Miten tekoäly auttaa tilitoimiston asiantuntijatyössä?
Taloushallinnon alalla on jo otettu merkittäviä askeleita eteenpäin digitalisaation myötä, ja tekoäly tilitoimistossa tarjoaa loistavia uusia mahdollisuuksia yrittäjille. Tilitoimistoyrittäjän haaveet laadun ja tehokkuuden parantamisesta ovat täysin mahdollisia tekoälyn hoitaessa rutiinitehtävät korkemmalla tarkkuuden ja nopeuden tasolla.
Useat tilitoimistot käyttävät jo taloushallinto-ohjelmistojen ja erilaisten automaatioalustojen tarjoamaa tekoälyä hyödykseen esimerkiksi ostolaskujen käsittelyssä ja tiliöinneissä. Mahdollisuudet ovat kuitenkin paljon tätä laajemmat, jos tekoäly otetaan mukaan myös asiantuntijatyöhön ja vaikeampien tai poikkeuksellisten tilanteiden selvittelyyn.
Tämä artikkeli esittelee muutamia esimerkkejä siitä, kuinka tekoälyä voidaan jo nyt hyödyntää tilitoimistojen arjessa ja mitä tulee ottaa huomioon teknologian käyttöönottamisessa.
Tekoäly tilitoimistossa – ei korvaaja vaan täydentäjä
Aloitetaan selventämällä, että tekoäly ei ole korvaamassa asiantuntevaa kirjanpitäjää, varsinkaan, kun käsitellään moniulotteisia lainsäädännöllisiä kysymyksiä ja tulkintoja.
Lakisääteisten vaatimusten noudattaminen ja niiden käytännön soveltaminen asiakkaiden yksilöllisiin tarpeisiin ovat edelleen ihmisen työtä, jossa arviointikyky ja tilannekohtainen harkinta ovat avainasemassa.
Kuitenkin tekoäly voi toimia tehokkaasti apurin roolissa, esimerkiksi hakemalla tietoa nopeasti eri lähteistä tai ehdottamalla käsittelytapoja tiettyjen talouden tapahtumien osalta.
Käytännön esimerkkejä tekoälyn hyödyntämisestä
Tekoäly on ihmistä tehokkaampi esimerkiksi isojen tietomassojen läpikäymisessä. Jos suuresta tietomäärästä täytyy tehdä yhteenvetoja, löytää päivämääriä tai vaikka erotella tietoja taloushallintojärjestelmän kenttiin, on tekoäly oiva apuri.
Se on todella hyvä tunnistamaan dataa myös skannatusta materiaalista, niin kuvista kuin tekstistä, ja kääntämään tämän eri muotoon tarpeen mukaan. Vaikka ostolaskujen skannausta on tehty jo pitkään, ovat viimeaikaiset edistysaskeleet mahdollistaneet entistä luotettavamman tietojen käsittelyn kustannustehokkaasti.
Tekoäly myös analysoi tietoa tehokkaasti. Asiakaskommunikaatio helpottuu, kun voit esimerkiksi verrata yrityksen dataa toimialan ilmiöihin samalla, kun tuotat raportin. Voit tarjota asiakkaalle syvällisempää ymmärrystä nopeammin.
Tekoäly voi toimia avustajana hankalampien erikoistapausten selvittelyssä
Tekoäly voi toimia avustajana myös hankalampien erikoistapausten selvittelyssä. Testasimme muutamia esimerkkejä käytännössä:
1. Lahjakorttien käsittely: Tekoäly voi auttaa tekemään kirjanpitokäsittelyt oikein, kuten lahjakorttivelkojen ja -tulojen kirjaamisen. Tekoäly voi auttaa esimerkiksi tunnistamaan, mitä tapahtuu, kun lahjakortit myydään tai käytetään, sekä miten erääntyneiden lahjakorttien käsittely tulee hoitaa.
2. Kuitin analysointi ja tiliöinti: Tekoäly voi analysoida skannattuja kuitteja ja auttaa erottamaan esimerkiksi edustuskulut kokouskuluista, kunhan sille annetaan riittävästi lisätietoja, kuten osallistujalista ja tilaisuuden tarkoitus. Se kertoo myös, mistä tiedot voi tarkistaa.
3. Erikoistatapaukset: Tekoälyn avulla voit etsiä neuvoja esimerkiksi kiperiin kiinteistö- ja arvonlisäverotukseen liittyviin kysymyksiin. Sen avulla löydät helpommin vastauksia esimerkiksi siirrettävän kiinteistön verokäsittelyyn.
Tekoälyn käytön hyödyt ja rajoitteet
Tekoäly tuottaa lisäarvoa erityisesti silloin, kun se pääsee käsiksi oikeisiin lähdeaineistoihin. Oikein integroituna se voi merkittävästi parantaa tietojen etsimisen tehokkuutta ja tarkkuutta.
Tekoälyn tulisi kuitenkin toimia vain täydentävänä työkaluna, ei itsenäisenä päätöksentekijänä. Tulosten tarkkuus ja relevanssi paranevat, kun tekoälylle tarjotaan laadukkaita ohjeita ja tietokokonaisuuksia.
On tärkeää muistaa, että tilitoimiston asiantuntijoiden on edelleen tarkastettava tekoälyn tarjoamat vastaukset varmistaakseen niiden paikkansapitävyyden ja sovellettavuuden tiettyyn asiayhteyteen. Tekoäly ei ole erehtymätön.
Uskalla kokeilla, mutta huomioi tietosuoja
Kannustamme rohkeasti kokeilemaan useita tekoälysovelluksia liiketoiminnan tueksi. Muista kuitenkin tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja liikesalaisuuksien säilyminen. Kun syötät tietoja julkisille tekoälyalustoille, älä käytä asiakkaiden henkilötietoja, yksityiskohtaisia tietoja asiakasyrityksen taloudesta tai muuta arkaluonteista dataa.
Yhteenvetona voi sanoa, että tekoäly tuo merkittävää arvoa taloushallinnon ammattilaisten arkeen jo tänään, ja tulevaisuudessa sen rooli vain kasvaa esimerkiksi tarkastustehtävien tukena.
Tekoäly ei tule korvaamaan ammattitaitoista kirjanpitäjää, mutta se toimii erinomaisena apuna ajansäästössä ja tiedonhaun tehostamisessa. Näin kirjanpitäjällä jää enemmän tilaa keskittyä liiketoiminnan kasvumahdollisuuksiin ja asiakaspalvelun korkeaan laatuun.
Jarmo Annala on Netvisorin tuotepäällikkö. Jarmo vastaa Netvisorin tuotekehityksen priorisoinnin painopisteistä.
