Sähköinen vai automatisoitu taloushallinto

Kirjoitimme lyhyesti sähköisyyden ja automaation erosta blogissamme.
Nyt viemme erot käytännön tasolle ohjelmiston näkökulmasta eri toiminnoittain.

Myyntilaskutus

Sähköinen taloushallinto: Myyntilaskut lähetetään verkkolaskuina tai tulostuspalvelun kautta paperisena. Ohjelmistosta löytyy ehkä valmiina pankkiyhteydet, jolloin laskut kuittautuvat maksetuksi ilman manuaalista kohdistamista.

Automatisoitu taloushallinto: Verkkolaskut, pankkiyhteydet ja maksujen seuranta löytyvät aina sisäänrakennettuina. Ohjelmisto huomauttaa automaattisesti maksamattomista laskuista sekä siirtää ne tarvittaessa automaattisesti perintään asti perintätoimistolle. Kirjanpidon tositteet syntyvät automaattisesti ja ohjelma koostaa raportit myynnistä, tuotteista ja asiakkaista sekä näyttää reaaliaikaisen myynnin kassavirran.

automaatio-myyntilaskutuksessa

Ostolaskut:

Sähköinen taloushallinto: Ostolaskut otetaan vastaan verkkolaskuina ja paperilaskut skannataan itse tai tuodaan skannauspalvelun kautta ohjelmistoon. Sähköinen hyväksyntä tehdään asettamalla ostolaskun kierrätys järjestelmän kautta asiatarkastajille ja hyväksyjälle, jotka käyvät tarkastamassa laskut ohjelmistossa.

Automatisoitu taloushallinto: Ostolaskut saapuvat aina suoraan ohjelmistoon lähetyskanavasta riippumatta. Ohjelmisto tarkastaa laskut automaattisesti annettujen toimittajakohtaisten sääntöjen, kuten tilinumero, summa tai viitenumero perusteella. Käyttäjä voi itse määrittää mitä antaa ohjelmiston tarkastettavaksi. Ohjelmisto muistuttaa tarkastajia ja hyväksyjiä tekstiviestillä tai sähköpostitse ja tarkastaminen voidaan tehdä matkapuhelimella suoraan viestin linkistä. Laskut maksetaan suoraan ohjelmistossa ilman erillisiä pankkiohjelmia.

automatisoitu-ostolaskun-kasittely

Kirjanpito

Sähköinen taloushallinto: Yleisesti sähköiseksi kirjanpidoksi voidaan kutsua jo ohjelmistoa, jossa tositteita hakataan vanhaan kunnon debit-credit-tyyliin manuaalisesti yrityksen toimittamista tositteista. Tietoa siirretään ja kirjataan manuaalisesti. Ainoastaan ohjelmiston käyttö tapahtuu sähköisesti. Parhaimmillaan sähköisissä ohjelmistoissa kirjanpito syntyy automaattisesti myynneistä ja ostoista ja ehkä jopa palkanlaskennasta. Jos ohjelmisto ei hae tiliotteita pankista, kohdista suorituksia ja hoida maksuliikennettä, ei automaatiota ole lainkaan.

Automatisoitu taloushallinto: Kirjanpito syntyy automaattisesti myyntilaskutuksesta, ostolaskujen käsittelystä sekä palkanlaskennasta. Edes kirjanpidon jaksotustositteita ei tarvitse luoda erikseen vaan ne syntyvät automaation kautta jaksotuksia tehdessä. Ohjelmisto noutaa tiliotteet pankista ja linkittää tapahtumat kirjanpidon tositteisiin. Ohjelmisto hyödyntää kirjanpidon tietoja automaattisesti kaikessa raportoinnissa ja koostaa tärkeän informaation reaaliaikaisena dashboardeille sekä raportointiin hakuja varten.

automaation_kehitys

Tositteet 96%:n automaatiolla

Vuonna 2015 Netvisorin kirjanpidon tositteista 96% syntyi automaation kautta

Viranomaisilmoitukset

Sähköinen taloushallinto: Ohjelmistosta voidaan täyttää ja lähettää yleisimmät lomakkeet verottajalle sähköisesti.

Automatisoitu taloushallinto: Ohjelmisto täyttää lomakkeet kirjanpidon tiedoista. Yhteys verottajan palveluun on kaksisuuntainen. Lähettämisen lisäksi ohjelmisto varmistaa, että ilmoitukset menevät perille verottajan palveluun ja viestii lähettäjälle, jos jokin menee vikaan. Ohjelmisto viestii myös yrityksen tärkeistä päivämääristä suoraan käyttöliittymässä.

Palkanlaskenta

Sähköinen taloushallinto: Ohjelmisto tarjoaa sähköisen vaihtoehdon palkkojen laskemiselle sekä paikan, josta työntekijä voi käydä katsomassa palkkalaskelman. Ehkä jopa tuntien kirjaaminen ja matkalaskut voidaan tehdä samassa järjestelmässä. Pahimmillaan excelit tai paperiset tuntikirjausliuskat ovat vielä kovassa käytössä ja sähköposti laulaa.

Automatisoitu taloushallinto: Ohjelmisto on kokonaisuus tietojen keruusta, palkkatietojen hallinnasta, palkkaperusteista ja palkanlaskennasta. Työntekijät kirjaavat tuntinsa mobiilisti, tiedot siirtyvät automaattisesti hyväksynnän kautta palkanlaskijalle. Palkkakaavojen avulla palkat voidaan laskettaa automaation toimesta ja laittaa maksuun suoraan ohjelmistosta. Tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon ja palkkalaskelmat tulevat työntekijöiden verkkopankkiin verkkopalkan avulla.

Raportointi

Sähköinen taloushallinto: Yrityksen taloushallinnon raportit löytyvät sähköisenä suoraan ohjelmistosta, josta niitä voi käydä katsomassa ilman tulostamista milloin ja mistä tahansa. Raportit saadaan ulos ohjelmistosta analysointia varten.

Automatisoitu taloushallinto: Ohjelmisto yhdistää viimeiset tilitiedot sekä liiketoiminnan tapahtumat. Se muodostaa valmiit raportit, kokoaa tiedot raportointityökaluun omaa raportointia varten sekä esittää graafisena reaaliaikaisen kassavirtalaskelman. Raporteilta pääsee porautumaan aina yksittäisille tositteille asti suoraan käyttöliittymästä.

Kiinnostuitko automaation hyödyistä?
Kokeile Netvisoria maksutta.

Netvisor-myynti: yhteydenottopyyntö

Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti