään, koska ne tuovat usein mukanaan melkoisen Excel-viidakon. Mutta, jos on hyvät ohjelmistot, ei sellaista ongelmaa synny.

– Ei tarvitse säätää, kun on valmis pohja tehtynä. Netvisorissa niitä on helppo muokata, joten ulkomaisillekin asiakkaille saa sopivat raportit helposti, Tonttila vakuuttaa.

Ohjelmistot lähentävät etätyöläisiä

Sari-Liia Tonttila

Netvisor ja Severa toimivat parhaimmillaan, kun käyttäjät ymmärtävät mitä ja miksi he niihin syöttävät. Tonttilan mukaan Ahjo Communicationsilla keskustellaan ohjelmistojen käytöstä koko ajan. Yhdessä pohditaan, miten asiat pitää ilmaista järjestelmissä, jotta data on tarkkaa ja yhtenevää.

– Se on jatkuvaa koulutusta, mutta se lisää täsmällisyyttä. On hirveän tärkeää, että ohjelmistojen käyttö perustellaan työntekijöille kattavasti. Itse toimin myös esimerkkinä ja sanoitan paljon sitä, miksi käytämme järjestelmiä, Tonttila kuvailee.

Ajantasainen tieto on erityisen tärkeää yritysjohtajalle, mutta myös työntekijät kaipaavat läpinäkyvyyttä ja täsmällistä tietoa. Kuluneet pari vuotta ovat mullistaneet työelämää ja kaikille on entistä tärkeämpää tietää, miten yrityksellä menee.

Korona-pandemia muutti monien työarjen täydellisesti ja näyttää siltä, että etätyö ja erilaiset hybridimallit ovat tulleet jäädäkseen. Silti me kaipaamme myös yhteisöllisyyttä. Tonttilan mukaa Netvisor ja Severa mahdollistavat tiedonjaon välimatkoista huolimatta.

– Työtä voi tehdä yhteisöllisesti, vaikka ei olla fyysisesti yhdessä, hän huomauttaa.

Reaaliaikaisuus ja skaalautuvuus molempien ohjelmistojen valttikortteja

Sari-Liia Tonttila hehkuttaa erityisesti sekä Netvisorin että Severan reaaliaikaisuutta. Tieto on koko ajan ajantasalla ja antaa näkymää myös tulevaisuuteen, mikä helpottaa suunnattomasti esimerkiksi investointien suunnittelussa.

– Rakastan sitä, että saan napin painalluksella tietää, mikä yhtiön tilanne on sillä hetkellä. Kun kuukausi vaihtuu, saan todella nopeasti palkat maksuun, ja tiedän missä mennään. Tiedän koko ajan paljonko projekteja on käynnissä ja alkamassa.

Tonttila muistuttaa yrittäjiä viime vuosien turbulenssista. Jokaisen yrityksen täytyy pystyä skaalaamaan toimintaansa ylös- ja alaspäin. Ilman reagointikykyä ei nykyaikana pysty toimimaan. Eikä hän tarkoita nyt ainoastaan Venäjän hyökkäyssotaa Ukrainassa tai korona-pandemiaa, vaan kaikenlaiset työelämän muutokset on nyt nopeita.

Rakastan sitä, että saan napin painalluksella tietää, mikä yhtiön tilanne on sillä hetkellä

– Jokaisen yrityksen on tärkeää miettiä jo perustamisvaiheessa, mitä se vaatii ohjelmistoilta nyt ja tulevaisuudessa. Netvisor ja Severa skaalautuvat tosi hyvin eri kokoisiin yrityksiin. Netvisorissa on myös todella helppo vaihtaa itse palvelupakettia, jos tapahtuu muutoksia, Tonttila vinkkaa.

Tonttila haluaa kehittää omaa osaamistaan ohjelmistojen käytössä koko ajan ja siksi hän hyödyntääkin Netvisorin ja Severan verkkovalmennuksia ahkerasti. Hän on ollut erityisen tyytyväinen Severan koulutuksiin.

– Olen ollu todella iloinen Severan valmennuksista. Sieltä tulee juuri täsmä-webinaareja siihen, miten minä haluan kehittää omaa käyttöäni!