Kylmäasennusyritys siirtyi digiaikaan – “Hinta pelotti aluksi, mutta nämä maksavat itsensä nopeasti takaisin”

Yrityksen digitalisoiminen tuo yrittäjälle paljon sellaisia hyötyjä, joita ei ilman kokeilua osaa edes ajatella. Jouni ja Joni Anttila pitivät investointia digijärjestelmiin liian kalliina pienelle yritykselleen, mutta huomasivat nopeasti, että ohjelmistot maksavat itsensä nopeasti takaisin.

Cooling Reaction Finland Oy on pirkanmaalainen kylmäasennusyritys, joka palvelee kauppoja ja ravintoloita ympäri Suomea. Yrityksessä työskentelevät sen perustaneet veljekset ja kahdesta kolmeen palkkatyöntekiijää.

He tarjoavat palveluita pienistä kylmävetolaiteasennuksista aina suuriin markettiluokan hiilidioksidijärjestelmiin. Viime vuosina yrityksen liikevaihto on ollut 300 000 – 400 000 euroa vuodessa.

Siirtyminen osakeyhtiöksi ja digitaalisiin järjestelmiin

Yritys toimi alkuun muutaman vuoden toiminimellä, mutta toiminnan kasvettua vaihtoivat he vuoden 2023 alussa yhtiömuodon osakeyhtiöksi. Tämä muutos toi mukanaan myös siirtymisen paperisista työtunneista ja huoltokirjauksista sähköisiin järjestelmiin.

Sopivat ohjelmistot löytyivät tilitoimiston, Mattila Taloushallinto Oy:n suosituksesta. Yrityksen taloushallintoa hoidetaan nyt Netvisorissa ja toiminnanohjausta Entréssä. Entré on kaiken, huolto- ja asennustöitä asiakkaan luona tekevän yrityksen, toiminnan keskiössä.

Sieltä löytyvät asiakkuudet ja sinne kirjataan työt ja työtunnit, joiden pohjalta luodaan laskutus. Netvisorissa hoidetaan puolestaan ostoreskontra ja palkanlaskenta ja sieltä seurataan yrityksen taloutta.

– Aluksi koin sähköisten järjestelmien kustannukset liian suureksi investoinniksi pienelle yrityksellemme. Pian kuitenkin huomasimme, että tehokkuuden ja laskutuksen parantumisen myötä järjestelmät maksavat itsensä nopeasti takaisin, Cooling Reaction Finlandin toimitusjohtaja Jouni Anttila kertoo.

Pian huomasimme, että tehokkuuden ja laskutuksen parantumisen myötä järjestelmät maksavat itsensä nopeasti takaisin

Aikaisemmin kaikki tieto kulki yrityksessä paperilapuilla ja vihkoissa. Se teetätti paljon tuplatyötä, kun Anttila joutui siirtämään työntekijöiden tekemät kirjaukset laskuille ja palkanlaskentaan. Nyt työntekijät kirjaavat tiedot suoraan Entréen, jossa laskut luodaan ja tunnit siirtyvät integraation kautta automaattisesti Netvisoriin palkanlaskentaan.

Yhteistyö tilitoimiston kanssa on helpottunut myös, kun tieto kulkee digitaalisesti järjestelmissä ja tilitoimistolla on sama näkymä tietoon kuin yrittäjällä. Kirjanpitäjän ja palkanlaskijan ei tarvitse odotella kuitteja, laskuja ja tuntitietoja, kun ne näkyvät järjestelmässä heti, kun kirjaukset on työmailla tehty.

– Haluamme tehostaa asiakkaidemme liiketoimintaa digitalisaation kautta ja neuvommekin mielellämme asiakkaitamme siinä. Digitalisaatio tehostaa huomattavasti tilitoimistoasiakkaan kokemaa palvelua, kun kaikki tieto tulee sähköisesti läpi prosessien. Tämä antaa meille mahdollisuuden palvella asiakastamme entistä paremmin ja ajantasaisemmin, kertoo Anttilan tilitoimiston Mattila Taloushallinto Oy:n toimitusjohtaja Sami Mattila.

Yrittäjän arki helpottui

Digitaalisten järjestelmien käyttöönotto on helpottanut merkittävästi yrittäjän arkea. Yksi Anttilan mielestä Netvisorin parhaista toiminnoista on kassavirtaennuste. Se auttaa näkemään tulevat kulut ja tulot, mikä helpottaa huomattavasti talouden suunnittelua.

– Helpottaa tosi paljon, kun ei tarvitse miettiä onko rahaa, vaan sen näkee suoraan järjestelmästä. Pystyy reagoimaan kaikkeen ainakin 2 viikon ennakkoinnilla, Anttila iloitsee.

Yrityksen johtamisessa järjestelmät tukevat työn suunnittelua ja talousraportointia. Ne mahdollistavat myös tehokkaamman resurssien ja työtehtävien hallinnan.

Toinen näppärä palvelu on hänen mielestään eScan, jonka avulla kuitit on helppo kuvata ja tallentaa suoraan Netvisoriin. Helppokäyttöinen mobiilisovellus vähentää paperitöiden määrää ja auttaa pitämään kuitit tallessa.

Vähentää moninkertaisia tsekkauksia ja nopeuttaa kummasti toimintaa

Moni rutiini on muuttanut muotoaan ja nopeutunut. Esimerkiksi ostolaskujen tarkastus, hyväksyntä ja maksaminen on sähköisesti hoidettuna joutuisampaa ja tehokkaampaa. Sen voi halutessaan hoitaa vaikka kauppareissulla, Netvisorin mobiilisovelluksella.

Myyntilaskutuksessa sähköiset järjestelmät ovat tehneet prosessista huomattavasti näppärämmän ja virheettömämmän. Anttila kertoo, että esimerkiksi alv:en kirjautuminen automaattisesti ja asiakaskohtaiset tuntilaskutushinnat helpottavat laskutusta merkittävästi.

– Se on kätevää, kun työ avataan asiakkaalle järjestelmään, niin voi luottaa, että kaikki menee automaattisesti oikein. Käytännössä minä vaan asettelen legopalikoita riviin. Se vähentää moninkertaisia tsekkauksia ja nopeuttaa kummasti toimintaa.

Netvisor ja Entré tuovat tarkkuutta sekä ajan ja rahan säästöä

Jouni Anttilan mukaan työntekijät ovat ottaneet järjestelmät nopeasti osaksi arkeaan. Sähköiset järjestelmät ovat tuoneet myös heille selkeyttä ja tehokkuutta. Sovelluksessa näkyvät työtunnit auttavat heitä seuraamaan työaikaansa ja varmistamaan, että kaikki tunnit tulevat kirjattua.

Yrityksessä, jossa työt tehdään asiakkaan luona ja päivään sisältyy sekä suunniteltuja huoltokeikkoja että hälytyskeikkoja on tärkeää, että tehtävät, käytetyt varaosat, matkakulut ja työtunnit löytyvät samasta järjestelmästä ja sitä voi käyttää näppärän mobiilisovelluksen kautta.

Manuaalinen kirjaaminen ja “harakanvarpaiden” arvailu ovat jääneet historiaan

– Manuaalinen kirjaaminen ja “harakanvarpaiden” arvailu ovat jääneet historiaan, Anttila naurahtaa.

Digitaalinen muutos on tuonut Cooling Reaction Finland Oy:lle merkittävää ajansäästöä ja tehokkuutta. Se on tehnyt arjesta helpompaa ja toiminnasta sujuvampaa. Entrén ja Netvisorin avulla he ovat pystyneet parantamaan palveluidemme laatua ja tehostamaan omaan työtään.

– Pääsimme seuraamaan yrittäjän arkea jo lapsuuden kodissa, kun isällä oli rakennusalan yritys. Silloin näki, mitä se arki on, kun kaiken tekee paperilla, kerää kuitteja ja kuljettaa kirjanpitäjälle. Kyllä nyt pääsee niin paljon helpommalla, kun kaikki on sähköisenä. Tekee elämästä helpompaa, Jouni Anttila kiittelee.

Jos haluat kuulla lisää Netvisorista ja Entréstä, ota meihin yhteyttä >>