Tilitoimistoilla haasteita noudattaa rahanpesulain vaatimuksia – Yksikään tarkastetuista toimistoista ei selvinnyt ilman huomautuksia

Aluehallintovirasto valvoo rahanpesulain noudattamista mm. tilitoimistoissa. Vuosien 2022 ja 2023 aikana viranomaiset tekivät tarkastuksen kymmeneen tilitoimistoon. Vain kahdessa tarkastetuista tilitoimistoista AVI toteaa lausunnossaan pääosin noudatettavan rahanpesulakia, mutta niidenkin toiminnasta löydettiin puutteita.

Rahanpesulaki edellyttää useilta toimialoilta, kuten finanssi-, asianajo-, vakuutus- ja taloushallintoalan toimijoilta selkeitä toimia rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi.

AVI on valvonnassaan kiinnittänyt erityistä huomiota ilmoitusvelvollisten omaan riskiarvioon sekä toimintaohjeisiin ja toimenpiteisiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi.

Lain mukaan ilmoitusvelvollisilla on oltava kirjallinen riskiarvio ja sitä on päivitettävä säännöllisesti. Lain mukaan ilmoitusvelvollisella on oltava toimintansa laajuuteen nähden riittävät toimintaperiaatteet, menettelytavat ja valvonta rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskien vähentämiseksi ja tehokkaaksi hallitsemiseksi.

Blogi: Näin laadit rahanpesulain mukaisen riskiarvion

Kaiken kokoisilla tilitoimistoilla puutteita

Kuluneiden kahden vuoden aikana tarkastettujen tilitoimistojen koko vaihtelee pienestä kolmen hengen toimistosta suureen satoja työntekijöitä työllistävään toimistoon. Liikevaihtoa toimistoilla oli muutamista sadoista tuhansista kymmeniin miljooniin euroihin.

Kaikilla kymmenellä tarkastetulla tilitoimistolla löytyi jotain huomautettavaa, mutta kahden kohdalla Aluehallintovirato katsoi puutteet hyvin pieniksi. Sen sijaan viidelle tilitoimistolle AVI harkitsee sanktioiden määräämistä mittavien puutteiden vuoksi.

Kävimme läpi kaikki julkiset tarkastuskertomukset ja kokosimme niissä esiin tulleita puutteita.

Ei riittävää riskiarviota

Ilmoitusvelvollisen oma riskiarvio on yksi tärkeimmistä asioista rahanpesulain noudattamisessa. Riskiarviossa täytyy olla arvioitu sekä oman toiminnan että asiakkaiden riskejä. Arvion on oltava kirjallinen ja siihen täytyy olla kirjattuna mm. tunnistetut riskit ja niiden arviointi sekä tilitoimistossa käytössä olevat riskienhallintakeinot.

Tarkastetuissa tiitoimistoissa suurimassa osassa oli riskiarvio tehty. Ainoastaan yhdestä tilitoimistosta se puuttui kokonaan. Suurimmalla osalla riskiarvio oli kuitenkin puutteellinen, eikä täyttänyt rahanpesulain vaatimuksia.

Osalla riskiarvio oli yrityksen kokoon ja toiminnan laajuuteen nähden liian suppea ja pinnallinen asiakaskunnan arvioinnin osalta. Osalla oman toiminnan arviointi oli jäänyt kapea-alaiseksi.

Riskiarvio tulisi päivittää lain mukaan säännöllisesti. Usemmilla arvio oli päivitetty säännöllisesti, joko vuoden tai kahden välein. Silti päivittämisestäkin löytyi huomautettavaa. Yhdellä toimijalla riskiarvio pohjautui useita vuosia vanhaan tietoon.

Asiakkaiden tuntemisessa puutteita

Rahanpesulain mukaan ilmoitusvelvollisen on tunnistettava asiakkaansa ja todennettava tämän henkilöllisyys vakituista asiakassuhdetta perustettaessa. Myös asiakkaan edustajan henkilöllisyys tulee tunnistaa ja todentaa sekä varmistaa edustajan oikeus toimia
asiakkaan puolesta.

Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot on säilytettävä luotettavalla tavalla vielä viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Näitä tunnistetietoja on pitkä lista, mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus ja osoite, kansalaisuus, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen Lisäksi on säilytettävä henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto.

Koska kirjanpitopalveluissa riskit liittyvät ennen kaikkea asiakaskuntaan, on tilitoimistojen erityisen tärkeää tunnistaa ja arvioida asiakkaiden mahdolliset riskit sekä huolehtia, että päättävissä asemissa olevat henkilöt on tunnistettu.

Useimmilla tarkastetuista tilitoimistoista oli puutteita asiakkaiden tunnistamisessa. AVI:n määrityksen mukaan, jos asiakasta ei voida tavata henkilökohtaisesti tai ei voida käyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista, tulee ilmoitusvelvollisen hankkia passikopion lisäksi tarvittavia lisätietoja asiakkaan henkilöllisyyden todentamiseksi. Lisätietojen hankkimisessa
voidaan hyödyntää esimerkiksi videoneuvottelua.

Asiakkaan tiedoissa luki ”Yrityksen omistajat ovat Suomesta ja suomalaisia”, mutta todentamisasiakirjana oli käytetty Thaimaan passia

Jokaiselta tarkastetulta tilitoimistolta pyydettiin satunnaisten asiakkaiden kaikki tallennetut tiedot tarkastettavaksi ja otoksissa löytyi merkittäviä puutteita lähes jokaisella tilitoimistolla.

Eräästä tilitoimistosta AVI pyysi tarkistettavaksi 26:n asiakkaan tuntemistiedot. Vain 8 asiakkaalta löytyi kaikki rahanpesulain vaatimat tiedot. Toisessa 22 tarkastetusta asiakkaasta aluehallintovirasto havaitsi puutteita 11 eri asiakkaan tiedoissa. Kolmannessa 14 tarkastetun asiakkaan osalta tilitoimisto oli hankkinut ja säilyttänyt kaikki lain edellyttämät tiedot vain kolmen asiakkaan osalta.

Puutteellisten tietojen lisäksi havaittiin myös selkeitä laiminlyöntejä. Eräässä tilitoimistossa
asiakkaan tiedoissa luki ”Yrityksen omistajat ovat Suomesta ja suomalaisia”, mutta
todentamisasiakirjana oli käytetty Thaimaan passia.

Lain mukaan tunnistamistietojen täytyy olla helposti ja viivytyksettä annettavissa viranomaisen tarkistettavaksi. Osalla tilitoimistoista tiedot löytyivät helposti esimerkiksi tarkoitusta varten hankitusta järjestelmästä. Osalla tiedot olivat hajallaan useissa eri asiakirjoissa ja niiden etsimiseen kului paljon aikaa.

Ilmoitusvelvollisuudesta muistutuksia

Suomessa kirjanpitosektori tekee vuosittain hyvin vähän rahanpesuilmoituksia sektorin kokoon nähden. Osittain tätä selittää turhan korkea ilmoituskynnys. Aluehallintovirasto kehottaa tarkastuskertomuksissa tilitoimistoja tekemään epäilyttävää liiketoimea koskevat ilmoitukset matalalla kynnyksellä.

Pääosin tarkastetuissa tilitoimistoissa oli selkeät toimintamallit epäilyttävästä liiketoiminnasta ilmoittamiseen. Useimmilla oli määritetty henkilö tai toimielin, jolle kirjanpitäjä voi tehdä ilmoituksen ja joka tekee päätöksen ilmoituksen viemisestä eteenpäin.

Osalta kuitenkin puuttui mahdollisuus tehdä ilmoitus anonyymisti. Rahanpesulaki edellyttää, että ilmoitusvelvollisella on oltava riippumaton kanava ilmoituksen tekoa varten. Varsinkin pienissä yrityksissä se voi olla mahdotonta järjestää, joten Aluehallintovirastolla on tällaisia tapauksia varten oma ilmoituskanava, jota voi hyödyntää.

Sanktioita luvassa puolelle tarkastetuista tilitoimistoista?

Etelä-Suomen aluehallintovirasto on siis tarkastanut viime ja tämän vuoden aikana 10 tilitoimistoa. Viidessä tilitoimistossa rahanpesulain määräysten laiminlyönnit olivat AVI:n mukaan niin mittavat, että niille harkitaan hallinnollisen seuraamuksen määräämistä.

Päätöstä sanktioista ei ole vielä tehty, mutta rikesakko voi lain mukaan olla 1 000 – 100 000 euroa riippuen laiminlyönnin laadusta, laajuudesta ja kestosta.

Viisi tarkastetuista tilitoimistoista selvisi huomautuksilla. Kahdessa näistä puutteet olivat pieniä ja niiden todettiin pääosin noudattavan rahanpesulain säännöksiä. AVI tekee jatkossa kyseisiin tilitoimistoihin seurantatarkastuksia, joissa valvotaan ovatko tilitoimistot korjanneet puutteet, joita tarkastuksessa tuli esiin.

Valvontaviranomainen voi edelleen määrätä tilitoimistolle sanktioita, jos se ei ole korjannut tarkastuksessa löydettyjä puutteita.

Lähde: Aluehallintoviraston julkiset tarkastusraportit