Osa 2
Alan parhaat käytännöt
Hyviä uutisia – yleisimpiin ongelmakohtiin on olemassa ja hyväksi havaittuja ratkaisuja, joita monet tilitoimistot ovat jo ottaneet menestyksekkäästi käyttöön. Muutosprosessin ensimmäinen ja tärkein vaihe on varmistaa, että yrityksen oma toimintamalli mahdollistaa kasvun ja toiminnan kehittämisen.
Meille monelle tuttu tuntihinnoittelu sai alunperin jalansijaa 1960-luvulla, jolloin Yhdysvalloissa toimivat asianajotoimistot alkoivat käyttää sitä oman työnsä laskuttamisessa. Tarkoitus oli tutkia asiakkuuteen käytettyä aikaa ja kasvattaa yritysten voittoja. Sittemmin yhteys asiakastyön tekemisen ja perustellun veloitettavan asiakastyön tekemisen välillä alkoi muuttua epäselvemmäksi.
Tuntihinnoittelu kehityksen jarruna
Nyt tuntiveloitusmallia uhkaa teknologia ja sen tuoma tehokkuuden kasvu. Mikäli tilitoimisto tehostaa omaa toimintaansa modernin teknologian avulla ja käyttää tuntihinnoittelua, sen liikevaihto kääntyy laskuun. Nykyteknologian ja sen etujen hyödyntämättä jättäminen taas ajaa asiakkaat muiden, modernimpien tilitoimistojen syliin.
Tuntiveloitus voi olla ongelmallinen myös muistakin syistä:
– Tilitoimisto myy tällä mallilla aikaansa eikä ammattitaitoaan.
– Tuntiveloitus ei kannusta tehostamaan omaa toimintaa tai kehittämään omaa palvelua esimerkiksi automatisoimalla. Tulosta voi täten kasvattaa vain rekrytoimalla, kasvattamalla tehtyjen tuntien määrää tai korottamalla keskituntihintaa.
– Tuntiveloitus on epäselvä, muuttuva, arvaamaton ja vaatii hallinnollisesti paljon resursseja seurantaan.
– Tuntiin perustuva hinta kannustaa asiakasta minimoimaan käytettyä aikaa koska ajankäytöstä rangaistaan.
Tilanne on kiperä. Järkevin ratkaisu on tarkastaa omaa hinnoittelumallia uusiksi niin, että se mahdollistaa sekä työn tehokkuuden nostamisen, paremman palvelun tarjoamisen sekä teknologian hyödyntämisen.
Hyvin laaditut palvelupaketit tuovat selkeyttä
2020-luvun tilitoimisto pyrkii tuotteistamaan perustarjoomansa palvelupaketteihin. Paketit ovat asiakkaiden näkökulmasta selkeitä, ymmärrettäviä, helppo myydä ja ostaa. Palvelupakettiin kuuluu selkeät palveluehdot, joiden mukaan asiakkaan tulee toimia, jotta sovittu hinta pätee. Palvelussa on hyvä olla sisältö, jota jatkuvasti kehitysmielessä pyritään parantamaan. Palvelupakettien määrä yleensä vaihtelee kahdesta viiteen.
On äärimmäisen tärkeää päättää, miten eri paketit eroavat toisistaan ja mikä määrittää sen, mikä paketti on asiakkaalle sopivin. Sen voi määrittää esimerkiksi asiakkaan koko, palvelun vaativuus, asiakkaan osaaminen ja halu osallistua prosessiin ja moni muu tekijä. Muutos tuntiveloitteisesta kokonaisuudesta kiinteään palvelutuotantoon on suuri tehtävä, mutta sen on moni jo tehnyt.
Tulevaisuuteen voisikin ottaa vertauskuvaksi sen, miten kuntosalit yleisesti toimivat. Niissä maksetaan kuukausittainen kiinteä summa peruspalvelun käyttämisestä esim. 39,90€ / kk. Tämän päälle toimija tarjoaa erikoiskonsultointia (lisäarvopalvelua) kuten fysioterapiaa, valmennusta, hierontaa ja muita palveluita tuntiveloitteisesti esim. 50 €/h. Tämä malli on kiinteään peruspalveluun perustuva, lisäarvon tuotannosta oikeutetusti veloittava malli.
Entä mitä tilitoimisto voi myydä ja tuotteistaa? Kysymykseen ei ole oikeaa vastausta, vaan sen tulisi rakentua omien kyvykkyyksien pohjalta. Kirjanpito on pyramidin pohja, jonka päälle voi rakentaa talouspäällikön palveluita, koulutusta, liiketoiminnan konsultointia, kartoituksia, tutkimusta… mitä vain! Palaamme taas kysymyksen ääreen: mitä tilitoimistosi myisi, jos kirjanpidosta ei syntyisi rahavirtoja?
Mitä palvelupakettien jälkeen?
Palvelupakettien määrä on kasvanut räjähdysmäisesti. Vuoden 2017 aikoihin pakettihinnoittelun esimerkkejä ei löytynyt lähes mistään. Nyt niiden määrä on kasvanut kiihtyvällä tahdilla, koska se on havaittu parhaiten toimivaksi malliksi.
Tästä seuraava askel voi mahdollisesti olla etukäteen laskuttamiseen siirtyminen joko täysin tai osittain. Tämä siksi, että työstä veloittaminen sen suorittamisen jälkeen synnyttää riskejä. Kun hinta on kiinteä ja maksettu etukäteen, tilitoimistolle työ muuttuu urakaksi, joka motivoi suoriutumaan siitä mahdollisimman tehokkaasti.
Entä mitä vapautuneella ajalla tehdään? Se on kiinni tilitoimistosta. Yleisimpiä vaihtoehtoja on lisätä asiakkaiden määrää, toisena vaihtoehtona on laajempi ja syvällisempi palvelu suomalaisille yrityksille.