Vastuullinen tilitoimisto tuntee asiakkaansa

Yhteiskuntavastuun merkitys yritysmaailmassa kasvaa, sillä yritysten vaikutus yhteiskuntaan lisääntyy. Yksi tapa, jolla yritykset voivat osoittaa vastuullisuuttaan, on huolehtia siitä, että niiden toiminta ei tue rahanpesua tai terrorismin rahoitusta. Tämä voidaan tehdä KYC-prosessin avulla. KYC tarkoittaa “Know Your Customer” eli “Tunne asiakkaasi”.

KYC-prosessi on tärkeä osa rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa. Se tarkoittaa sitä, että yritys kerää tietoja asiakkaistaan ​​ja arvioi riskin, joka liittyy heidän liiketoimiinsa.

Prosessi on tärkeä myös yhteiskuntavastuun näkökulmasta, koska se auttaa yrityksiä varmistamaan, että heidän oma toimintansa ei tue laitonta toimintaa. Tilitoimistoille tämä on lakisääteinen tehtävä, sillä tilitoimisto kuuluu rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukaisiin ilmoitusvelvollisiin.

Yhteiskuntavastuullinen yritys

Yrityksen on oltava tarkkana KYC-prosessissa ja varmistettava, että he keräävät riittävät tiedot asiakkaistaan ja että kerätyt tiedot ovat oikein. Näihin tietoihin voi kuulua asiakkaan tai sen edustajan nimi, henkilötunnus ja osoite.

Yrityksestä on oltava tiedossa mm. täydellinen nimi, rekisterinumero ja rekisteröimispäivä, toimiala, liiketoiminnan laatu ja laajuus sekä tieto varojen alkuperästä. Lisäksi tarvittaessa on oltava tiedot yhtiöjärjestyksestä ja hallituksen jäsenistä. Jos asiakas osoittautuu olevan tavanomaista riskisempi, on tietoja hankittava laajemmin ja enemmän.

Yhdelläkään tilitoimistolla ei ole varaa epärehellisiin asiakkaisiin. Sinun täytyy tuntea asiakkaasi ja seurata asiakassuhdetta koko sen keston ajan

Yritykset voivat hyödyntää KYC-prosessia yhteiskuntavastuullisesti tukemalla kestävää kehitystä. Tämä voi tapahtua esimerkiksi keräämällä tietoja asiakkaiden liiketoiminnasta ja varmistamalla, että ne noudattavat ympäristöön ja ihmisoikeuksiin liittyviä standardeja. Tämä auttaa yrityksiä tekemään yhteiskuntavastuullisia päätöksiä ja tukemaan kestävää kehitystä.

Lisäksi yritykset voivat käyttää KYC-prosessia vastuullisesti asiakkaidensa yksityisyyden suojaamiseksi. Yritysten on varmistettava, että ne noudattavat tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjä ja että ne suojaavat asiakkaidensa henkilötietoja. Tämä auttaa luomaan luottamusta asiakkaiden ja yrityksen välille.

Riskien arviointi

Lisäksi yritysten on arvioitava riskiä liiketoiminnan laadun perusteella. Jos riski on liian suuri, yrityksen on harkittava, voivatko ne hyväksyä kyseisen asiakkaan. Tähän yrityksellä on tärkeää olla sisäisesti sovitut toimintaohjeet ja prosessi, jonka mukaan edetään.

Yhdelläkään tilitoimistolla ei ole varaa epärehellisiin asiakkaisiin. Sinun täytyy tuntea asiakkaasi ja seurata asiakassuhdetta koko sen keston ajan. Seurannan täytyy olla riittävän laaja, jotta voit havaita poikkeavat liiketoimet.

Jos huomaat jotain poikkeavaa, tulee sinun selvittää epätavanomaisen liiketoimen perusteita ja tarkoitusta. Tarvittaessa myös liiketoimeen liittyvien varojen alkuperä on selvitettävä.

KYC-prosessi on tärkeä osa yritysten yhteiskuntavastuullista toimintaa

Jos asiakkaan toiminta vaikuttaa epäilyttävältä vielä selvityksen jälkeenkin, täytyy siitä ilmoittaa heti rahanpesun selvittelykeskukselle. Ilmoituksen voi tehdä matalalla kynnyksellä. Sinun ei tarvitse arvioida, onko kyse rikoksesta. Ilmoituksen tekemisestä ei saa kertoa asiakkaalle. Ilmoitusta varten hankitut selvitykset tulee säilyttää viiden vuoden ajan ja erillään muista asiakasdokumenteista.

Yhteenvetona voidaan todeta, että KYC-prosessi on tärkeä osa yritysten yhteiskuntavastuullista toimintaa. Se auttaa yrityksiä varmistamaan, että ne eivät tue laitonta toimintaa ja auttaa tukemaan kestävää kehitystä.

Hoida se Netvisor KYC:llä

Asiakkaan ja hänen liiketoimintansa taustojen lainmukainen selvittäminen ja tunnistaminen vievät paljon aikaa. Tilitoimistolle, jolla on paljon asiakkaita, tarvittavien tarkastusten tekeminen manuaalisesti ja riittävällä lainmukaisella tasolla on käytännössä mahdotonta. Ei ole olemassa vain yhtä rekisteriä, josta asiat voisi nopeasti tarkistaa, vaan tietoa on etsittävä useista eri paikoista.

Onneksi tähän on kuitenkin olemassa fiksu tapa, joka säästää sekä tilitoimiston että asiakkaan aikaa. Netvisor KYC pilvipalvelun avulla saat kerättyä tarvitsemasi tunnistustiedot nopeasti ja säilytettyä ne GDPR:n mukaisesti tietoturvassa.

Netvisor KYC:n ansiosta manuaalista tietojen käsittelyä ei tarvita, vaan kaikki hoituu mahdollisimman automaattisesti. Esimerkiksi uuden asiakkaan KYC-prosessi vie työaikaa keskimäärin vain 5 minuuttia.

Tilitoimistolle, jolla on paljon asiakkaita, tarvittavien tarkastusten tekeminen manuaalisesti ja riittävällä lainmukaisella tasolla on käytännössä mahdotonta

Yksi Netvisor KYC:n keskeisin etu on, että se noudattaa rahanpesulakia luotettavimmin. Netvisor KYC:n toimintamallia noudattamalla voit olla varma, että toimit lain velvoitteiden mukaisesti ja voit nukkua yösi rauhassa.

Toinen esimerkki Centon tehokkuudesta on sen pakotelistatarkistus. Ohjelmisto tarkistaa halutut nimet kaikkia tarvittavia pakotelistoja, EU:n, YK:n, KRP:n, OFAC:n (USA), UK OFSI HM Treasury:n, Consolidated Canadian Autonomous Sanctions List:n sekä NL National Sanctionlist Terrorism listoja vastaan.

Palvelu ohjaa myös tunnistamaan rahanpesuriskin ja sen avulla voit dokumentoida havaintosi. Tämä mahdollistaa asiakkaiden luokittelun ja riskiperusteisen lähestymistavan.