Palkkahallinnon haasteet koukuttavat – Tiia Peltonen vie alaa eteenpäin automaatiolla
Palkkahallinto on ala, joka vaatii tarkkuutta, laaja-alaista osaamista ja kykyä ratkaista jatkuvasti muuttuvia haasteita. Aallon Groupin Netvisor-palkkahallinnon järjestelmäasiantuntija Tiia Peltosen mielestä palkkahallinnon vetovoima on juuri sen haasteellisuudessa.
“Numerot ovat aina olleet minun juttuni, mutta palkkahallinnossa erityisesti se, että siellä on työlainsäädäntöä, työehtosopimuksia jne. muuttuvia palikoita. Saa haastaa omaa ongelmanratkaisukykyään. Tilanteet ovat aina erilaisia, joten ei varmasti pääse kyllästymään,” hän kuvailee
Matka palkkahallinnon kehittäjäksi
Tiian tie nykyiseen tehtäväänsä ei ollut suoraviivainen. Hän kertoo päätyneensä mutkan kautta nykyiseen rooliinsa, jossa hän keskittyy kehittämään palkanlaskennan järjestelmien parissa työskentelyä.
”Kyllä tämä on sellaista, mistä tykkään. Pääsee kehittämään ja helpottamaan palkalaskijoiden työtä. Silloin minä onnistun työssäni, kun he kokevat, että heidän työnsä on helpompaa ja sujuvampaa.”
Tiian työnkuva Netvisor-palkkahallinnon järjestelmäasiantuntijana on projektiluontoista ja monipuolista. Hän vastaa uusien asiakkuuksien vastaanottoprojekteista ja pyrkii Netvisorin omaa automaatiota hyödyntämällä sujuvoittamaan myös nykyasiakkaiden prosesseja.
Automaatio tuo merkittäviä säästöjä
Yksi keskeisimmistä teemoista Tiian työssä on automaation ja digitalisaation edistäminen palkkahallinnossa. Hänen mukaansa kehitys on usein kohdistunut ensin taloushallintoon, ja palkkahallinnon puoli tulee hieman jäljessä. Silti edistystä tapahtuu jatkuvasti.
Tiia kuvaa konkreettisesti, mitä hyötyjä automaatiosta on palkkahallinnossa.
“Ensinnäkin, sehän on työnantajan velvollisuus, että heillä on työaikakirjanpito olemassa. Se on paljon helpompaa, kun se on sähköisesti. Toiseksi, se säästää hirveästi aikaa. Ja kolmanneksi virheiden mahdollisuus pienenee ihan oleellisesti, kun tieto siirtyy sellaisenaan, eikä sitä siirrellä välikäsien kautta eteenpäin.”
Kun tehtiin integraatio, on sen jälkeen säästynyt sekä asiakkaalla että meillä kokonainen päivä työaikaa
Tiialla on tuore käytännön esimerkki automaation hyödyistä:
“Yhdellä asiakkaallamme oli HR-järjestelmä, jota ei oltu integroitu palkalaskentajärjestelmään. Tuntikirjaukset haettiin sieltä Exceliin, jonka kautta ne siirrettiin palkanlaskentaan. Kun me tehtiin integraatio, on sen jälkeen säästynyt sekä asiakkaalla että meillä kokonainen päivä työaikaa. Se on kuukausittain ihan merkittävä ajansäästö,” Tiia kertoo.
Tämä vapautunut aika ei tarkoita vain tehokkuutta – se mahdollistaa myös paremman asiakaspalvelun.
“Kun meillä vapautuu aikaa tietojen syöttämisestä, meillä on parempi mahdollisuus aitoon kanssakäymiseen ja asioiden käsittelyyn. Pystytään proaktiivisesti tarjoamaan apua ja neuvontaa.”
Asiakkaat ovat valmiita kehitykseen
Usein ajatellaan, että asiakkaat olisivat vastentahtoisia automaation suhteen. Tiian kokemus on kuitenkin päinvastainen.
“Kun perustelee kehittämisen kunnolla. Kertoo, että näin me säästämme sekä teidän että meidän aikaa ja me vähennämme virheiden riskiä, ovat he pääsääntöisesti hyvillä mielin ottaneet uudistuksen vastaan.”
Avain onnistuneeseen kehitykseen on Tiian mukaan avoin keskustelu. Usein pelko liittyy integraatioihin, jotka kuulostavat monimutkaisilta ja kalliilta, vaikka todellisuudessa ne voivat olla yksinkertaisia ja jopa ilmaisia.
Pitää istua rauhassa alas ja keskustella niistä asioista, mitkä asiakkaita pelottavat
“Pitää vain sopia palaveri, istua rauhassa alas ja keskustella niistä asioista, mitkä asiakkaita pelottavat.”
Tiia korostaa, ettei pelkkä ohjelmiston käyttö ja automaatio riitä. Myös prosessit pitää laittaa kuntoon.
“Ei riitä, että teknologia on kunnossa, jos meidän prosessit ovat huonot. Täytyy sopia alusta alkaen, mitä, miten ja milloin kukakin tekee, jotta asiat toimivat sujuvasti,” Tiia painottaa.
Tämä kokonaisvaltainen näkemys on osa sitä asiantuntemusta, jota palkkahallinnon ammattilaisilta vaaditaan.
Netvisor palkkahallinnon työkaluna
Tiia arvostaa Netvisorissa erityisesti sen selkeyttä ja loogisuutta.
“Se on selkeä palkanlaskijalle, mutta myös asiakkaalle. Ne polut, mitä pitkin liikutaan, ovat hyvin loogisia.”
Netvisorin erityisvahvuuksiin kuuluvat sisäänrakennetut toiminnot. Esimerkiksi hyväksyntäprosessit tapahtuvat järjestelmän sisällä, eikä käyttäjän tarvitse lähteä ulkoisen ohjelman kautta hyväksymään vaikkapa palkalaskelmia.
Netvisor on selkeä palkanlaskijalle, mutta myös asiakkaalle
Toinen merkittävä etu on integraatio kirjanpitoon. Kun palkat on laskettu, voi niistä muodostaa tositteet samantien ja tiedot ovat kirjanpidossa heti.
“Se on merkittävä etu raportointia ajatellen, jos vertaa järjestelmiin, jotka ovat erillään. Netvisorissa se on reaaliaikaisempaa.”
Tunnustus asiantuntemukselle
Tiian asiantuntemus ja sitoutuminen palkkahallinnon kehittämiseen on myös huomattu. Hänet valittiin Netvisorin Most Valued Professionaliksi BetterTogether’25 -tapahtumassa – ensimmäistä kertaa, kun tämä tunnustus myönnettiin palkkahallinnon ammattilaiselle.
”Häkeltynyt olo oli siinä hetkessä, ja on edelleenkin. Toki olen erittäin kiitollinen huomionosoituksesta. Hienoa, että palkkahallinto huomataan,” Tiia iloitsee.
Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.
