Strategian eläminen todeksi

Meillä on taipumus ylisuunnitella ja alitoteuttaa strategiaa. Tutkimustemme mukaan suomalaisista kasvuyritysten johtajista vain joka neljäs on sitä mieltä, että hänen omassa organisaatiossaan on riittävä kyvykkyys strategian toimeenpanoon, vaikka strategiset painopisteet tai kärkihankkeet sinänsä hyvin tunnistetaankin.

Toimeenpanon teemasta saattaa muodostua vaikeasti lähestyttävä kuin huomaamatta, onhan usein käytetty strategian jalkauttaminen jo terminä etäännyttävä. Mukaansa tempaavampaa voi olla puhua vaikka strategian todeksi elämisestä.

Mutta olipa terminologia mikä tahansa, strategian toimeenpano on prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja sitkeää toteutusta. Tässä blogissa koetan tarjota näkökulmia ja työkaluja siihen, että strategiasta saadaan aidosti läpi organisaation mukana kulkeva päivittäinen työkaveri. Strategiatyötä tehtäessä olisikin hyvä ajatella, että strategia on kieliopillisesti substantiivi, mutta oikeasti se on teonsana.

Strategia on kieliopillisesti substantiivi, mutta oikeasti se on teonsana

Käytössä oleva strategiaprosessi ei suoraan vaikuta toimeenpanon onnistumiseen. Avainasemassa on yhdessä tekeminen. Usein käytetty sanonta ”jos voi käsittää, ei tarvitse jalkauttaa” kuvaa tilannetta hyvin: kun strateginen suunta on alusta asti yhdessä haettu, alkaa toteuttaminen vetämään puoleensa kuin itsestään. Riittävän simppeli prosessi kuitenkin mahdollistaa sen, että koko organisaation kanssa käytävä dialogi on mahdollisimman helppoa.

Säästä 25% energiasta toteutusvaiheeseen

Strategian laadinta voidaan jakaa neljään vaiheeseen. Suosittelen, että jokaisessa vaiheessa ainakin viivähdetään, riippuen oman strategiatyön vaiheesta ja kypsyysasteesta. Samalla mahdollistuu mahdollisimman monien aivojen mukaan
ottaminen.
 
Ymmärrys: Prosessin aluksi tarkastellaan nykytilaa ja vastataan kysymykseen, miksi meillä menee juuri niin kuin meillä menee. Kysymyksen äärelle on luontevaa kutsua koko organisaatio. Tärkeää on mennä ensimmäisten ja
ilmeisimpien vastausten taakse ja pohtia omaa menestystä – hyvää tai huonoa – juurisyitä myöten.

Näkemys: Kun ymmärrys on selvä, katsotaan kohti tulevaa: mihin tulevaisuuden kilpailuun ja toimintaympäristöön olemme tätä yritystä valmentamassa. Maailmassa on paljon eri muutosvoimia, joista toiset ovat kannaltamme merkityksellisempiä kuin toiset. Nämä merkitykselliset pitäisi pystyä tunnistamaan ja pohtimaan, mitä ne tarkoittavat juuri meille. Ymmärrys- ja Näkemys -vaiheet yhteen vetävä lista strategisista olettamuksista on jälleen
oivallinen paikka yhteiselle dialogille.

Valinnat: Kun strategiset olettamukset ovat kirkkaat, alkavat varsinaiset valinnat hiipiä kulman taakse kuin huomaamatta. Usein ne liittyvät tarjoomaan, asiakaskohderyhmiin, tapaan asemoitua markkinassa ja siihen, miten jatkossa tuotamme kilpailuetua valitsemillemme asiakkaille.

Toteutus: Valinnat kannattaa vielä muotoilla selkeiksi ja johdettaviksi kokonaisuuksiksi, joiden johtamisessa esimerkiksi Must-Win-Battle tai OKR-malli voivat olla tukena. Tärkeää on pohtia looginen ajatuspolku alkuvaiheen
yläpilvestä konkretiaan: mitä organisaatiomme matit, liisat ja muut henkilöt tekevät konkreettisesti eri tavalla jo ensi maanantaina, jotta elintärkeiksi tunnistamamme hankkeet aidosti etenevät arjessa.

Tyypillistä on, että edellä kuvatuista vaiheista kolme ensimmäistä saadaan aika systemaattisesti vietyä läpi, mutta puhti loppuu toteutukseen tultaessa. Olisikin tärkeää säästää strategiaprosessiin varatusta energiasta ja aivovoimasta vähintään 25% sen pohtimiseen, miten tunnistetut muutostarpeet aidosti muuttuvat konkreettiseksi käytännön tekemiseksi.

Konkretiaa strategian jalkauttamiseen

Kun käytännön tasolle päästään, on strategian jalkauttamisen keskiössä usein varsin arkiselta kuulostava asia: projektinhallinta. Tärkein asia toteutuksen onnistumisessa onkin toimenpiteiden, aikataulujen ja erityisesti vastuuhenkilön päättäminen. Useimmiten projektin eteneminen ja onnistuminen ovat kiinni sen vetäjän projektinhallintataidoista ja sinnikkyydestä.
 
Tärkeää on pitää katse olennaisessa ja luoda tunnetta etenemisestä. Liian usein näkee sitä, että vaikka organisaation muutosmatkan kannalta elintärkeiden asioiden tunnistamiseen on käytetty valtavasti aivovoimaa, ajavat arjen tulipalot tunnistettujen kehityshankkeiden ohi.

70% projektien eteen tehdystä työstä tapahtuu 24 tuntia ennen projektipalaveria ja 24 tuntia sen jälkeen

Sinnikkyyden ja sitkeyden tueksi kannattaakin pitää raportointifrekvenssi riittävän tiheänä. Eri tutkimusten mukaan 70% projektien eteen tehdystä työstä tapahtuu 24 tuntia ennen projektipalaveria ja 24 tuntia sen jälkeen. Raportointifrekvenssillä on siis merkitystä.

Kärjistäen: jos joulun alla sovimme, että projektiin palataan juhannuksena, se tosiasiassa alkaa edistyä vasta juhannusviikolla.

Strategian selkeys ja ajantasaisuus tärkeää

Meillä ihmisillä on usein tapana puhua ympäripyöreästi ja epämääräisillä termeillä silloin, kun emme ole ihan varmoja sanomastamme. Sama pätee strategiaan. Selkeällä ja yksinkertaisella kielellä sanallistettu strategia huokuu itsevarmuutta. Siitä on kaikkien helpompi viestiä sidosryhmille, se ymmärretään paremmin ja sen tavoitteet on helpompi omaksua omaan arkeen.

Parhaimmillaan strategia on:

Ymmärrettävä: Puhutaan suomea, ei mitään konsulttijargonia tai hammaslääkärikieltä

Johdonmukainen: Strategiassa on tunnistettavissa selkeä punainen lanka ja narratiivi

Yhteisesti omistettu: Parhaiten kokemus yhteisestä omistajuudesta toteutuu sen kautta, että olemme itse saaneet olla sitä tekemässä

Innostava ja sitouttava: Jokainen organisaatiossa löytää oman paikkansa ja työnsä merkityksen strategiasta

Strategian luonti henkilöstön ajattelua laajasti hyödyntäen voi tehdä prosessista raskaamman, mutta sen on usein järkevä investointi tulevaisuuteen. Prosessin myötä organisaatioon syntyy strategista ajattelua, joka osaltaan varmistaa sen, että strategiaa uskalletaan ja osataan myös haastaa.

Strategia on aina vain ehdollisesti voimassa, sillä valintojen pohjaksi tehtyjä strategisia olettamuksia pitää tarkastella kriittisesti koko ajan. Parhaiten tämä onnistuu, kun siihen on lupa ja valmiudet ihan kaikilla. Näin strategiasta tulee ketterä menestyksen kulmakivi.