Esbo Bollklubb käyttää Netvisoria.

– Tottakai mietimme, mitä se maksaa. Mutta, kun laskimme vanhan järjestelmän ja prosessin kustannukset yhteen ja vertasimme niitä uuteen, ei uusi tule meille yhtään kalliimmaksi. Vielä, kun huomioi sähköisestä järjestelmästä saatavat hyödyt, en näe mitään syytä, miksi asioita ei voisi tehdä järkevämmin.

Näin perustelee Netvisor taloushallinto-ohjelmiston käyttöönottoa Esbo Bollklubb ry:n kirjanpitäjä Pasi Koivu, joka Netvisoria käyttöönotettaessa toimi seurassa myös talousasioista vastaavana varapuheenjohtajana.

Esbo Bollklubb on noin tuhannen jäsenen ja 30 joukkueen jalkapallo- ja futsal-seura, joka työllistää viisi vakituista toimihenkilöä ja vapaaehtoisina toimii kymmeniä valmentajia ja pelinohjaajia. Nuorimmat jalkapallokoululaiset ovat 4-vuotiaita ja ikämiehissä on mukana lähes seuran itsensä ikäisiä pelaajia. Espoon vanhin yhä toiminnassa oleva jalkapalloseura täyttää tänä vuonna 80 vuotta.

Toiminnan kehittämistavoite talouden kehittämisen taustalla

Esbo Bollklubb on viime aikoina aloittanut kilpailutoiminnan erittäin tavoitteellisen kehittämisen. Jotta toimintaa pystyy kehittämään täytyy olla selkeä kuva seuran taloudesta.

– Taloushallinnon muutos tuli meille juuri oikeaan aikaan, sillä nyt seuran johdolla on reaaliaikainen tieto taloudesta ja asioita pystytään suunnittelemaan systemaattisemmin, Koivu kertoo.

Koivun mukaan sähköinen järjestelmä on tuonut seuran talouteen läpinäkyvyyttä. Kukin hallituksen jäsen voi itse käydä katsomassa Netvisorista, mihin varoja on käytetty ja mistä niitä on tullut. Tieto on ohjelmistossa reaaliaikaista ja jokaiselta kirjanpidon tapahtumalta voi porautua tositteelle nähdäkseen, mitä tapahtuma pitää sisällään.

Aikaisempaan verrattuna hallituksella on nyt selkeämpi kuva koko seuran taloudesta nopeammin käytettävissään. Seuran talousdata laahasi aiemmin jopa kaksi kuukautta jäljessä, koska exceleiden kokoaminen kolmeltakymmeneltä rahastonhoitajalta ja datan kokoaminen niistä yhteen vei aina oman aikansa.

– Netvisorissa kirjanpito on myös täsmällisempää, kun kirjaukset menevät nyt varmemmin oikeille kirjanpidon tileille. Kolmenkymmenen ihmisen tehdessä kirjauksia, tapahtuu väkisinkin erilaisia tulkintoja siitä, mille tilille mitäkin pitää kirjata. Se taas johti siihen, että hallituksella ei ollut tarkkaa tietoa, mihin kaikkeen rahaa oli oikeasti kulunut, Koivu selittää.

Talouden ohjauksen kannalta on suuri hyöty, että se on hoidettu keskitetysti yhdessä ohjelmistossa. Se helpottaa myös budjetointia, kun järjestelmästä voi suoraan katsoa edellisen vuoden toteumat kuukausittain ja tehdä niiden pohjalta arviot tulevalle vuodelle.

Koivu kertoo olevansa vahva keskitetyn taloushallinnon puolestapuhuja. Keskittämisen ansiosta kirjanpidon laatu on parantunut ja se on mahdollistanut tarkemman seurannan.

Vapaaehtoiset mukaan muutokseen

Yksi sähköiseen taloushallintoon siirtymisen syistä löytyy myös seuratoiminnan murroksesta. Koivun mukaan yhä useammat jäsenet valitettavasti odottavat urheiluseurojenkin toimivan kuntosalien tapaan täyden palvelun taloina, joissa jäsenmaksun maksamalla saa valmiin kokonaispaketin. Tämä asettaa vapaaehtoisille koko ajan enemmän haasteita ja siten uusien vapaaehtoisten löytäminen on vaikeutunut.

Netvisorin ansiosta vapaaehtoisten taloushallintoon käyttämä aika on vähentynyt merkittävästi. Rahastonhoitajien ja joukkueenjohtajien ei enää tarvitse säilytellä tositteita ja pitää kirjaa tuloista ja menoista, vaan automaatio hoitaa suuren osan.

On vain järkevää, että vapaaehtoisten aikaa säästyy.

– Heidän taloudenhoitoon käyttämänsä aika on nyt puristettu minimiin. On vain järkevää, että vapaaehtoisten aikaa säästyy. Heidän tekemisestään tulee mielekkäämpää, kun he voivat keskittyä olennaiseen, eli joukkueen johtamiseen ja kehittämiseen, Koivu sanoo.

EBK:ssa noin 60 seuralaista käyttää Netvisoria, eikä Koivu ole saanut yhdeltäkään heistä negatiivista palautetta sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä. Useimmat asiaa kommentoineet ovat sen sijaan olleet positiivisesti yllättyneitä kuinka sujuvasti muutos on tapahtunut.

– Tärkein asia muutoksen onnistuneessa läpiviennissä oli avoin viestintä. Rahastonhoitajat ja joukkueenjohtajat piti saada mukaan saman tien ja ymmärtämään muutoksen tarpeellisuus. Pidimme pari tilaisuutta, joissa kerroimme, miksi näin tehdään ja miten se helpottaa heitä. Kaikki olivat täysillä mukana, kun tajusivat, että muutos ei ole epäluottamuslause, vaan tavoite on vähentää heidän työtaakkaansa, Koivu kertoo.

Netvisorin ja Jopoxin integraatiolla kaikki tarpeellinen

EBK:ssa käytetään seuran toiminnan ohjaukseen Jopoxia, jossa hoidetaan kaikki seuran käytännön toiminta; nettisivujen ylläpito, jäsenrekisteri, treeneihin ilmoittautumiset ja myös laskutus.

Netvisor integraation ansiosta kaikki Jopoxin kautta kulkeva rahaliikenne kirjautuu nyt myös automaattisesti kirjanpitoon. Tieto kulkee ohjelmistojen välillä molempiin suuntiin, joten esimerkiksi Jopoxin reskontra pysyy automaattisesti ajantasalla, kun viitesuoritusaineisto siirtyy Netvisorista sinne tehtyjen suoritusten jälkeen.

– Jopoxin ja Netvisorin integraatio on ollut meillä käytössä jo jonkin aikaa ja siinä ei ole koskaan ollut mitään moitittavaa. Tieto liikkuu ohjelmistojen välillä täysin ongelmitta, Koivu kertoo.

Pasi Koivu on ollut Visma Solutionsilta saamaansa apuun ja tukeen käyttöönotossa ja myös sen jälkeen erittäin tyytyväinen. Mutta, vaikka hän onkin tyytyväinen Netvisoriin, on hänellä kehitystoiveitakin.

– Olisimme todella iloisia, jos saisimme joukkueiden avoimet saatavat tuloslaskelmalle, silloin joukkueet näkisivät selkeämmin paljonko heillä on oikeasti rahaa käytettävissä, Koivu toivoo.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.