Mistä aikaa kehittämiseen?
Minä toimin tilitoimistoyrittäjänä 18 vuotta. Kuten moni muukin yrittäjä, kamppailin pitkään saman ongelman kanssa: mistä löytää aikaa liiketoiminnan kehittämiseen, kun arki nielee kaiken ajan? Tässä artikkelissa jakaa kokemukseni siitä, miten minä onnistuin löytämään ratkaisun tähän ikuiseen dilemmaan.
Lähtötilanne – Kiire hallitsi arkea
Alkuaikoina olin täysin uppoutunut päivittäiseen kirjanpitotyöhön. Ajatukset pyörivät vain sen ympärillä, enkä osannut ottaa aikaa ajatella laajemmin. Se oli kaikkein haastavinta aikaa, kun arkirutiinit veivät niin paljon energiaa ja keskittymistä, että kaikki muu jäi sivuun.
Yritin aluksi hoitaa kaiken itse, mutta tajusin pian, että tämä ei ole kestävä ratkaisu. Kun rupesin tekemään muutoksia, kasvu rupesi tulemaan itsestään.
Avain kaikkeen; pitää antaa tilaa ajattelulle
Sain itselleni isosti tilaa ajatella, kun se päivittäinen paine oli pois. Sain aikaa luovuudelle ja luovalle ajattelulle. Siinä oli oikeastaan se avain kaikkeen; pitää antaa tilaa ajattelulle.
Ensimmäinen askel – automaatio avuksi
Alkuun tein töitä kotona, koneelle ladattavalla taloushallinto-ohjelmistolla. Melko pian kuitenkin huomasin, että sillä työskentely oli kovin hidasta ja kun asiakasmäärä kasvoi, täytyi minun vaihtaa modernimpaan, enemmän automaatiota tarjoavaan ohjelmistoon. Silloin vaihdoin Netvisoriin.
Automatisoimalla rutiinitehtäviä sain itselleni lisää aikaa ja pystyin ottamaan jälleen lisää asiakkaita. Pitkään uusi ohjelmistokaan ei yksinään riittänyt. Töiden määrän vain lisääntyessä, oli pakko palkata työntekijä.
Henkilöstön palkkaaminen
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen oli ehkä yrittäjäurani vaikein vaihe. Toisaalta työntekijä helpotti työtaakkaa, toisaalta se lisäsi, kun tuli uusia hallinnollisia tehtäviä ja pitihän minun tuurata hänen lomansa ja sairauslomansa.
Onneksi asiakasmäärä kasvoi edelleen mukavasti ja muutaman vuoden jälkeen pystyin palkkaamaan toisen työntekijän. Se oli se ratkaiseva käänne minulle. Kahden työntekijän kanssa minulle vapautui huomattavasti enemmän aikaa yritystoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. Silloin kasvu lähti vasta menemään isommilla harppauksilla eteenpäin.
Automaatiosta hyödyt irti
Nykyaikaisten ohjelmistojen automaatiosta kannattaa ottaa hyödyt irti mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Mitä enemmän sinulla on ehtinyt kertyä Excel-taulukoita ja muuta materiaalia eri paikkoihin, sitä vaikeampaa järjestelmien käyttöönotto on. Asiakastietoja, työntekijätietoja ja kaikkea sellaista on aina helpompi siirtää järjestelmään, kun dataa on vähemmän.
Tietysti ohjelmistot maksavat jotain, mutta ne maksavat itsensä takaisin nopeasti
Konkreettinen esimerkki, miten paljon automaatio vapauttaa aikaa: tilitoimistoni laskutus vei alkuun kaksi päivää, kun kävin laskuja läpi ja lisäilin sinne esimerkiksi tehtyjä lisätöitä. Kun sain oman laskutusprosessini tehostettua Netvisorin ja Severan integraatiolla, pystyin hoitamaan laskutuksen puolessa päivässä.
Tietysti ohjelmistot maksavat jotain, mutta ne maksavat itsensä takaisin nopeasti. Minä esimerkiksi käytin vapautuneen ajan toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen, mikä toi suoraan lisää kasvua.
Ajan investoiminen kehittämiseen
Ajankäytössä on sama, kuin kaikessa yrityksen toimintaan sijoittamisessa – aikaa pitää investoida, jotta saat lisää aikaa myöhemmin. Tämän opin Tilitoimistojen Kasvuohjelmaan osallistumisen myötä.
Aloin merkitä kalenteriin päivät, jolloin en tehnyt kirjanpitoa, vaan suunnitelmia. Varasin selkeästi aikaa ideoinnille ja tuotteistamisen, hinnoittelun tai vaikka nettisivujen tekstien suunnittelulle.
Aloin merkitä kalenteriin päivät, jolloin en tehnyt kirjanpitoa, vaan suunnitelmia
Jäin aina kotiin näinä päivinä. Sain oman rauhan. Tämä oli vielä ennen koronaa, joten etätöihin siirtyminen ei ollut normaali tilanne. Pidin kotikonttoripäiviä ja sain omaa aikaa, ilman normaalia työpaikan hälinää ympärillä.
Suurin haaste ja oppi
Kaikkein vaikein asia koko prosessissa oli ajan löytäminen. Se oli haasteellista, koska olin niin syvälle juurtunut arkeen. Ajatukset pyörivät vain kirjanpitotyön ympärillä, joten oli vaikea osata järjestää aikaa muille asioille. Se vaati erityistä huomion kiinnittämistä.
En olisi hoksannut ajan investoimisen merkitystä ilman Kasvuohjelmaa. Sieltä saamani opit ja uudet ajattelutavat vaikuttivat merkittävästi omaan toimintaani ja kykyyni kehittää tilitiomistoani.
Kasvuohjelman jälkeen olen osannut ottaa aikaa säännöllisesti liiketoiminnan laajempaan tarkkailuun ja suunnitteluun. On tärkeää, että aikaa ottaa säännöllisesti, ellei nyt ihan viikottain, niin kuitenkin kuukausittain. Muuten asiat unohtuvat, eivätkä edisty.
Kehitystyö maksaa itsensä moninkertaisena takaisin
Nyt kun katson taaksepäin, näen selvästi, että investoinnit aikaan ja oikeisiin järjestelmiin olivat ne ratkaisevat tekijät. Ne antoivat mahdollisuuden keskittyä siihen, mikä todella kasvattaa liiketoimintaa – asiakkaiden palvelemiseen ja uusien ratkaisujen kehittämiseen sen sijaan, että olisi juuttunut rutiinitöihin.
Jos olet samassa tilanteessa kuin minä olin, suosittelen lämpimästi: investoi aikaan ja järjestelmiin. Anna henkilökunnallesi vastuuta, mutta varmista, että kommunikaatio pelaa. Ja muista – se aika, jonka käytät kehittämiseen tänään, maksaa itsensä takaisin moninkertaisena tulevaisuudessa.
Kirsi Rantakaulio Toimin 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja saavutin tavoitteeni. Tein exitin. Huomasin kuitenkin, etten ollut vielä valmis eläkkeelle. Niinpä hakeuduin töihin Netvisorille, auttaakseni edelleen yrittäjiä kehittämään toimintaansa.
