Kustannustietoisuus luo pohjan kannattavuudelle

Kustannusten suunnitelmallinen hallinta on menestyvän yrityksen tärkeimpiä työkaluja. Menestyäksesi yrityksesi on tuotettava enemmän kuin toiminnan ylläpitämiseen kuluu, ja kulujen seuranta on vähintään yhtä tärkeää kuin tulojen hankkiminen.

Tyypillisessä suomalaisessa pk-yrityksessä kustannustietoisuus on yhden tai kahden ihmisen käsissä, eikä tieto ole välttämättä tarkkaa. Nykyaikaisessa kustannustietoisessa yrityksessä jokainen henkilökunnan jäsen tietää, mihin rahaa kuluu.

Tunnetko kaikki kustannuksesi?

Kustannustietoisuus tarkoittaa, että tiedät, mitä toimintasi maksaa ja mitä palvelun tai tuotteen tuottaminen maksaa. Kun tiedät kulusi, pystyt arvioimaan kannattavan myyntihinnan.

Kannattavan bisneksen kivijalka on reaaliaikainen tieto tuloista ja menoista. Ilman tarkkaa tietoa säästät helposti väärästä paikasta, kun taas reaaliaikaisen tiedon avulla näet investointiesi toimivuuden ja pystyt reagoimaan nopeasti muutostarpeisiin.

Kustannustietoisena yrittäjänä katsot omia toimintojasi kriittisesti ja pohdit, kannattaako jokin tehdä itse vai ostaa ulkopuolelta. Järjestelmien avulla kohdistat kulut huomattavasti helpommin aiheuttamisperiaatteen mukaan – voit laskea kannattavuutta lähes mille tahansa kohteelle: projekteille, henkilöille, toimitiloille ja niin edelleen.

Kustannuksia syntyy monesta suunnasta

Yrityksessäsi kuluja syntyy monesta eri lähteestä: palkoista, hankinnoista, logistiikasta, myynnistä ja markkinoinnista. Näiden lisäksi on sivu- ja piilokustannuksia, joita on vaikea havaita.

Aalto-yliopiston laskentatoimen professori Teemu Malmi korostaa, ettei budjettia laatiessa kannata olla naiivi:

– Yrityksen budjettia laatiessa kannattaa olla realisti. On hyvä laatia budjetit todennäköisen lopputuloksen lisäksi myös sekä parhaan että pahimman mahdollisen lopputuloksen mukaan. Muuttuviin tilanteisiin pystyy reagoimaan paremmin, kun on miettinyt jo etukäteen, mitä riskejä on olemassa, Malmi sanoo.

Epäsäännölliset maksuajat tuovat seurantaan omat haasteensa, sillä monet veroluonteiset maksut lankeavat neljännesvuosittain tai kerran vuodessa.

Näin seuraat kustannuksia tehokkaasti

Tyypillinen tapa seurata kustannuksia on tuloslaskelmarunko. Pienessä yrityksessä kassavirtaraportti on erityisen hyödyllinen, sillä siitä näet rahan tulon ja menojen ajoituksen.

Malmin mukaan lähtökohta on yksinkertainen:

– Täytyy määrittää tuotteiden tai palveluiden tuottamisen kustannus. Sitten mietitään, paljonko myyntiä tarvitaan kattamaan nämä kustannukset, Malmi selittää.

Kustannusten hallinta helpottuu, kun ymmärrämme, mikä tuottaa voittoa ja mikä aiheuttaa kustannuksia ja ongelmia. Kustannusten hallinnointi ja kannattavuuden johtaminen puuttumalla kustannuksiin edellyttävät, että tiedämme mikä toiminto tuottaa parhaiten ja mikä aiheuttaa eniten kustannuksia.

Silloin pystymme myös tekemään päätöksiä; muuttamaan hinnoittelua tai maksuehtoja ja suuntaamaan toimintaa kannattavampiin toimintoihin.

Hinnoittelu ja asiakaskannattavuus ratkaisevat

Johtamisen näkökulmasta tärkeintä kannattavuus- ja kustannustietoisuudessa on ennakoitavuus ja nopea reagointikyky. Kun päätöksentekosi perustuu faktatietoon, tulevaisuuden suunnittelu muuttuu hallitummaksi. Voit laskea etukäteen, miten esimerkiksi kolmen prosentin TES-palkankorotus vaikuttaa kannattavuuteesi ja paljonko sinun pitää nostaa tuotteidesi hintaa.

Hinnoittelu on kannattavuuden keskeinen tekijä, eikä mutu-tunteeseen kannata luottaa: välilliset kustannukset on aina otettava huomioon.

Kaiken keskiössä on asiakaskannattavuus. Sinun pitää tietää tarkalleen, paljonko rahaa olet käyttänyt asiakkaaseen suhteessa saatuun korvaukseen. Prosessi lähtee liikkeelle omakustannushinnan laskemisesta kaikkine välillisine kuluineen. Kun vähennät tämän asiakkaalta veloitettavasta hinnasta, saat kokonaiskatteen. Tärkeintä ei ole pelkkä kokonaishinta, vaan sen taustalla vaikuttavien tekijöiden ymmärtäminen.

Malmi täsmentää, mistä kustannusten hallinnassa on kyse:

– Oleellista on ymmärtää kustannusten käyttäytyminen. Mitkä ovat muuttuvia ja mitkä kiinteitä kustannuksia, Malmi painottaa.

Kun jaat yhteisiä kustannuksia osastojen kesken, voit helposti mennä väärille jäljille. Tärkeintä on hahmottaa kokonaiskuva ja tunnistaa, mikä liiketoiminnassasi on hyvää bisnestä ja mikä huonoa.

Automaatio tekee kustannuslaskennasta nopeampaa ja tarkempaa

Kustannuslaskelmia tehdään yhä paljon Excelissä, mutta se vie aikaa eikä tuota täysin tarkkoja tuloksia. Sähköinen kustannuslaskentajärjestelmä hoitaa laskelmat automaattisesti hyödyntämällä kirjanpitosi tietoja.

Kun tieto jaetaan järjestelmän avulla helposti osastojen johtajille, pääset nopeasti kiinni nousseisiin kustannuksiin. Järjestelmä muuttaa monimutkaisen tiedon muotoon, jonka maallikkokin ymmärtää, mikä helpottaa kustannustietoisuuden jalkauttamista koko henkilöstölle.

Myöskään viikkoja jälkikäteen valmistuva kirjanpito ei ole paras raportti päätöksentekosi tueksi. Malmi suosittelee jatkuvaa kassavirtasuunnittelua ja tulosennakointia, ja nykyään käytössäsi on monia työkaluja, joilla arvioit yrityksesi tulevaa kassavirtaa jo kuukausia etukäteen.

Kustannustietoisuus kuuluu koko organisaatiolle

Kustannustietoisuus ei ole pelkästään johdon tehtävä. Kun henkilökuntasi kasvaa, tietoisuuden täytyy herätä jokaisessa työntekijässä. Jokaisen on hyvä ymmärtää, miten paljon itse aiheuttaa kustannuksia yritykselle.

Malmi muistuttaa, että tämä on useimmille luontevaa:

– Useimmat meistä ovat kiinnostuneita yrityksen tilasta ja haluavat varmasti tehdä asioiden eteen jotain, Malmi sanoo.

Kun jaat taloustietoa avoimesti, henkilökuntasi on yleensä helppo saada ymmärtämään kustannustietoisuuden merkitys ja sitä kautta viemään koko yritystä kohti parempaa kannattavuutta.

Ani Rumpu on sisällöntuottaja Netvisorin markkinoinnissa. Entinen pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.