Yrityksen hankinnat ammattimaiselle tasolle

Kuuntele podcastina.

Oikeanlainen osaaminen ja tarkkuus hankinnoissa voi säästää yrityksen varoja jopa kymmeniä prosentteja. Hankintoihin erikoistunut asiantuntijayritys ValueSource Partners on laskenut saavuttaneensa parhaimmillaan jopa 60 prosentin säästöt asiakkaiden hankinnoissa. ValueSource Partners Oy:n asiakkuusjohtajan Timo Niemisen mukaan haarukka on toki suuri, toimialasta ja hankinnasta riippuen säästöt voivat olla mitä tahansa 0-60 prosentin välillä.

Kustannustehokkuus ei kuitenkaan ole ainoa, eikä välttämättä edes tärkein syy nostaa hankintaosaamista yrityksessä. Ostojen arvioiminen pelkästään hinnalla voi olla suuri virhe yrityksen kehityksen kannalta.

– Joku on sanonut, että säästäminen on kehittämisen vastakohta. Mielestäni sellainen hereillä olo ja muutoskyky liiketoiminnan mukana on enemmän tätä päivää, kuin puhtaan säästön tuijottaminen, Nieminen sanoo.

Selvitä oma tarpeesi, kuuntele myös toimittajia

Hankinta lähtee liikkeelle aina tarpeesta. Ensin täytyy selvittää yrityksen sisällä, mitä oikeastaan tarvitaan. Varsinkin monimutkaisemmissa hankinnoissa, kuten järjestelmähankinnoissa, on hyvä kysyä eri osastojen ja tulevien käyttäjien mielipidettä.

Puhtaasti omasta näkökulmasta hankintoja ei kannata lähteä tekemään, vaan jo alkuvaiheessa on hyvä kuunnella myös toimittajia. Millaisia vaihtoehtoja yleensä ottaen on olemassa ja olisiko heillä tarjota jopa ratkaisuja ongelmiin, joita ei ole edes huomattu ajatella. Joku on varmasti tehnyt vastaavan hankinnan aikaisemminkin ja sitä viisautta kannattaa hyödyntää.

Mahdollisimman varhain aloitetulla yhteistyöllä säästetään sekä hankkijan että toimittajan työaikaa.

Nosto- ja siirtolaitteita eri puolille maailmaa toimittavan Rostek Oy:n operatiivisen johtajan Kimmo Paanasen mukaan mahdollisimman varhain aloitetulla yhteistyöllä säästetään sekä hankkijan että toimittajan työaikaa.

– Jos etsitään toimittajaa jollekin valmistettavalle tuotteelle, on erittäin tärkeää käydä toimittajan kanssa jo alkuvaiheessa keskustelua muun muassa siitä, ovatko piirustukset riittävän tarkat. Toisaalta toimittajalta voi myös kysyä, pitäisikö koko design muuttaa, jotta tuotteesta tulisi entistä parempi, Paananen kuvailee.

Laske kokonaishinta

Yksi olennainen asia hankintaa kilpailutettaessa on toimitusvarmuus. On tärkeää selvittää toimittajien logistinen valmius, sillä toimitusten myöhästyminen tuo aina lisäkustannuksia. Toinen on toimitusten laatu. Jos tilatuista tuotteista osa on aina jollain tavalla tuhoutunut kuljetuksessa, nostaa sekin yksikköhintaa.

Kolmas, usein laskelmista unohtuva osa hankintaprosessia on oma työaika. Toimittajien etsimiseen, heihin tutustumiseen, kilpailuttamiseen, sopimusten laatimiseen ja niin edelleen saa kulumaan yllättävän paljon aikaa. Ja sekin maksaa. Yrityksessä kannattaakin tehdä hankintoja varten valmis suunnitelma, hankintastrategia, jonka mukaan prosessissa edetään.

– Jos otetaan mukaan logistiikka, laatukustannukset sekä oman väen käyttämä työaika, voidaan parhaimmillaan hyvin hoidetulla hankintaprosessilla säästää noin puolet kaikista hankintakustannuksista, Kimmo Paananen laskee.

Kilpailutuksessa faktat kohdilleen

Seuraava askel hankintaprosessissa on kilpailutus. Paanasen ja Niemisen mielestä ei ole olemassa mitään nyrkkisääntöä, miten monta yritystä kannattaa kilpailuttaa. Kilpailutettavien toimittajien määrä riippuu hyvin paljon hankinnan suuruudesta ja erityispiirteistä. Pientä hankintaa varten ei ole järkevää kilpailuttaa kymmeniä yrityksiä. Toisaalta joissain erikoisalojen hinnakkaissakin hankinnoissa voi olemassa olevia toimittajia olla vain muutamia.

Nykyaikana hankintoja suunniteltaessa kannattaa katsastaa myös ulkomaiden markkinat. Kotimaasta löytyy erinomaisia ja hyvin kilpailukykyisiä toimijoita, mutta esimerkiksi Euroopan ja Baltian tarjonta on hyvä katsastaa. Silloin pitää erityisesti muistaa laskea hankinnalle kokonaishinta kaikkine sivukuluineen. Kuljetuksesta, laatuvirheistä ja mahdollisesta konsulttiavusta voi kertyä hyvinkin huomattavia summia. Timo Niemisen mukaan on täysi myytti, että tiettyjä tuotteita kannattaisi tilata aina Kiinasta.

– Täytyy olla aikamoinen kustannusetu, vähintään 20-25 prosenttia, ennen kuin kannattaa Kiinasta asti lähteä hakemaan.

Toimittajan tarjoamaan dataan ja erityisesti sen tarkkuuteen kannattaa kiinnittää huomiota.

Kilpailutuksissa on tärkeää kohdata potentiaaliset toimittajat kasvotusten. Saadakseen riittävän hyvän kuvan yrityksestä, sen työntekijöistä ja laitteistoista, täytyy käydä paikan päällä. Toimittajan tarjoamaan dataan ja erityisesti sen tarkkuuteen kannattaa kiinnittää huomiota. On hyvä merkki, jos heillä on käytössään esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla he voivat kertoa hyvinkin tarkasti, miten hyvä toimitusvarmuus heillä on.

Kiire on hankintoja tekevän pahin vihollinen. Jos ei ole aikaa speksata hankintaa kunnolla tai kysyä toimittajilta neuvoa, kostautuu se yleensä myöhemmässä vaiheessa. Hoida siis hankintasi harkiten, kysy neuvoa ja tee hankintasuunnitelma tai -strategia, johon kirjaat muun muassa laatukriteerit ja kilpailutusten aikataulut. Avoimuus kannattaa tässäkin asiassa.

Enemmän ja syvällisemmin hankinnoista Bisnespöytä -podcastissa.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.