Kansainväliset maksut kuriin: näin pk-yritys voi välttää piilokulut ja säästää jopa 3 000 € vuodessa

Kansainvälistyvä pk-yritys kohtaa usein tilanteen, jossa ulkomaanmaksut kasvattavat kuluja enemmän kuin osattiin odottaa. Maksujen todellista hintaa on vaikea ennakoida, käsittely saattaa venyä ja kirjanpitoon kertyy selvitystyötä.

Samoja haasteita kohtaavat lähes kaikki yritykset, jotka tekevät maksuja euroalueen ulkopuolelle. Hyvä uutinen on, että kulut ja työmäärä ovat usein hallittavissa, kun ymmärtää maksujen rakenteen ja optimoinnin mahdollisuudet.

Miten kansainväliset maksut oikeasti toimivat?

Kun maksu lähetetään toiseen valuuttaan, se kulkee SWIFT-verkon kautta. SWIFT itsessään on viestinvälitysjärjestelmä, mutta todellinen siirto tapahtuu pankkien välityksellä. Usein maksulla on useita kirjeenvaihtajapankkeja, jotka välittävät maksun eteenpäin.

Tämä tarkoittaa pk-yritykselle:

• käsittelyaika voi vaihdella minuuteista päiviin
  
• jokainen välikäsi saattaa veloittaa oman palkkionsa
  
• maksun lopullinen kulu ei aina ole tiedossa etukäteen
  

Lisäksi maiden erilaiset pankkikäytännöt voivat viivästyttää maksua, jos jokin tieto puuttuu tai on eri formaatissa kuin kotimaisissa maksutavoissa.

Mistä ulkomaanmaksujen todelliset kustannukset syntyvät?

Kansainvälisten maksujen kulurakenne koostuu yleensä kolmesta tekijästä. Nämä kulut ovat pk-yritysten kokemusten mukaan usein hankalasti hahmotettavia.

1. Valuutanvaihdon marginaali

Valuutanvaihtokulu on merkittävä tekijä, koska se lasketaan koko maksun summasta. Monilla pankeilla marginaali on vähintään 2 % ja se muodostaa usein suurimman säästöpotentiaalin.

2. Maksun välityskulut

Kirjeenvaihtajapankkien kustannukset voivat vaihdella huomattavasti. Maksu voi kulkea useiden pankkien kautta, jolloin lopullista kulua on vaikea tietää etukäteen. Joissakin maksuketjuissa peritään kuluja sekä lähettäjältä että vastaanottajalta.

3. Kirjanpidon manuaalinen työ

Kun ulkomaanmaksu muuttuu matkalla valuutasta toiseen tai välityskuluja vähennetään automaattisesti, tiliote ei aina täsmää laskuun. Kirjanpitäjän on tällöin käytettävä aikaa erotusten selvittämiseen, mikä lisää työmäärää ja kustannuksia.

Hoida ulkomaanmaksut kuin paikallinen – näin helpotat arkea

Pk-yrityksen näkökulmasta kulujen hallinta helpottuu merkittävästi, kun maksuprosessista poistetaan turhat välikädet ja epäselvät vaiheet.

Muutama perusperiaate auttaa:

• Välikäsien vähentäminen: Suorempi maksuketju tuo ennakoitavuutta ja laskee hintaa.
  

• Läpinäkyvyys maksun etenemisestä: Tieto siitä, missä vaiheessa maksu kulkee, helpottaa kassavirran hallintaa.

Vertaa ulkomaanmaksujen hinnat ennen valintaa

Pankkien ja maksupalveluiden välillä on selkeitä eroja. Yrityksen kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat:

• mikä on valuutanvaihtomarginaali (%)
  
• kuinka monta ilmaista tai kiinteähintaista SWIFT-maksua sisältyy palveluun
  
• mitä valuuttoja voi lähettää ja vastaanottaa
  
• millainen on maksujen käsittelyaika tyypillisesti
  

Kun nämä tiedot ovat selvillä, yrityksen ei tarvitse joka kerta tehdä erillistä vertailua, vaan ulkomaanmaksut voi hoitaa rutinoidusti ja ennakoitavasti.

Säästöesimerkkejä: pienet marginaalit, suuret vaikutukset

Pienetkin erot valuutanvaihdon marginaalissa kertautuvat merkittäviksi vuositasolla.

Esimerkki 1: Säästö noin 1 200 € vuodessa
Jos yritys tekee valuuttamaksuja 5 000 €/kk ja valuutanvaihtomarginaali pienenee 1–2 prosenttiyksikköä, vuosittainen säästö on noin 600–1 200 €.

Esimerkki 2: Säästö jopa 3 000 € vuodessa
150 000 € vuosittaisella maksuliikenteellä marginaalieron vaikutus on 1 500–3 000 €.

Tehokas taloushallinto helpottaa myös kansainvälistä maksuliikennettä

Monet taloushallintojärjestelmät on alun perin suunniteltu kotimaan maksamiseen. Kun yritys toimii myös kansainvälisesti, maksut ja kirjanpito voivat päätyä hajautumaan usealle eri alustalle.

Tämä tuo mukanaan tuttuja haasteita:

• manuaaliset työvaiheet lisääntyvät
  
• reaaliaikainen näkymä maksuihin ja kuluihin heikkenee
  
• maksujen todellisia kustannuksia voi olla vaikea hahmottaa
  

Yrityksen kannattaakin valita taloushallinnon ratkaisu, jossa kansainvälinen maksuliikenne toimii sujuvasti. Kun maksut ja kirjanpito ovat saman prosessin alla, sekä kulut että työmäärä pysyvät hallinnassa.

Yhteinen ratkaisu: Holvi + Netvisor

Kun yritys haluaa yhdistää edulliset kansainväliset maksut ja sujuvan taloushallinnon, yksi toimiva vaihtoehto on käyttää maksuliikenteeseen erikoistunutta yritystiliä yhdessä taloushallinnon järjestelmän kanssa.

Holvin yritystili ja Netvisorin taloushallinto-ohjelmisto muodostavat esimerkin tällaisesta kokonaisuudesta:

• Holvin kautta ulkomaanmaksut hoituvat läpinäkyvästi ja edullisella marginaalilla (1 % valuutanvaihto).
  
• Netvisoriin yhdistettynä tiliotteet ja maksut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, mikä vähentää manuaalista selvittelyä.
  
• Netvisorin kautta avattuna Holvi Business -tilin hinta on 25 €/kk, ja tili sisältää mm. 5 ilmaista SWIFT-maksua kuukaudessa.
  

Yritys voi avata Holvi-tilin myös pelkästään ulkomaanmaksuja varten ja käyttää sitä olemassa olevan päätilin rinnalla.

Katso demo: Näin teet ulkomaanmaksun helposti Netvisorissa Holvi-tililtä.

Haluatko jatkaa keskustelua kansainvälisistä maksuista?

Jos haluat sparrailla kansainvälisten maksujen ja prosessien kehittämisen parissa, Netvisorin Sales Manager Petri Tiilikainen auttaa mielellään. 

Voit olla yhteydessä esimerkiksi silloin, kun:

• mietit, miten Netvisorin ja Holvin yhdistelmä sopisi teidän tarpeisiinne
  
• haluat tietää, miten muut pk-yritykset ovat tehostaneet prosessejaan
  
• haluat arvioida kv-maksuliikenteen säästöpotentiaalia

Petri Tiilikainen
Sales Manager
050 469 8870

Visma Solutions Oy on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.