Palkkahallinnon automaatio laahaa muuta taloushallintoa jäljessä
Kun tarkastelen taloushallinnon eri osa-alueita, näen selkeän epätasapainon. Ostoreskontrassa ja kirjanpidossa automaatio on jo arkipäivää, ja tekoälyä hyödynnetään yhä rohkeammin. Sen sijaan palkkahallinnossa tehdään edelleen paljon manuaalista työtä, ja tieto liikkuu paikoin jopa paperilla. Olen usein pysähtynyt kysymään: miksi juuri palkkahallinto kehittyy hitaammin kuin muu taloushallinto?
Teknologia ei ole este – rakenteet ovat
Uskon vahvasti, että palkanlaskenta voitaisiin automatisoida lähes kokonaan. Palkanlaskentaa ohjaavat selkeät säännöt ja lainalaisuudet: työehtosopimukset, lainsäädäntö, vakuutukset ja yrityskohtaiset käytännöt. Nämä eivät ole sattumanvaraisia, vaan loogisia kokonaisuuksia, jotka voidaan opettaa järjestelmille. Teknologian näkökulmasta esteitä ei oikeastaan ole.
Olen huomannut, että varsinainen pullonkaula ei ole itse palkanlaskenta. Haaste syntyy jo ennen sitä. Kaikki palkanlaskentaan vaikuttavat tiedot, kuten tuntikirjaukset, poissaolot, lisät ja lomat, pitäisi saada järjestelmiin rakenteisessa, sähköisessä muodossa. Jos tieto syntyy hajanaisissa järjestelmissä, sähköposteissa tai pahimmillaan paperilla, automaatio ei pääse kunnolla vauhtiin.
Prosessin loppupäässä olemme jo pitkällä. Tulorekisteri-ilmoitukset, lomapalkkojen laskenta ja monet tarkistukset hoituvat pitkälti automaattisesti. Silti kokonaisuus ontuu, jos lähtötiedot eivät ole digitaalisia ja laadukkaita.
Tekoäly tuo uuden ulottuvuuden johtamiseen
Näen tekoälyssä ja automaatiossa valtavan mahdollisuuden, kunhan perusdata saadaan kuntoon. Kun järjestelmällä on käytössään ajantasainen ja luotettava tieto, se voi tehdä paljon muutakin kuin laskea palkkoja.
Se voi esimerkiksi tunnistaa poikkeamia ja nostaa ne esiin lähes reaaliajassa. Jos sairauspoissaolot tai ylityöt alkavat kasvaa tietyssä yksikössä, järjestelmä voisi ilmoittaa siitä johdolle heti. Tällainen tieto tukee johtamista ja auttaa tekemään parempia päätöksiä ajoissa, ei vasta kuukausien päästä raportteja selatessa.
Uskon, että palkkahallinto voi tulevaisuudessa toimia aktiivisena liiketoiminnan johtamisen apurina, tiedontuottajana, ei vain hallinnollisena taustaprosessina.
Palkka on herkkä asia
On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että palkkahallinto käsittelee hyvin herkkää tietoa. Palkka on jokaiselle henkilökohtainen ja tunteita herättävä asia. Jos kirjanpidossa tulee virhe, se on yleensä korjattavissa ilman suurta draamaa. Palkanlaskennassa tilanne on toinen.
Pienikin virhe voi aiheuttaa huolta, turhautumista ja epäluottamusta. Olen huomannut, että tämä inhimillinen näkökulma vaikuttaa vahvasti siihen, miten automaatioon suhtaudutaan. Koneeseen luottaminen tuntuu monesta vaikeammalta, kun kyse on omasta toimeentulosta.
Palkanlaskennan selkeät säännöt tekevät kokonaisuudesta juuri sopivan automaatiolle
Lisäksi palkanlaskentaa pidetään usein poikkeuksellisen monimutkaisena. Lainsäädäntö, työehtosopimukset, paikalliset sopimukset ja erilaiset vakuutukset muodostavat verkoston, joka saattaa tuntua liian haastavalta automatisoitavaksi. Itse ajattelen kuitenkin toisin. Juuri selkeät säännöt tekevät kokonaisuudesta sopivan automaatiolle, kunhan ne mallinnetaan oikein.
Kehitys etenee askel kerrallaan
En usko, että luottamus syntyy yhdellä suurella loikalla. Ei ole realistista, että kaikki monimutkaisimmat tapaukset automatisoitaisiin kerralla. Sen sijaan meidän kannattaa edetä vaiheittain.
Aloitetaan yksinkertaisimmista tilanteista, kuten kiinteää kuukausipalkkaa saavista työntekijöistä. Kun järjestelmä osoittaa toimivuutensa ja käyttäjät näkevät, että palkat tulevat oikein ja ajallaan, luottamus kasvaa. Sen jälkeen automaatiota voidaan laajentaa vaativampiin kokonaisuuksiin.
Näen tämän luontevana tapana rakentaa sekä teknistä että psykologista valmiutta muutokseen.
Henkilöstökulujen ennustettavuus on suuri mahdollisuus yrityksille
Olen vakuuttunut siitä, että palkkahallinnon automaatiossa piilee yksi suurimmista hyödyntämättömistä mahdollisuuksista suomalaisissa yrityksissä. Monessa organisaatiossa henkilöstökulut ovat suurin yksittäinen menoerä. Silti palkkasumman ennustaminen tehdään usein karkealla tasolla.
Kun data on ajantasaista ja järjestelmät keskustelevat keskenään, voimme ennakoida palkkakustannuksia pitkälle tulevaisuuteen
Kun data on ajantasaista ja järjestelmät keskustelevat keskenään, voimme ennakoida palkkakustannuksia pitkälle tulevaisuuteen. Näin vältymme ikäviltä yllätyksiltä, kuten tilanteilta, joissa esimerkiksi lomarahojen maksaminen yllättää kassavirran kannalta hankalalla hetkellä.
Kun palkkadata on kunnossa, johtaminen helpottuu merkittävästi. Investointien suunnittelu, rekrytointipäätökset ja kassanhallinta perustuvat silloin faktaan, eivät arvioihin.
Hyödyt näkyvät myös työntekijälle
Automaatio ei tarkoita kasvotonta järjestelmää, vaan parempaa palvelua. Palkka maksetaan varmasti ajallaan ja oikein. Lisäksi työntekijä voi seurata omia tietojaan reaaliaikaisesti: kuinka paljon lomaa on kertynyt, paljonko sairauspoissaoloja on käytetty tai pitäisikö veroprosenttia tarkistaa.
Läpinäkyvyys lisää luottamusta, ja se on palkkahallinnossa kaiken perusta.
Tarvitsemme yhteisen suunnanmuutoksen
Uskon, että palkkahallinnon kehittäminen ei ole vain yhden ohjelmistotalon tai yksittäisen yrityksen asia. Se vaatii yhteistyötä: työnantajia, työntekijöitä, ohjelmistotoimittajia, tilitoimistoja, asiantuntijoita ja ennen kaikkea palkanlaskijoita.
Potentiaali on valtava. Teknologia on jo olemassa. Nyt tarvitaan rohkeutta, pitkäjänteisyyttä ja halua rakentaa luottamusta askel kerrallaan. Kun onnistumme siinä, palkkahallinto ei enää laahaa jäljessä, vaan voi nousta koko taloushallinnon suunnannäyttäjäksi.
Sirpa Turunen toimii Netvisor Palkkojen tuotejohtajana. Sirpalla on takanaan yli 20 vuoden kokemus taloushallintoalasta ja tilitoimistomarkkinasta. Sirpan mielestä kaikki taloushallinnon rutiinityöt ovat automatisoitavissa.
