Tilitoimistokysely paljastaa: Integraatiot ovat taloushallinnon tehokkuuden selkäranka
Järjestimme viime vuoden lopulla kyselyn, johon vastasi runsaat 500 tilitoimistojen asiantuntijaa. Kysyimme kirjanpitäjiltä ja palkanlaskijoilta mm. heidän arjestaan, ohjelmistojen käytöstä ja turhautumista aiheuttavista teemoista.
Vastaukset kertovat selkeästi yhden asian: tekninen tehokkuus innostaa, mutta se ei synny sattumalta. Sujuvasti toimivilla integraatioilla on työtehokkuudelle erittäin suuri merkitys – 79,9 % vastaajista arvioi merkityksen suureksi tai erittäin suureksi (arvosanat 4–5).
Silti arjessa moni meistä paikkaa järjestelmien välejä käsin: 73 % siirtää tietoa manuaalisesti ohjelmistojen välillä vähintään kerran kuukaudessa.
Tehokkuuden esteet eivät useinkaan ole monimutkaisia. Ne ovat tuttuja: puutteellinen tai vanhanaikainen aineisto, sovittujen sähköisten toimintatapojen kiertäminen sekä ohjelmistojen hitaus tai käytön hankaluus.
Vastapainona onnistumisen tunne syntyy siitä, että asiakas kokee saavansa arvoa ja me opimme itse uutta. Siksi asiakkaan ohjaaminen sähköiseen taloushallintoon ei ole “ylimääräinen projekti”, se on yhteinen investointi parempaan arkeen.
Integraatiot eivät ole lisäominaisuus, ne ovat perusta
Kyselyn selkein viesti kuuluu: integraatiot ratkaisevat. Lähes 80 prosenttia vastaajista piti integraatioiden toimivuutta hyvin tärkeänä työnsä kannalta.
Netvisorin Growth Consultant Mari Laineen mielestä integraatioissa ei ole kyse raskaasta IT-projektista, vaan asiantuntijatyön sujuvuudesta. Kun järjestelmät keskustelevat keskenään, se säästää aikaa, vähentää virheriskiä ja vapauttaa kapasiteettia siihen tärkeimpään – aitoon asiantuntijatyöhön.
“Integraatiot ovat arjen selkäranka. Kun perusta toimii, työ ei ole pelkkää tapahtumien kirjaamista, vaan asiakkaan talouden kokonaisuuden hallintaa ja kehittämistä. Samalla työn mielekkyys kasvaa; koemme, että työ etenee, eikä vain toistu,” Laine pohtii.
Yksi työvaihe on enemmän kuin kuluva minuutti. Meidän on hyvä muistaa, että yksi ylimääräinen työvaihe tarkoittaa usein useampaa tarkistusta, korjausta ja lisäviestiä. Se on ketjureaktio, joka syö asiantuntijan keskittymiskykyä. Kun etenemme askel kerrallaan, integraatiot eivät ole massiivinen kehityshanke, vaan konkreettinen keino helpottaa tätä arkea.
Manuaalityö ei ole pikkuasia, se kasautuu kriittisiin hetkiin
Vaikka integraatioiden merkitys tunnistetaan, manuaalinen työ on sitkeä osa arkea. Vain 4,8 % kertoo, ettei koskaan joudu siirtämään tietoa manuaalisesti ohjelmistojen välillä. 73 % tekee manuaalisiirtoja vähintään kuukausittain ja 37 % vähintään viikoittain.
“Kerran kuussa” ei kuulosta paljolta, mutta me tiedämme, mihin se usein osuu: kuukauden katkoon, alv-raportointiin, palkanmaksuun tai tilinpäätöksen valmisteluun.
Mari Laine muistuttaa, että niin sanottu best-of-breed-ajattelu on nykyaikaa: yritykset haluavat valita parhaan toiminnanohjauksen, parhaan kassajärjestelmän ja parhaan taloushallinnon ohjelmiston.
Integraatiot ovat se näkymätön voima, joka mahdollistaa parhaiden työkalujen käytön ilman tietosiiloja
“Jotta tämä palapeli toimii, tarvitaan integraatioita. Ne ovat se näkymätön voima, joka mahdollistaa parhaiden työkalujen käytön ilman tietosiiloja.”
Ei koodaamista, vaan laadunvarmistusta
Monesti integraatioita karsastetaan turhaan, koska niiden ajatellaan vaativan monimutkaista ohjelmointia. Totuus on kuitenkin toinen: integraatioiden tarjoaminen ei vaadi tilitoimistolta teknistä valveutuneisuutta.
Kyse on ammattitaidosta, jota tilitoimistoissa on hyödynnetty aina. Työ on pohjimmiltaan samaa kuin ennenkin: sen varmistamista, että tieto on saapunut perille oikeassa muodossa reskontraan tai kirjanpitoon.
“Kun tilitoimisto auttaa asiakastaan tässä, se luo samalla itselleen merkittävää lisäarvopalvelua,” Mari Laine muistuttaa.
Lue lisää: Tutkimus: yritykset odottavat tilitoimistoiltaan integraatio-osaamista
Turhautumisen juuret ovat usein tiedon alkulähteellä
Kuormittavimmat tilanteet eivät synny vain järjestelmistä, vaan siitä, miten aineisto tulee tai prosessit eivät toimi kuten pitäisi.
Kyselyn mukaan turhautumista aiheuttavat erityisesti:
- asiakkaan puutteellinen tai paperinen aineisto
- ohjelmistojen hitaus tai käytön vaikeus
- sovittujen sähköisten toimintatapojen kiertäminen
“Paperikuitti ei ole vain ärsyttävä, se siirtää työn takaisin reaktiiviseksi. Kun aineisto tulee myöhässä tai väärässä muodossa, emme johda prosessia, vaan paikkaamme sitä. Se syö aikaa ja keskittymistä,” Laine pohtii.
Siksi asiakkaan sähköinen toimintatapa ei ole mieltymyskysymys. Se on tehokkaan prosessin edellytys ja samalla laadukkaan palvelun perusta.
Onnistumisen tunne syntyy vaikutuksesta
Kyselyyn vastanneiden mukaan työn palkitsevimmat hetket liittyvät vaikutukseen: asiakkaan palaute, vaikean tilanteen ratkaiseminen ja uuden taidon oppiminen.
Kun rutiinit sujuvat, meille jää enemmän tilaa näille hetkille. Tehokkuus ei tarkoita vain nopeutta, se tarkoittaa hallinnan tunnetta ja mahdollisuutta kehittyä.
Kun aineisto liikkuu ajallaan ja järjestelmät keskustelevat keskenään, tehokkuus ei ole tavoite, se on normaali tapa tehdä työtä
Sama näkyy suhtautumisessa asiakkaiden kouluttamiseen. 55,2 % on valmis käyttämään työaikaa koulutukseen, ja 32,2 % on valmis, jos se huomioidaan jollain tavalla. Moni vastaaja kiteyttää ajatuksen osuvasti: hetki koulutukseen maksaa itsensä moninkertaisena takaisin.
Miten kannustamme asiakasta sähköiseen taloushallintoon?
Jotta integraatiot ja sähköinen taloushallinto todella helpottavat arkea, tarvitaan yhteiset pelisäännöt. Kun ohjaat asiakasta, tee näkyväksi nämä kolme asiaa:
Miksi? Kyse ei ole vain byrokratiasta. Ajoissa toimitettu aineisto on edellytys sille, että voimme reagoida asioihin heti. Jos tieto viivästyy, mahdollisuus korjata suuntaa katoaa.
Miten? Yksi selkeä ohje, yksi kanava, yksi aikataulu. Kun prosessi on suoraviivainen, yrittäjän energia säästyy olennaiseen.
Mitä hyötyä? Asiakas on tärkeää saada ymmärtämään erityisesti tämä. Kun data virtaa saumattomasti, me pystymme tarjoamaan näkemystä, jota yrittäjä ei itse näe. Asiakas saa lukuja, jotka ovat juuri hänen toimialallaan kriittisiä, olipa se katteen seurantaa, kassavirran ennustamista tai projektikohtaista kannattavuutta.
Kun asiakas sitoutuu, meidän työmme muuttuu reaktiivisesta ennakoivaksi. Emme vain kirjaa menneitä, vaan nostamme esiin ne luvut, jotka ratkaisevat asiakkaan menestyksen huomenna. Se muuttaa koko työn luonteen: meistä tulee peräpeiliin katselijoiden sijaan asiakkaan strategisia kumppaneita.
Sähköinen taloushallinto on yhteinen sopimus
Kyselyn viesti on selkeä: integraatiot ovat tehokkuuden avain, mutta manuaalityö on yhä arkea. Siksi sähköinen taloushallinto on ennen kaikkea yhteinen sopimus.
“Kun aineisto liikkuu ajallaan ja järjestelmät keskustelevat keskenään, tehokkuus ei ole tavoite, se on normaali tapa tehdä työtä,” Mari Laine muistuttaa.
Kyselyn perusteella taloushallinnon ammattilaiset ovat myös selkeästi yhä halukkaampia nostamaan omaa markkina-arvoaan. Halutaan kehittää omaa ammattitaitoa ja pitää oma osaaminen kilpailukykyisenä. Ja tätä myös kehittyvä teknologia edellyttää. Ei tarvita enää tiedon tallentajia vaan monenlaisia asiantuntijoita ratkomaan asiakkaiden ongelmia ja kehittämään heidän talouttaan.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
