Taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto – helpompaa kuin luuletkaan
Monelle yrittäjälle taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto voi tuntua pelottavalta tai monimutkaiselta projektilta. Todellisuudessa käyttöönotto sujuu todella näppärästi eikä vaadi sinulta yrittäjänä juuri muuta kuin nimet paperiin – erityisesti, kun valitset oikean tilitoimiston kumppaniksi.
Mietitkö tilitoimiston vaihtoa? Otatko ensimmäistä kertaa taloushallinto-ohjelmistoa käyttöön? Vai oletko aloittamassa yritystoimintaa ja pohdit, mitä taloushallinnon digitalisointi sinulta vaatii? Jos jokin näistä kuvaa tilannettasi, tämä kirjoitus on sinua varten.
Käyttöönotto on helpompaa kuin kuvittelet
Parhaassa tapauksessa myyntilaskuja pääsee lähettämään jo parissa päivässä. Tämä voi kuulostaa liian hyvältä ollakseen totta, mutta todellisuudessa ammattitaitoisen tilitoimiston kanssa työskennellessä käyttöönotto todella sujuu näin helposti.
Suurin osa käyttöönoton vaatimasta työstä tapahtuu tilitoimistossa. Me hoidamme käyttäjien luomisen, tietojen siirron vanhasta ohjelmistosta, pankkiyhteyksien järjestämisen ja tarvittavien integraatioiden kytkemisen.
Tämä voi kuulostaa liian hyvältä ollakseen totta, mutta todellisuudessa ammattitaitoisen tilitoimiston kanssa käyttöönotto todella sujuu näin helposti
Asiakkaana sinun ainoa velvollisuutesi on opetella käyttämään ohjelmistosta niitä osioita, joita arjessasi tarvitset. Useimmille se tarkoittaa kuittien tallentamista ohjelmistoon, ostolaskujen tarkistamista ja maksamista sekä myyntilaskujen luontia ja lähettämistä.
Voit aloittaa milloin tahansa
Yksi yleisimmistä harhaluuloista on, että taloushallinto-ohjelmisto pitää ottaa käyttöön vuodenvaihteessa tai tilikauden alussa. Todellisuudessa käyttöönotto voi tapahtua milloin tahansa – jopa mieluummin muulloin kuin tilinpäätöskiireiden aikaan.
Kun valitset oikean kumppanin, oma osuutesi käyttöönotossa jää todella pieneksi. Meillä esimerkiksi palveluun kuuluu kokonaisvaltainen käyttöönottopaketti sekä ohjelmiston käytön opastus.
Oppiminen käy käden käänteessä
Nykyaikaiset taloushallinto-ohjelmat voivat tuntua massiivisilta ja monimutkaisilta. Ne on kuitenkin suunniteltu käyttäjäystävällisiksi, joten oppimiskynnys on matala. Eikä sinun yrittäjänä tarvitse todellakaan opetella kaikkea, vaan vain pieni osa kokonaisuudesta. Me tilitoimistossa hoidamme loput.
Koulutus tapahtuu käytännönläheisesti:
- Ensin käydään prosessi läpi teoriassa
- Sitten harjoitellaan konkreettisesti tekemällä oikeita laskuja ja maksuja
- Saat meiltä myös räätälöidyt ohjeet omaa harjoitteluasi varten
- Koko prosessi käydään läpi uudestaan vielä viimeistään kuukauden kuluttua ensimmäisestä koulutuksesta
- Näin varmistetaan, että osaaminen jää pysyvästi mieleen
Suurin osa asiakkaistamme tarvitsee ohjelmiston ensimmäiseen läpikäyntiin maksimissaan tunnin.
Työnjako: Sinä keskityt yritykseesi, me hoidamme “paperityöt”
Tyypillinen työnjako taloushallinto-ohjelmiston käytössä tilitoimiston kanssa on järkevä ja tehokas. Yrittäjänä keskityt liiketoimintaasi olennaisin asioihin:
- Hyväksyt ostolaskut ja maksat ne
- Teet myyntilaskut asiakkaillesi ja lähetät ne
- Lisäät kuitit järjestelmään
Samaan aikaan me tilitoimistossa hoidamme vaativamman työn: tiliöinnit, seurannat, raportoinnin ja kaikki viranomaisilmoitukset. Jos haluat oppia tekemään myös tiliöintejä tai kustannuspaikkaseurantaa, se onnistuu – mutta pakollista se ei ole.
Kun olet käyttänyt ohjelmistoa hetken huomaat, että sieltä löytyy paljon kaikkea mielenkiintoista. Me opastamme sinua mielellämme tutkailemaan ohjelmistosta löytyvää raportointia ja siten kehittämään yrityksesi taloutta.
On meidän molempien etu, että osaat käyttää ohjelmistoa hyvin
Meillä neuvonta kuuluu palveluun, joten kysyä voi aina. On meidän etumme, että asiakas osaa käyttää ohjelmistoa hyvin. Se on myös sinun etusi, sillä onhan paljon mielekkäämpää tehdä asioita, kun tietää mitä tekee ja miksi niitä tekee.
Älä siis epäröi kysyä neuvoja käyttöönoton jälkeenkin – prosessin hiominen järkeväksi ja tehokkaaksi kestää jonkin aikaa, ja se on täysin normaalia.
Yhteistyöprosessin muokkaus tärkeä osa käyttöönottoa
Taloushallinto-ohjelmiston onnistunut käyttöönotto ei siis ole vain tekninen projekti – se on prosessi, jossa muodostuu uusi yhteistyömalli sinun ja tilitoimistosi välille. Parhaassa tapauksessa tämä prosessi räätälöidään juuri sinun tarpeisiisi.
Jos olet vaihtamassa tilitoimistoa, on tärkeää käydä läpi, mitkä vanhat toimintatavat sopivat uuden tilitoimiston prosessiin ja mitä voisi optimoida. Jos olet tottunut tiettyyn toimintamalliin, sitä voidaan usein jatkaa – mutta samalla voidaan löytää tehokkaampia tapoja hoitaa asioita.
Jos ohjelmisto vaihtuu tilitoimiston vaihdoksen yhteydessä muuttuvat prosessitkin todennäköisesti enemmän kuin, jos jatkaisit samassa ohjelmistossa. Jokaisessa taloushallinto-ohjelmistossa asioita tehdään hieman eri tavalla.
Käyttöönoton aikataulu?
Ohjelmisto saadaan yritykselle periaatteessa käyttöön muutamalla klikkauksella, mutta jotkut vaiheet, kuten pankkiyhteyksien luominen, vievät hieman aikaa. Realistista on ajatella, että ohjelmisto on täydessä toimintavalmiudessa muutaman viikon sisällä.
Nopeimmat asiat:
- Käyttöoikeudet saat samana päivänä
- Myyntilaskuja voi alkaa tehdä heti
- Maventa verkkolaskutusyhteys aukeaa parissa päivässä
- Yleisimmät ohjelmistointegraatiot saa päälle muutamalla klikkauksella
Hitaammat prosessit:
- Pankkivaltuutudet voivat kestää muutamasta päivästä jopa viikkoihin
- Historiatietojen siirtovaltuutudet riippuvat vanhan tilitoimiston aikatauluista
Pankkivaltuutuksissa kannattaa olla yhteydessä omaan pankkiyhteyshenkilöön – se voi nopeuttaa prosessia merkittävästi.
Tietojen siirto sujuu saumattomasti
Jos vaihdat ohjelmistoa tai tilitoimistoa, sinun ei tarvitse huolehtia vanhojen tietojen menettämisestä. Ne pystytään siirtämään käytännössä mistä tahansa ohjelmistosta ja muodosta toiseen.
Tärkeintä on varmistaa, että saat kaikki tiedot mukaan vanhalta tilitoimistolta. Nykyaikaiset ohjelmistot kuten Netvisor tarjoavat hyvät varmuuskopiot ja tietoturva on kunnossa, joten vaihtaminen on turvallista.
Taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto ei ole monimutkainen projekti, kun valitset oikean kumppanin
Nykyaikaiset taloushallinto-ohjelmistot integroituvat saumattomasti muihin järjestelmiin; verkkokauppa-alustoista, toiminnanohjaus- ja HR-järjestelmiin. Jos sinulla on useita ohjelmistoja käytössäsi, tulee integraation hienous esiin juuri tässä.
Kun otat käyttöösi uuden taloushallinto-ohjelmiston, ei sinun tarvitse siirtää tietoja ohjelmistoista käsin, vaan ne siirtyvät automaattisesti. Parhainta on, ettei integraatioiden käyttöönottokaan vaadi sinulta toimenpiteitä – ohjelmistotalo ja tilitoimisto hoitavat tekniset asiat.
Rohkeasti vain käyttöönottoon
Taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotto ei ole monimutkainen projekti, kun valitset oikean kumppanin. Tilitoimiston asiantuntemus kantaa pitkälle, ja sinun työosuutesi jää pieneksi.
Voit aloittaa milloin tahansa, oppiminen on nopeaa, ja lopputulos on tehokkaampi taloushallinto, tarkempi data yrityksesi taloudesta ja aikaakin vapautuu sille, mikä sinulle on tärkeää.
Jos harkitset tilitoimiston vaihtoa tai ohjelmiston käyttöönottoa, älä anna teknisten yksityiskohtien pelottaa sinua. Keskity siihen, mitä oikeasti haluat liiketoiminnaltasi – loppu hoituu ammattitaitoisten kumppanien kanssa kuin itsestään.
Minni Sangi, toimitusjohtaja.
-kirjoittajat ovat Netvisor-kumppaneilla työskenteleviä asiantuntijoita. Heillä on vahvaa käytännön kokemusta Netvisorin ja sen integraatioiden käytöstä työssään.
