Miten taloushallinnon tarpeet muuttuvat yrityksen kasvaessa?

Yritystä perustaessa ja sen kasvaessa joutuu yrittäjä monta kertaa miettimään, missä vaiheessa on järkevää tehdä mitäkin investointeja. Liiketoiminnan saa alkuun hyvinkin pienillä investoinneilla, mutta jossain vaiheessa on pakko miettiä, pärjäänkö näillä vai tarvitsenko apuja. Tässä blogissa käymme läpi kasvun vaiheita, joissa yrityksen talouden hallinnan tarpeet muuttuvat ja kerromme, miten selviät muutoksista mahdollisimman kivuttomasti.

Talouden hallinnointiin yritys tarvitsee taloushallinto-ohjelmiston. Valinnanvaraa on nykyään hyvin laajalti, joten kokemattomalla voi mennä sormi suuhun valintoja tehdessä. Kaikkea löytyy ilmaisten laskutusohjelmien ja kattavasti kaiken sisältävien multi ohjelmistojen väliltä.

Kokosimme olennaisimmat liiketoiminnan käännekohdat, jolloin yrityksessä tulisi aina tarkastaa tarpeet ja tehdä tarvittavat hankinnat. Jotta yrityksen on mahdollista ottaa seuraava askel, täytyy päätöksiä pystyä tekemään täsmälliseen dataan pohjaten.

Yrityksen perustaminen

Yritykselle kannattaa hankkia alusta alkaen taloushallinto-ohjelmisto, jota voi käyttää yhdessä tilitoimiston kanssa. Silloin voit itse esimerkiksi maksaa laskut ja tarkastella raportteja silloin, kun haluat. Kirjanpitäjä näkee kaiken saman kuin sinäkin ja voi hoitaa kirjanpidon, verot ja muut talousasiat.

Yritystoimintasi kasvaessa sinulla on valmiiksi kahdenkertainen kirjanpito, lakisääteiset raportit ja ammattimainen laskutusjärjestelmä käytössäsi. Toiminnan kasvaessa myös tarpeet kasvavat ja jos valitsit jo perustamisvaiheessa skaalautuvan ohjelmiston, sinun ei tarvitse käydä läpi aikaavievää ja kallista ohjelmiston vaihtoa.

Jos sinulla on tavoitteita yrityksesi suhteen, täytyy sinun seurata kehitystä valitsemiesi tunnuslukujen kautta. Taloushallinto-ohjelmisto laatii tarvitsemasi raportit automaattisesti ja ne kertovat, mihin suuntaan yrityksen toiminta kehittyy.

Vaikka et itse olisikaan kiinnostunut seuraamaan yrityksen talousraportteja, tarvitset tarkkaa raportointia sidosryhmiä varten. Pankki pyytää tietoja, jos haluat saada lainaa ja myös pääomasijoittajat vaativat dataa, jotta voivat tehdä päätöksiä sijoituksen kannattavuudesta.

Skaalautuva taloushallinto-ohjelmisto alkaen 5€/kk

Esimerkiksi Netvisor taloushallinto-ohjelmistossa voit valita viiden eri palvelupaketin välillä ja vaihtaa pakettia, kun tarpeet muuttuvat. Edullisin, Light-paketti on tilitoimiston asiakkaille ja maksaa vain 5 euroa kuukaudessa. Sillä pärjää aivan yritystoiminnan alussa ja kun toiminta on hyvin pienimuotoista. Se sisältää peruskirjanpidon ja myyntilaskutuksen.

Basic-paketti on hieman kattavampi. Se sisältää Lightin ominaisuuksien lisäksi mm. ostolaskutuksen ja kassavirtalaskelman. Molemmilla paketeilla pärjää, jos laskuja on suhteellisen vähän.

Liiketoiminnan kasvaessa ja laskuliikenteen lisääntyessä kannattaa melko nopeasti miettiä vaihtamista Core-pakettiin, jossa laskujen lähettäminen ja vastaanottaminen sisältyy paketin hintaan.

Liikevaihdon kasvu yli 200 000 euron

Viimeistään, kun yrityksen liikevaihto nousee yli 200 000 euron, on hyvä alkaa seurata taloutta tarkemmin. Budjetointi, ennustaminen, kassavirtalaskelma, kustannuspaikkakohtainen kannattavuuden seuranta ja muut raportit kertovat yrityksen talouden tilasta paljon tarkemmin kuin pankkitilin saldo tai Excel-taulukko.

Suunnitelmallisuus, ennustaminen, tavoitteiden asetanta ja strategia auttavat kasvamaan. Jos näitä ei tee, parhaassa tapauksessa yritys uinuu ja pysyy ennallaan. Pahimmassa tapauksessa, jos alueella tai toimialalla on kilpailua, häviää tällainen yritys todennäköisesti kilpailussa.

Taloushallinto-ohjelmiston oma budjetointi ja raportointityökalu on ulkoista työkalua edullisempi ja sillä on kevyempi hoitaa pk-yrityksen budjetointi-, ennustamis- ja raportointitarpeet.

Netvisor tarjoaa kirjanpidon perusraportit kaikille käyttäjille, mutta Professional- ja Premium-paketteihin sisältyy lisäksi monipuolinen Controller, joka sisältää yli 20 yrityksen tärkeintä tunnuslukua, visuaalisen mittariston, numeeriset raportit, budjetoinnin työkalut sekä ennusteet.

Liikevaihdon kasvu yli miljoonan euron

Yleensä viimeistään siinä vaiheessa, kun yrityksen liikevaihto nousee yli miljoonan euron huomataan, että toiminnan johtamiseen ja seurantaan tarvitaan useampia ohjelmistoja. Projektinhallintaan, toiminnan ja resurssien hallintaan sekä mahdollisen varaston hallintaan tarvitaan omansa, myynti voi tarvita oman ohjelmiston ja johto aikaisempaa mittavammat raportointimahdollisuudet.

Kaikki nämä ohjelmistot on järkevää liittää taloushallinto-ohjelmistoon integraatiolla, jonka kautta tieto kulkee automaattisesti. Integraation ansiosta käsityön ja näppäilyvirheiden määrä kutistuu olemattomiin. Parhailla taloushallinto-ohjelmistoilla on tietoturvallinen ja monipuolinen rajapinta, joka mahdollistaa mittavan automaation ohjelmistojen välillä.

Esimerkiksi Netvisorilla on jo yli sata valmista integraatiota yleisimpiin ohjelmistoihin. Ohjelmistokumppaniverkostosta löytyy yli 400 kumppania, joiden ohjelmistoihin integraation teko onnistuu helposti, ilman suuria käyttöönottoprojekteja. Siksi integroiminen on myös suhteellisen edullista.

Netvisorissa rajapinta sisältyy Professional- ja Premium-paketteihin, jotka sisältävät myös monia muita työkaluja kasvavan yrityksen tarpeisiin.

Henkilöstön palkkaaminen

Yrityksen kasvaessa tarvitset myös pikkuhiljaa lisää henkilökuntaa. Tässä vaiheessa tarvitset palkanlaskentajärejstelmän ja mahdollisesti myös tuntikirjausjärjestelmän.

Jos nämä toiminnot löytyvät jo taloushallinto-ohjelmistostasi, on sinun helpompi ottaa toimintoja käyttöön jo tutussa ohjelmistossa, kuin opetella kokonaan uusien ohjelmistojen käyttö.

Taloushallinto-ohjelmiston sisällä toimivan palkanlaskennan luvut kirjautuvat myös automaattisesti kirjanpitoon, jolloin yrityksen talouden seuranta pysyy paremmin ajan tasalla.