Ensimmäinen askel – Mappiasiakkaat sähköisiksi asiakkaiksi
Tilitoimistoalalla digitaalinen murros on täydessä vauhdissa. Moni tilitoimistoyrittäjä pohtii, miten siirtää asiakkaat paperimaailmasta sähköiseen taloushallintoon ilman suurta asiakaskatoa. Omat kokemukseni osoittavat, että muutos on mahdollinen – ja kannattava.
Onnistunut digitaalinen muutos vaatii valmistelua
Ennen kuin ryhdyt siirtämään asiakkaita sähköiseen taloushallintoon varmista, että sinulla on kaikki valmiina. Oikean ohjelmiston valinta on ensiarvoisen tärkeää.
Minua viehätti nettipohjaisuus, koska se ei vaadi panostuksia mihinkään servereihin. Ei tarvitse ostaa kuin tietokoneet. Pilvipohjaiset ratkaisut ovat käytännöllisiä erityisesti pienille tilitoimistoille, koska ne eivät vaadi suuria alkuinvestointeja infrastruktuuriin.
Asiakkaiden vakuuttaminen vaatii henkilökohtaista lähestymistä
Kun meillä päätettiin siirtyä puhtaasti sähköiseen taloushallintoon, vain muutama, alle kymmenen asiakasta kieltäytyi sähköiseen siirtymisestä. Toki tiedostan, että se on huomattavasti vähemmän kuin monilla muilla, eräs kollega menetti jopa 60 asiakasta vastaavassa tilanteessa.
Avain onnistumiseen on henkilökohtainen keskustelu jokaisen asiakkaan kanssa:
Perustele kustannukset ammattimaisesti
Kun asiakas vastustaa ohjelmistokustannuksia, käytä konkreettisia vertauksia:
”Onhan teilläkin porakoneet, vasarat ja kaikki työkalut ja asiakkailta niidenkin hankintaan raha tulee. Jos teette koneella jotain työtä, niin onhan sillä eri hinta kuin pelkkä käsityö. Tämä on meille vähän sama asia.”
Pidä hinnoittelu läpinäkyvänä
Näytä ohjelmistokulut laskussa erikseen. Tämä tekee hinnoittelusta avoimen ja auttaa asiakasta ymmärtämään, mistä palvelun hinta muodostuu.
Korosta asiakkaan saamia hyötyjä
Jokaiselle asiakkaalle on löydettävä oma näkökulma hyödyistä:
- Laskuttajalle: Miten helppoa ja nopeaa laskuttaminen on tällä järjestelmällä
- Paljon ostolaskuja käsittelevälle: Ei tarvitse enää viettää sunnuntaiaamuja laskujen maksamiseen verkkopankissa
- Kaikille: Kun näemme saman tilanteen ohjelmistossa, saat avun arvonlisäveroon ja muihin kysymyksiin paljon nopeammin
Anna asiakkaille aikaa sopeutua
Älä yritä siirtää kaikkia asiakkaita kerralla. Me teimme vuoden aikataulun muutokselle ja käsittelimme asiakkaita sitä mukaa, kun tapasimme heitä luonnostaan. Osa ymmärsi muutoksen tarpeen heti, osalle asiaa piti perustella useamman kerran.
Vastaavasti osa pystyi omaksumaan sähköiset toimintatavat nopeasti, toisille laskujen luomista piti opettaa useamman kerran. Olennaista on, että asiakkaat saadaan oppimaan ohjelmiston käyttö. Kun he sen oppivat, he huomaavat kyllä sen hyödyt ja kiittelevät muutosta.
Yksi kerrallaan, asiakaskohtaisesti, henkilökohtaisesti juttelemalla. Siinä minusta on onnistumisen salaisuus, kun muutetaan toimintatapoja asiakkaiden kanssa.
Hyödyt molemmille osapuolille
Digitaalinen taloushallinto tuo asiakkaille merkittäviä käytännön etuja, joista tärkein on ajan säästö. Kun paperisten dokumenttien käsittely ja viikonloppuisin tapahtuva laskujen maksaminen jäävät historiaan, asiakkaat voivat keskittyä ydinliiketoimintaansa.
Tilitoimisto näkee reaaliajassa saman taloudellisen tilanteen kuin asiakas, mikä mahdollistaa välittömän avun tarpeen tullen. Laskuttaminen ja maksaminen sujuvat vaivattomasti automaation ansiosta, samalla kun inhimilliset virheet vähenevät merkittävästi.
Tämä yhdistelmä tekee taloushallinnosta sujuvan ja luotettavan osan yrityksen arkea.
Virheiden väheneminen parantaa sekä asiakastyytyväisyyttä että tilitoimiston mainetta luotettavana kumppanina
Tilitoimiston näkökulmasta digitalisaatio merkitsee toiminnan tehostumista ja palvelun laadun paranemista. Yhden henkilön on mahdollista hoitaa huomattavasti suurempaa asiakasmäärää, kun manuaalinen syöttötyö vähenee ja prosessit automatisoituvat.
Vapautuva aika voidaan kohdentaa asiakkaiden laadukkaampaan neuvontaan ja strategisempaan tukeen, mikä lisää palvelun arvoa molemmille osapuolille. Moderni toimintatapa toimii myös kilpailuetuna, joka houkuttelee uusia asiakkaita ja vahvistaa tilitoimiston asemaa markkinoilla.
Virheiden väheneminen parantaa sekä asiakastyytyväisyyttä että tilitoimiston mainetta luotettavana kumppanina.
Loppujen lopuksi asiakas kiittää
Digitaalinen muutos ei tapahdu yhdessä yössä, mutta oikein toteutettuna se hyödyttää kaikkia. Asiakkaiden kanssa kärsivällisesti työskennellen suurin osa heistä ymmärtää muutoksen hyödyt – ja kiittää siitä jälkikäteen.
Moni näki muutoksen tuomat hyödyt jälkikäteen, mikä sitten lisäsi asiakastyytyväisyyttä ja suosituksia. Asiakkaiden arki helpottuu, ja tyytyväiset asiakkaat suosittelevat palveluja eteenpäin.
Digitaalinen murros on mahdollisuus kasvaa ja kehittyä – hyödynnä se!
Kirsi Rantakaulio Toimin 18 vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja saavutin tavoitteeni. Tein exitin. Huomasin kuitenkin, etten ollut vielä valmis eläkkeelle. Niinpä hakeuduin töihin Netvisorille, auttaakseni edelleen yrittäjiä kehittämään toimintaansa.
