Käyttäjät kertovat: Näin paljon taloushallinto-ohjelmisto säästää aikaa

Taloushallinnon muuttaminen kokonaan sähköiseksi säästää aikaa. Sen jokainen ymmärtää, sillä ovathan koneet monessa muussakin asiassa selkeästi ihmistä nopeampia. Mutta miten paljon digitaalinen, moderni ohjelmisto oikeasti säästää aikaa? Olemme kysyneet tätä kymmeniltä asiakkailtamme ja kokosimme tähän blogiin muutamia vastauksia.

Laskennallisesti on arvioitu, että paperisen myyntilaskun laatimiseen ja lähettämiseen kuluu aikaa vajaat 9 minuuttia. Sähköisesti myyntilaskun laatii ja lähettää noin viidessä minuutissa.

Ostolaskuissa aikasäästö on suurempi, sillä yhden paperisen ostolaskun vastaanottoon, tarkastuksiin, maksamiseen, tiliöintiin, kirjanpitoon kirjaamiseen ja arkistointiin käytetään laskennallisesti arvioituna 20-30 minuuttia. Sähköisen laskun käsittelyyn on arvioitu kuluvan vain noin kolmannes tästä ajasta.

Mutta, mitä on todellisuus? Yhdeksän asiakastamme erikokoisista yrityksistä ja urheiluseuroista kertovat omat kokemuksensa.

Pelkästään laskutuksessa säästyy useita tunteja kuukaudessa

IT-konsulttitalo Biit Oy lähettää kuukausittain vajaat 100 myyntilaskua ja sisään tulee muutamia kymmeniä ostolaskuja. Ennen Netvisoria ostolaskuja tuli mm. sähköpostilla ja paperisina. Montaa eri kanavaa pitkin ja monen eri muotoisena saapuneiden laskujen käsittely vei paljon aikaa.

Netvisorin myötä laskujen käsittely on nopeutunut useilla tunneilla kuukaudessa. Laskujen kierrättäminen on helpompaa ja ohjelmisto tiliöi tuttujen toimittajien laskuja automaattisesti. Aikaa säästyy myös inhimillisten virheiden etsinnästä, kun Netvisorissa kaikki tieto on linkittyneenä toisiinsa.

Aikaa säästyy kaikesta talouden hoidosta

HJK seurayhteisöön kuuluu kaksi osakeyhtiötä ja yksi rekisteröity yhdistys; HJK Oy, Helsinki Stadion Management Oy ja HJK ry. Koko seurayhteisön liikevaihto on noin 12 miljoonaa euroa.

Talouspäällikkö Petra Häkkisen mukaan talouden hallinta helpottui merkittävästi, kun kaikkien yhtiöiden taloustieto siirrettiin yhteen paikkaan. Häkkisen arkea helpottaa paljon, kun kaikki pystyvät katsomaan asioita ohjelmistosta itse, eikä taloustietoja tarvitse aina kysyä häneltä.

Häkkinen kuvailee aikasäästön olevan merkittävä. Aikaa säästyy automaation, reaaliaikaisen raportoinnin, tiedon löytämisen helppouden, virheiden minimoimisen ja monien arkea helpottavien pienten toimintojen, kuten jaksotustyökalun ansiosta.

Pienyrittäjä säästää aikaa turhista prosesseista

Kyösti Iivonen perusti MarkkinointiMaestro -yrityksen vuoden 2021 alussa. Netvisor on tukenut häntä alusta asti niin sanottujen paperitöiden teossa. Hän halusi paperittoman toimiston ja mahdollisimman vähän kuittien pyörittämistä.

– Halusin, että kaikki toimii mahdollisimman yksinkertaisesti. Halusin, että taustaprosessi raksuttaa lähes itsekseen ja voin luottaa siihen, että kaikki on kunnossa, Iivonen kertoo.

Iivosen mukaan monissa asioissa käytäntö ja maalaisjärki eivät kohtaa. Esimerkiksi, jos maksaa laskun verkkopankissa, teettää tietojen kirjanpitoon saaminen hirveästi käsityötä. Toinen ongelma on paperisen kuitin liittäminen matkalaskulle. Netvisorissa kaiken tuon voi hoitaa sähköisesti, mikä helpottaa Iivosen mukaan arkea ihan älyttömästi.

– Yrittäjänä haluan tarjota asiakkailleni kokonaisvaltaisia palveluita. Minulle on tärkeää, että voin keskittyä palvelemaan asiakkaitani ja siksi valitsin Netvisorin helpottamaan hallinnollisia töitä, Iivonen kertoo.

Laskujen käsittelystä putosi noin 10 tuntia viikossa pois

Ylisen Kuljetus lähettää noin 80 myyntilaskua ja vastaanottaa lähes saman verran ostolaskuja kuukaudessa. Toimitusjohtaja Hannele Haavisto käsittelee kaikki laskut itse. Hän on yrityksen ainoa hallinnollinen työntekijä, joten hän hoitaa kaikki “paperityöt”, myynnistä, laskutukseen, reskontraan, jne.

Haavisto kertoo, että ennen, kun kaikki tehtiin paperilla, meni laskujen pläräämiseen viikottain jopa pari päivää. Netvisorin ansiosta kaikki hoituu nyt paljon nopeammin ja laskutukseen kuluu enää noin puoli päivää viikossa.

7,5 tunnista 1-2 tuntiin päivässä

Seija Kosunen on työskennellyt Bio Rex -elokuvateatteriketjun talouspällikkönä vuodesta 2013. Alkuaikoina Bio Rexin taloushallinnossa työskenteli kaksi ihmistä, joista toisen koko työaika kului laskujen käsittelyyn.

Kymmenen elokuvateatterin ketjussa joudutaan käsittelemään tavallista yritystä enemmän ostolaskuja, sillä pelkästään filmivuokralaskuja kertyy kymmeniä viikossa. Kaikkiaan ostolaskuja kertyy joka viikko satoja.

– Tällä hetkellä laskujen käsittelijältä kuluu ostolaskujen käsittelyyn keskimäärin 1-2 tuntia päivässä, Kosunen kertoo.

Paperiton taloushallinto säästää aikaa useita tunteja viikossa

Sirén Yhtiöt Oy on kymmenen osakeyhtiön konserni, joka toimii useilla toimialoilla. Siren Yhtiöissä tehdään viikottain satoja laskuja, jotka aikaisemmin piti tulostaa paperille, laittaa kirjekuoriin ja lähettää. Netvisorin käyttöönoton jälkeen siitä työstä säästyy aikaa useita tunteja viikossa, kertoo Sirén Yhtiöt Oy:n hallintopäällikkö Kirsti Sirén.

– Netvisor on helpottanut työntekoa huomattavasti, kun tilitoimistossa juokseminen ja eri ohjelmistojen välillä hyppiminen on vähentynyt. Nyt voin todella nopeasti silmäillä kaikkien yritysten saldot, hyväksyttävät ostolaskut, tuloslaskelmat ja myyntiraportit läpi ja pysyn paljon paremmin kärryillä, miten kullakin yrityksellä menee, Kirsti Sirén sanoo.

Yrityksen kasvaessa Netvisor piti hallinnollisen taakan kasvun kurissa

Netvisor on tuonut tehokkuutta työhyvinvointipalveluita tarjoavan Verve Oy:n hallintoon. Yritys kasvoi muutama vuosi sitten voimakkaasti, mutta hallintoa ei tarvinnut kasvattaa samassa suhteessa, koska monet vanhat rutiinit voitiin automatisoida Netvisorilla.

– Netvisor on minulle ”talouden assistentti”, joka kerää monitoroitavat asiat valmiiksi. Kun aikaisemmin palasin töihin esimerkiksi pidennetyltä viikonlopulta, saattoi mennä parikin työpäivää kirjanpidon ”kiinni saamiseen”. Nyt se hoituu todella nopeasti, laskentapäällikkö Taina Kilponen kertoo.

Laskuttamiseen kuluu puolet vähemmän aikaa

Fiskarsin historiallisella Ruukin alueella toimivan Entisöinti Rinteen yrittäjä Tuomo Rinne käyttää Netvisorista kirjanpitoa, osto- ja myyntilaskutusta sekä palkanlaskentaa. Hänen mukaansa erityisesti laskujen kanssa on paljon helpompaa. Kun kaikki tulee ja lähtee sähköisenä, ei paperilaskuja tarvitse etsiä ja miettiä, onko joku ostolasku maksamatta.

– 90 prosenttia säätämisestä ja hermoja raastavasta tuskailusta on poissa, kun kaikki on kätevästi yhdessä ja samassa paikassa, Rinne kuvailee.

Hän kertoo, että hänen omaa työaikaansa säästyy Netvisorin ansiosta 2-3 tuntia viikossa ja lisäksi ulkoa ostetun laskuttajan työaika on lähes puolittunut aikaisemmasta.

– Nyt jää enemmän aikaa omaan intohimoon eli entisöintiin ja sen työn kehittämiseen, Rinne kertoo tyytyväisenä.

Frankkariyrittäjien hallinnollinen taakka karsiutui muutamaan minuuttiin kuukaudessa

Kotirinki on franchising periaatteella toimiva siivousketju. Jokainen ketjun yrittäjät hoiti alkuun itse oman laskutuksensa ja kirjanpitonsa Netvisorilla. Muutama vuosi sitten ketju halusi suoraviivaistaa hallintoa ja keventää toiminimiyrittäjien hallinnollista taakkaa.

Toiminnan yksinkertaistamisen myötä yrittäjien hallinnollinen työ saatiin karsittua minimiin. Suurimmalla osalla ketjun yrittäjistä kuukausittaisen tilityksen hoitamiseen kuluu enää muutama minuutti, eikä heidän tarvitse huolehtia laskujen lähettämisestä tai kirjanpidosta laisinkaan. Kaikki se voidaan Netvisorin ansiosta hoitaa keskitetysti pääkonttorilla.

– Meillä yrittäjät kirjaavat tekemänsä työt toiminnanohjausjärjestelmään ja sieltä tiedot siirtyvät Netvisoriin. Laskutus hoidetaan keskitetysti keskuskonttorilta. Se säästää merkittävästi yrittäjien työaikaa, kun heidän ei tarvitse tehdä paperitöitä juuri laisinkaan, kuvailee Kotiringin toimitusjohtaja Veli-Pekka Pihlainen.