Tutkimus: palkanlaskennan prosesseissa kosolti kehitettävää

Taloustutkimuksen kesällä 2024 toteuttamassa puolueettomassa tutkimuksessa selvisi, että digitaalisen palkkaprosessin alkupää, eli työajanseuranta, yskii vielä yllättävän monessa yrityksessä. Kun prosessia ei ole digitalisoitu alusta loppuun, syntyy helposti virheitä, viivästyksiä ja ylimääräistä manuaalista työtä.

Tässä jutussa Visma Solutions Oy:n Sirpa Turunen ja Sampsa Wulff kertovat, miten palkkaprosesseja voisi suoraviivaistaa ja minkälaisia riskejä tietojen sirpaleisuuteen liittyy.

Palkanlaskennan digitalisointi alusta loppuun edellyttää sähköistä työajanseurantaa

Palkkaprosessin ensimmäinen askel on työajan ja poissaolojen kirjaaminen ja tarkastaminen. Työajanseuranta on yrityksissä lakisääteistä ja pakollista, mutta tutkimuksen mukaan vain noin 31 % yrityksistä hoitaa sen täysin sähköisenä.

–Työaikatiedot voivat kulkea yrityksissä sähköpostissa, tekstiviesteinä, WhatsAppissa tai jopa paperilapuilla. Näistä tehdään manuaalisesti koonti palkanlaskijalle, joka vielä syöttää ne palkanlaskentaan. Tai sitten työaikaseurantaa ei tehdä lainkaan, ja toivotaan, ettei kukaan puutu asiaan, kuvaa Sirpa Turunen.

– Laki ei edellytä, että seuranta tulee tehdä sähköisesti, mutta oma kokemus on osoittanut, että jos sitä ei tehdä sähköisesti johonkin järjestelmään, niin suurella todennäköisyydellä seurantaa ei tehdä lainkaan.

– Moni saattaa ajatella, että ‘eihän näissä minun tunneissani ja lomissani mitään ihmeellistä ole’. Kun työntekijöiden määrä kasvaa, alkavat selviteltävät merkinnät kuitenkin kertautua ja teettää palkanlaskijalla yllättävänkin suuria määriä lisätöitä, Sampsa Wulff täydentää.

Yrittäjän ja palkanlaskijan yhteispeli

Moni yrittäjä saattaa ajatella, että ulkoistettu palkanlaskenta on tilitoimiston vastuulla. Näin ei kuitenkaan ole, vaan vastuu on aina yrityksellä itsellään.

Palkanlaskija hoitaa varsinaisen laskennan, mutta tietojen oikeellisuuden tarkistaminen ja palkkojen hyväksyntä kuuluvat yrityksen prosesseihin. Lisäksi yrityksen tulee huolehtia siitä, että tietojen dokumentointi kestää lähemmänkin tarkastelun.

–Työaikojen, palkkojen sekä matka- ja kulukorvausten dokumentointi täytyy hoitaa asianmukaisesti verottajan vaatimusten mukaan. Kun kaikki nämä asiat on hoidettu oikein, paranee myös palkanlaskennan laatu, virheitä tulee vähemmän ja koko palkanlaskenta on mahdollista hoitaa kustannustehokkaasti, Sirpa Turunen muistuttaa.

–Jos tietoja käsitellään ja siirrellään paperilla, Exceleillä tai vaikkapa sähköpostilla, eivät GDPR-säännökset välttämättä täyty, ja pahimmassa tapauksessa sensitiivinen data saattaa päätyä vääriin käsiin.

Työajanseurannan digitalisoinnin myötä palkka- ja kulukorvausprosessin alkupää olisi paremmin hallussa: työaikatiedot ja kulukorvaukset olisivat tarkistettuina sekä dokumentoituina GDPR:n ja muiden viranomaismääräysten mukaisesti.

Yrittäjä: rohkeasti kohti uudenlaista tekemistä

Uusien toimintamallien tiellä seisoo vanha tuttu muutosvastarinta. Sampsa Wulff kehottaa kuitenkin unohtamaan sen.

–Monessa yrityksessä ajatellaan, että ‘eihän meidän työntekijät ala näitä tietoja sähköisesti kirjaamaan’. Lähes kaikki kuitenkin käyttävät WhatsAppia, Netflixiä ja tekevät isojakin ostoksia mobiililla, joten todennäköisesti myös työajan kirjaaminen ja kulukuittien kuvaaminen sujuisi helposti.

Muutos voi toki tuntua isolta, ja siksi se kannattaakin tehdä askel kerrallaan. Esimerkiksi työajanseurannan digitalisointi on ensimmäinen askel kohti sujuvampaa palkanlaskentaa.

Tilitoimiston kannattaakin rohkaista asiakkaitaan ottamaan nämä askeleet, sillä molemmat osapuolet hyötyvät ja yrityksen kriittinen prosessi sujuvoituu.

– Jos palataan tuntikirjauksiin, on niillä oikeasti valtava, kriittinen rooli yrityksen toiminnassa: työaikatiedot tarvitaan palkanmaksua varten, eivätkä palkat saa myöhästyä, Wulff painottaa.

– Montaa asiaa, kuten kirjanpitoa, voi korjata jälkikäteen, mutta palkat on maksettava kerralla oikein ja ajoissa. Siksi palkkaprosessin alkupäälle olisikin tärkeää antaa sille kuuluva arvo, Sirpa Turunen summaa.

Visma Solutions Oy on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.