Inhimillisyys on automaation ytimessä sanoo Azetsin kehityspäällikkö Virpi Aalto

Virpi Aalto palkittiin äskettäin yhtenä Netvisorin arvokkaimmista asiantuntijakumppaneista (Most Valued Professional). Juttelimme Azets Insight Oy:n Development Managerin kanssa työstä, intohimosta ja siitä, miksi automaatio on suomalaisen taloushallinnon tulevaisuus – ja nykyisyys.

Kun palkinto koskettaa

”Tää oli niin ihana ja hämmentävä asia”, Virpi Aalto muistelee hetkeä, kun hän sai tiedon Most Valued Professional -palkinnosta.

“Se, että tuli tämmöinen arvostus oman talon ulkopuolelta – se sai ihan liikuttumaan.”

Palkinto ei tullut tyhjästä. Virpi johtaa seitsenhenkistä automaatiotiimiä, joka on neljän vuoden aikana muuttanut radikaalisti tapaa, jolla Azetsilla tehdään taloushallintoa Netvisorilla. Matka ei ole ollut helppo, mutta Virpin mukaan se on ollut sitäkin antoisampi.

Tyhjästä pöydästä menestystarinaksi

Neljä vuotta sitten hän aloitti tyhjältä pöydältä. Hän oli tehnyt uransa aikana muutakin kuin tilitoimistotyötä ja ollut aina uudistusmielinen, joten hän sai haasteekseen automaation kehittämisen Netvisor-asiakkaille.

“Alkuun tiimissä oli minun lisäkseni neljä asiantuntijaaasiantuntijaa, ja automaatioon liittyvät ratkaisut vaativat hyvin tarkkoja perusteluita kirjanpidon asiantuntijoille. Se oli ymmärrettävää, kun tuotiin kirjanpidon tekemiseen uusia asioita. Pikkuhiljaa aloimme yhdessä oppia ja onnistua.”

Netvisorin kanssa yhteistyö on ollut todella hedelmällistä ja on saatu todellisia helmiä aikaiseksi

Suunta on alun haasteiden jälkeen ollut nousujohteinen. Tiimi on lähes tuplaantunut seitsemään henkilöön, automaation piirissä on runsaslukuisesti asiakkaita, ja uusia ideoita syntyy jatkuvasti. 

“Koen olevani onnekas, kun saan tehdä tällaista työtä,” hän summaa.

Virpin mukaan automaation menestys ei synny yksin. 

“Ilman hyvää yhteistyökumppania moni asia jää vain sanoiksi. Esimerkiksi Netvisorin kanssa yhteistyö on ollut todella hedelmällistä ja on saatu todellisia helmiä aikaiseksi,” hän kertoo. 

Automaatio vapauttaa ihmiset loistamaan

Azetsilla automatisointiin on panostettu vahvasti. Virpin tiimi on rakentanut automaatioita, ollut mukana noin 200 asiantuntijan asiakkaiden käyttöönotoissa, tehnyt koulutusvideoita ja -materiaalia sekä ollut jatkuvasti tukena.

“Tämä on ollut tosi antoisa matka,” hän kuvaa.

Virpin mielestä automaatio on tärkeää sekä taloushallinnon asiantuntijoille että asiakkaille, koska sen avulla saadaan rutiininomaiset asiat pois työpöydiltä ja ihmiset täyteen loistoonsa. Automaation ansiosta ihminen pystyy hyödyntämään omaa ammattitaitoaan täysillä.

Vapautuvan ajan lisäksi automaatio tuo monia konkreettisia hyötyjä:

• Reaaliaikaisuus – tieto on käytettävissä heti, ei vasta kuukauden kuluttua
• Laatu – virheet minimoituvat ja ovat jäljitettäviä
• Riskienhallinta – huijauslaskut, tuplalaskut ja väärät summat huomataan ajoissa
• Analytiikka – ”mutulla” johtaminen vähenee, kun dataa on tarjolla strategiseen päätöksentekoon.

“Kun saadaan reaaliaikaisuutta ja analytiikkaa, voidaan katsoa enemmän eteenpäin kuin peruutuspeiliin,” Virpi tiivistää.

Lempeä tie muutokseen

Automaation käyttöönotto ei ole pelkkää teknologiaa, se on ennen kaikkea ihmistyötä. 

“Homma ei toimi, jos joku konsultti tulee ja sanoo: ’Tässä teille on nyt automaatio, se lähti päälle ja heippa!’ Se vaatii, että olet siellä, kerrot, opastat, ohjaat, olet läsnä ja kyselet,” Virpi painottaa.

Azetsilla muutoksessa edetään lempeästi.

“Alussa on ihan suotavaa olla vähän epäileväinen ja tarkistella. Me emme odota, että kirjanpitäjä luottaa alusta alkaen sataprosenttisesti tekoälyyn. Eihän se ole inhimillistä.”

Automaatio on tärkeää sekä taloushallinnon asiantuntijoille että asiakkaille, koska sen avulla saadaan rutiininomaiset asiat pois työpöydiltä ja ihmiset täyteen loistoonsa

Luottamus kasvaa vähitellen, joten pikkuhiljaa tekoälylle annetaan enemmän ja enemmän vastuuta. Mutta vasta sitten, kun on itse nähty ja todistettu, että se toimii.

Suurin este uudistukselle ei ole teknologia vaan varovaisuus, joka on täysin ymmärrettävää.

“Vanhasta poisoppiminen on se iso asia. Ennen jokainen kirjanpitäjä teki työtään omalla tavallaan. Automaatio mahdollistaa sen, että kaikki tekevät samalla tavalla. Tämä standardointi on meille vahvuus. Se mahdollistaa paremman laadun, helpomman tuuraamisen ja tehokkaamman työnteon,” Virpi listaa.

Tulokset puhuvat puolestaan

Automaation hyödyt ovat merkittäviä: esimerkiksi no-touch-laskujen osuus on suuri, ja Azetsilla on havaittu selkeitä parannuksia myös henkilöstön työaikojen hallinnassa.

“Meidän liukumat ovat selvästi pienentyneet. Ennen liukumatunteja kertyi kiirepäivinä ja lomia pystyttiin pitämään 2 viikkoa kerralla. Nyt liukumia syntyy huomattavasti vähemmän ja ihmiset voivat pitää pidempiä lomia. Kunnon kesäloma on iso asia, ja se näkyy heti,” Virpi kertoo ylpeänä.

Nyt liukumia syntyy huomattavasti vähemmän ja ihmiset voi pitää pitkiä lomia. Kunnon kesäloma on iso asia

Myös asiakkaat ovat huomanneet automaation hyödyt ja iloitsevat niistä.

“Yhden ison yhtiön taloushenkilö kertoi, että heidän työnsä ovat vähentyneet merkittävästi. Laskujen kierrot ja kustannuspaikat menevät automaattisesti oikein. Siellä voi olla muutamia laskuja sadoista, joihin täytyy jotain tehdä ja nekin Netvisor nostaa valmiiksi esiin.”

Inhimillisyys on automaation perimmäinen tarkoitus

Paradoksaalisesti automaatio ei vähennä ihmiskontaktia, vaan se mahdollistaa sitä. Asiantuntijalla vapautuu aikaa keskustella asiakkaan kanssa ja nämä keskustelut ovat tärkeitä monellakin tapaa.

“Kaikki yrittäjät haluavat kertoa omasta työstään. Jos kirjanpitäjällä on aikaa kysyä, että miten sinulla menee, miltä tilauskirja näyttää, ja niin edelleen, tuntee asiakas, että hänestä välitetään. Sillä pienellä henkilökohtaisella kontaktilla on valtava merkitys asiakastyytyväisyyteen ja -sitoutuneisuuteen,” Virpi muistuttaa.

Netvisor – enemmän kuin työkalu

Virpin historia Netvisorin kanssa alkoi jo vuonna 2014, kun hän perusti yritystä. 

“Ihastuin ohjelmaan. En voinut uskoa, että se laskee kaiken. Minullahan oli alkuun omat laskelmani, joista seurasin, että meneekö ne alvit oikein ja kun ne meni, minä ihan hurmaannuin,” hän muistelee.

Netvisorin vahvuuksia Virpi listaa useita: helppokäyttöisyys, monipuoliset rajapinnat, erinomainen reskontran hallinta ja kätevä maksutoiminto. Kaikkein tärkeimmäksi hän kuitenkin nostaa Netvisorin rajapintaan liitettävät automaatiomahdollisuudet.

Virpin mielestä Netvisor sopii parhaiten keskisuurille yrityksille, mutta se toimii hyvin myös pienille ja todella suurillekin yrityksille.

“Meillä on esimerkiksi asiakkaita, joilla on noin 4 000 laskua kuukaudessa ja Netvisor toimii heidän tarpeisiinsa aivan loistavasti.”

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.