Kuittiautomaatio mahdollistamassa mielekkäämpää työelämää

Taloushallinnon alan automatisointi on ollut ajankohtainen puheenaihe jo pitkään. Viimeisen kymmenen vuoden aikana alalla onkin otettu isoja harppauksia esimerkiksi pilvipalvelupohjaisiin taloushallinto-ohjelmiin siirryttäessä ja ostolaskujen automaation suhteen. Edelleen on kuitenkin hyvin yleistä, että kirjanpitäjä työtä tehdessään miettii, että eikö tätäkin voisi automatisoida. Yksi eniten harmaita hiuksia aiheuttava asia ovat puuttuvat kuitit ja manuaaliset matkalaskuprosessit.

Tänä päivänä kirjanpitäjä odottaa työltään konsulttimaista työnkuvaa, jossa hän hoitaa taloushallintoa kokonaisvaltaisesti. Kokonaisvaltaisuudelle voi olla haastavaa kuitenkin löytää aikaa, mikäli työpäivät täyttyvät kuittien perään kyselystä tai muusta manuaalisesta työstä.

Oikeat työkalut tuottavat lisäarvoa

Automaatiotyökalujen käytössä on tilitoimistojen välillä suuria eroja. Useimmiten isommat tilitoimistot käyttävät työkaluja tehokkaammin, kun taas osa pienemmistä toimistoista on vielä matkansa alussa. Tämä voi olla myös yksi syy sille, että alan kasvu on nopeinta alan suurissa yrityksissä. Asiakkaat suuntaavat sinne missä kyetään tuottamaan heille eniten lisäarvoa ja työntekijät sinne missä työnteko on mielekkäämpää.

Erityisesti pienempiä tilitoimistoja suositellaankin keskittämään ohjelmistovalintojaan, sen sijaan että käytössä olisi yhtä aikaa käytössä useampia taloushallinto- tai kuittiohjelmistoja. Netvisor onkin valinnut omaan ohjelmistokauppaan Storeen tuotteet, joiden näkevät kehittyvän nopeimmin ja tuottavan asiakkaillemme eniten lisäarvoa.

Ajansäästöä kuittien ja matkalaskujen käsittelystä

Kuittien ja matkalaskujen osalta Netvisorin kylkeen suositellaan Bezalaa. Se vähentää manuaalisia työvaiheita ja on helppo käyttää. Säästyneen ajan voi käyttää asiakkaan monipuolisempaan palvelemiseen. Rajapinta-integraation ansiosta tiedot Netvisorin ja Bezalan välillä uivat automaattisesti, ja myös käyttöönoton voi tehdä helposti Netvisor Storesta.

Asiakas kiinnostuu Bezalasta yleensä helppokäyttöisen mobiilisovelluksen ansiosta. Sen älykäs kuittilomake kykenee lukemaan kuittikuvasta tiedot automaattisesti, eikä niiden lisäämiseen kulu siitä syystä turhaan aikaa. Sovellus ehdottaa kirjanpidon tiliä kuitille historiadatan perusteella ja myös hyväksynnän voi hoitaa helposti puhelimella.

Kirjanpitäjälle suositellaan Bezalan selainversiota. Siellä hän voi tarkistaa työntekijän tai automaation ehdottaman tiliöinnin helposti, kun kulun tiedot ja kuittikuvan saa näkyviin yhteen ja samaan näkymään. Myös ALV-koodit voi asettaa kuiteille jo Bezalassa.

Kun kirjanpitovalmis aineisto siirtyy rajapinnan kautta automaattisesti Netvisoriin, luodaan korvattavista kuluista samalla tilisiirrot työntekijöille ja matkalaskuista tehdään tulorekisteri-ilmoitukset. Bezalaan siirryttäessä onkin luonnollista siirtää koko matkalaskuprosessi palkanlaskennasta kirjanpitoon, kun kilometrikorvaus- ja päivärahalaskennan lisäksi myös tulorekisteriraportointi ja maksatus saadaan automatisoitua.

Isoin ajansäästö kirjanpitäjille tulee mitä luultavammin asiakkaista, joilla on käytössä luottokortteja. Bezalan voi yhdistää suosituimpiin yrityskortteihin, jolloin niin työntekijällä kuin kirjanpitäjällä on aina ajantasainen tieto siitä mitä kuitteja vielä puuttuu kirjanpidosta. Kirjanpitäjälle paras uutinen on se, että puuttuvista kuiteista muistutetaan kortinhaltijaa automaattisesti. Laskukierto nopeutuu huomattavasti, kun kuitit uivat kirjanpitoon jo ennen luottokorttilaskun saapumista.

Hyvät työkalut kohentavat työn mielekkyyttä

Rutiininomaisten työvaiheiden poistuminen kohentaa työn mielekkyyttä. Käyttämällä Bezalaa kirjanpitäjä voi unohtaa puuttuvien kuittien Excel- listaukset, tiliöintiklikkailun ja matkalaskujen manuaaliset tulorekisteri- ilmoitukset. Myös asiakkaat pitävät siitä, kun kadonneiden kuittien määrä vähenee, tietojen kirjaus tehdään ajallaan ja kulujen hyväksyntä sujuu sutjakkaammin.

Bezala on nopeuttanut talousprosessejamme huomattavasti ja tehostanut ajankäyttöä kaikkien työntekijöidemme osalta. Niin laskujen tarkastus kuin maksatus on nykyisin hyvin helppoa ja työntekijämme arvostavat helppoa tapaa toimia.

-Mikko Kivi
Talousjohtaja, Suomen Urheiluliitto