SaiPaSB – Urheiluseuran taloushallinto vaatii selkeät rakenteet
Salibandyseura SaiPa SB:n rahastonhoitaja Petri Ilves on kahdeksan vuoden kokemuksella todellinen asiantuntija urheiluseuran taloushallinnossa. Hänen vastuullaan on kahden urheiluseuran talouden pyörittäminen – tehtävä, joka vaatii järjestelmällisyyttä, selkeää organisointia ja oikeita työkaluja.
Vapaaehtoistoiminta mahdollistaa lasten harrastamisen
Petri Ilves on ollut vapaaehtoisena joukkueurheilutoiminnassa mukana jo kahdeksan vuotta, joista SaiPa Salibandyn toiminnassa sen perustamisesta lähtien, vuodesta 2020.
Lisäksi hän on paikallisen muodostelmaluisteluseuran mukana niin ikään rahastonhoitajana, josta hän olisi jo periaatteessa voinut lopettaa, koska hänen vanhin tyttärensä muutti Helsinkiin jatkamaan luistelu-uraansa siellä, mutta hänen sydämensä sykkii edelleen vahvasti seuran puolella.
”Olisin voinut lähteä jo keväällä pois, mutta kun nämä talousasiat on minulla hyvässä hallinnassa, jopa viikoittain pystyy seuraamaan, miten meillä menee, niin se motivoi jatkamaan.”
Ilveksen mielestä hänen tärkein tehtävänsä on, että molemmat seurat pysyvät hyvässä taloudellisessa ohjauksessa.
Seura ei elä tuloksen tekemiseksi, vaan sen perustoiminto on harrastamisen mahdollistaminen.
”Seura ei elä tuloksen tekemiseksi, vaan sen perustoiminto on harrastamisen mahdollistaminen. Sen vuoksi minäkin tätä haluan tehdä.”
Toinen tärkeä näkökulma, jonka hän haluaa nostaa esiin on vapaaehtoisuus. Ilman vapaaehtoisia lasten harrastusmahdollisuudet kapenisivat merkittävästi. Näiden vapaaehtoisten työ on yhteiskunnallisesti todella merkittävää työtä.
”Joukkueet muodostuvat aina vapaaehtoisista – äideistä ja isistä, jotka nostavat kätensä ylös vanhempainillassa. Ilman näitä henkilöitä yksikään joukkue ei toimi,” Ilves painottaa.
Hierarkkinen kustannuspaikkarakenne tuo läpinäkyvyyden
SaiPa SB:ssä vastuuta talouden hallinnasta on jaettu joukkueille. Jokaisella joukkueella on oma laskentakohde eli kustannuspaikka.
”Laskentakohdeluettelo on rakennettu hierarkkisesti: seuran omat toiminnot ovat omana kokonaisuutenaan, ja jokainen joukkue on listattu omana alaryhmänään joukkuetoiminnan alla,” Ilves kertoo.
Tämä rakenne tuo selkeyttä vapaaehtoispohjaiseen toimintaan. Jokaisen joukkueen joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja ovat vastuussa oman joukkueensa taloudesta ja voivat seurata sitä reaaliajassa Netvisorista.
”Joukkueet pystyvät itse tarkastamaan oman joukkueensa talouden – ei tarvitse kysyä seuralta, paljonko rahaa missäkin joukkueessa on käytössä,” Ilves toteaa.
Tämä myös ennaltaehkäisee ongelmia: jos jokin joukkue menee miinukselle, hallitus voi puuttua asiaan heti ja päättää toimenpiteistä yhdessä joukkueen kanssa. Toisaalta se on tasapuolista; kukaan ei pääse huomaamatta kuluttamaan toisen joukkueen keräämiä varoja.
Lisäksi yhden pankkitilin toimintamalli ei olisi mitenkään mahdollista ilman täsmällistä kustannuspaikkarakennetta.
Miksi Netvisor?
Netvisor on ollut käytössä SaiPa SB:llä alusta asti, viiden vuoden ajan. Ilves ei osaa kuvitella taloudenhallintaa ilman ohjelmistoa.
”En osaa ajatella sellaista toimintatapaa, jossa meillä ei olisi Netvisoria tai sähköistä taloushallinnon palvelua. Kun vapaaehtoisia on paljon, myös virheiden riski on olemassa. Netvisorissa esimerkiksi myyntilaskujen tulot kohdistuu aina heti oikealle joukkueelle ja kaikesta toiminnasta jää jälki. Nämä vähentävät merkittävästi kaikenlaista selvitystyötä.”
Parasta Netvisorissa ovat Ilveksen mielestä tilikarttojen, laskentakohteiden ja taloushallinnon ympäristön muokattavuus.
”Pystyy rakentamaan juuri sellaisen, niin monimutkaisen tai yksinkertaisen kuin seuran tarpeisiin sopii.”
En osaa ajatella sellaista toimintatapaa, jossa meillä ei olisi Netvisoria.
SaiPa SB:n liikevaihto on noin 500 000 euroa vuodessa, eli vapaaehtoisvoimin pyöritetään pienen pk-yrityksen liikevaihtoa. Ilveksen mukaan tarkka seuranta on mahdollista heille heti alussa rakennetun laskentakohde-rakenteen ansiosta.
”Monessa yrityksessäkään ei ole näin montaa laskentakohdetta, mutta niiden avulla on helppo seurata, miten joukkueilla menee. Pikkujunnuilla tapaa olla kassa hyvässä iskussa. Vanhemmissa ikäluokissa kulut nousevat ja puskuria kerätään niukemmin. Toisinaan jollain joukkueella rima kolisee, mutta siihen hallitus voi puuttua nopeasti, kun on kunnolliset työkalut millä nämä havaitaan,” Ilves toteaa.
MyClub ja Netvisor täydentävät toisiaan
Seuran tekninen ratkaisu perustuu kahden järjestelmän yhteistyöhön. MyClub toimii jäsenrekisterinä ja urheiluseuran toiminnanohjausjärjestelmänä, jossa pyörivät pelaajalaskutukset, tapahtumat ja kaikki joukkuetason toiminta.
”MyClubissa ovat kaikki jäsenten omat palvelusivustot, joissa voi ilmoittautua tapahtumiin ja liittyä seuraan tai joukkueeseen. Joukkueenjohtajat hoitavat myös laskutuksen MyClubissa, josta tieto siirtyy kerran viikossa automaattisesti Netvisoriin,” Ilves selittää.
Netvisorissa puolestaan hoidetaan kirjanpito, ostolaskujen käsittely, palkanlaskenta ja talouden seuranta. Netvisorissa hoidetaan myös esimerkiksi yritysyhteistyöhön liittyvä myyntilaskutus, koska yritysten laskutus on suoraviivaisempaa ja hoituu helposti suoraan Netvisorista, yleensä verkkolaskuina.
Palkanlaskentakin onnistuu Netvisorilla vapaaehtoisvoimin
SaiPa SB:llä on tällä hetkellä noin 80 aktiivista toimihenkilöä – mukaan lukien toiminnanjohtaja, kerho-ohjaajia ja apuvalmentajia. Kaikkien kulukorvaus- ja palkka-asiat hoidetaan Netvisorissa.
”Kun otimme järjestelmää käyttöön, saimme Netvisorin asiantuntijoilta tosi paljon apua. Saimme koulutusta etenkin palkanlaskennan puolella, josta itsellä ei ollut ennen sitä juuri mitään kokemusta,” Ilves kiittelee.
Pystyneet pyörittämään palkkoja itse, kun Netvisorilla moni asia hoituu automaatiolla.
Kouluttajan kanssa käytiin palkanlaskennan perusteet läpi, ja rakennettiin yhdessä urheiluseuralle sopivat palkkamallit.
“Sen jälkeen olemme pystyneet pyörittämään palkkoja itse. Netvisorilla se on paljon helpompaa, kun moni asia hoituu automaatiolla,” Ilves kertoo.
Vapaaehtoisten arkea yksinkertaistettu
Netvisor on saatu toimimaan SaiPa SB:n vapaaehtoisvetoisessa ympäristössä laatimalla mahdollisimman yksinkertaiset prosessit.
Joukkueiden vastuuhenkilöille on rakennettu jokaiselle oma avausnäkynä Netvisoriin, josta he pääsevät näkemään oman joukkueensa tehtävät ja raportit. Heidän tarvitsee hoitaa vain oman joukkueen ostolaskujen asiatarkastus ja henkilöiden matkalaskujen asiatarkastus sekä tarkastella joukkueen taloutta valmiilta raporteilta.
Pitää olla hyvä opastus ja ohjeet sellaisella tasolla, että kuka vaan voi oppia hoitamaan tarvittavat tehtävät.
”Pitää olla hyvä opastus ja ohjeet sellaisella tasolla, että kuka vaan voi oppia hoitamaan tarvittavat tehtävät. Joukkueenjohtaja ja rahastonhoitaja voivat olla ammattitaustaltaan mitä tahansa.”
Seuran rahastonhoitaja huolehtii sitten mm. Ostolaskujen kierrättämisestä, laskujen maksusta ja tarkistaa, että tiliöinnit menevät oikein.
Ajankäyttö ja arki
Ilves arvioi käyttävänsä seuran ja joukkueensa asioihin noin kymmenen tuntia viikossa. Taloushallintoon menee tästä kolme-neljä tuntia. Apunaan hänellä on enemmän ostolaskujen käsittelyyn keskittyvä rahastonhoitaja kollega.
”Käyn tarkistelemassa, että onko oman joukkueen tai vastuullani olevia seuran laskuja tullut asiatarkastukseen ja muistuttamassa asioista, jos jollakin joukkueella on viivettä käsittelyssä.”
Tärkeintä on, että seura pysyy hyvässä taloudellisessa ohjauksessa, ja nuorten harrastaminen voi jatkua.
Kaksi kertaa kuukaudessa hän käy läpi matkalaskut ja laittaa ne maksuun. Palkanlaskenta vie oman aikansa erityisesti, kun kyseessä ovat kausityöntekijät ja tuntisopparit, joiden tunnit ja loma-asetukset pitää käydä läpi.
”Syksy tuo aina uusia toimihenkilöitä, ja ennen kuin he pääsevät omalle varmuusalueelleen, menee heidän kouluttamiseen ja opastamiseen oma aikansa,” Ilves toteaa.
Tärkeintä, että lasten harrastaminen voi jatkua
Kaiken kaikkiaan SaiPa SB:n taloushallinto on esimerkki siitä, miten oikeilla järjestelmillä ja selkeillä rakenteilla voidaan luoda toimiva kokonaisuus, jossa vapaaehtoisten on helppo osallistua seuran taloudenhoitoon omalla osa-alueellaan.
”Tärkeintä on, että seura pysyy hyvässä taloudellisessa ohjauksessa,” Ilves summaa. ”Meillä on nykyään riittävä puskuri, joten jos tulee yllättäviä takaiskuja, niihin on varaa, eikä seura joudu heti vaikeuksiin ja nuorten harrastaminen voi jatkua.”
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
