Tulorekisteri aiheuttaa lisätyötä nyt, mutta helpottaa arkea jatkossa

Kuuntele podcastina.

Kansallinen tulorekisteri on osa valtion julkishallinnon digitalisoimisprojektia. Tavoitteena on luoda tietokanta, josta viranomaiset saavat kaikki tulotiedot yhdestä ja samasta paikasta. Myös yksityiset ihmiset voivat jatkossa tarkistaa omat tulotietonsa sieltä. Rekisterin käyttöönotto teettää kuluvan syksyn aikana ja vielä vuoden vaihteen jälkeenkin hieman töitä yrityksissä, mutta alkurutistuksen jälkeen rekisterin olemassaolon pitäisi helpottaa kaikkien osapuolten työtaakkaa.

Yksi ilmoitus monien sijaan

Palkanmaksajien ilmoitusvelvollisuus säilyy tulorekisterin käyttöönoton jälkeen entisellään, jatkossa vain riittää yksi ilmoitus yhteen paikkaan. Rekisteriin ilmoitetaan muun muassa maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset, verovapaat ja veronalaisten kustannusten korvaukset, matkakorvaukset. Yhdellä ilmoituksella voidaan ilmoittaa yhden tulonsaajan yhden tulokerran tiedot ja kaikki tiedot on ilmoitettava samalla kertaa.

Tulorekisterilaissa ilmoitettavat tiedot on jaoteltu pakollisiin ja vapaaehtoisiin tietoihin, joista pakolliset on ilmoitettava aina. Vapaaehtoiset, täydentävät tiedot voi jättää pois jatkuvista ilmoituksista, mutta ne pitää pyydettäessä toimittaa viranomaisille. Tällaisia tietoja ovat muun muassa laajempi palkkatietojen erittely, poissaolotiedot ja palvelussuhteeseen sovellettava työehtosopimus. Palkanlaskijan työaikaa voi säästää merkittävästi ilmoittamalla myös vapaaehtoiset tiedot jokaisen ilmoituksen yhteydessä, jolloin välttyy kaikilta mahdollisilta lisätietopyynnöiltä.

Ilmoitukset vain sähköisesti

Tulotietojen ilmoittamiseen on olemassa useampia tapoja. Helpoin tapa on hoitaa ilmoittaminen suoraan sähköisestä palkanlaskentajärjestelmästä integraation avulla. Sitä kautta ilmoittaminen tapahtuu lähes tai kokonaan automaattisesti palkkalaskelman tekemisen ja palkan maksamisen yhteydessä.

Toinen tapa on tehdä ilmoitus manuaalisesti tulorekisterin omassa sähköisessä asiointipalvelussa tai syöttää tiedot verkkolomakkeelle tulorekisteri.fi:ssä. Nämä vaihtoehdot teettävät selkeästi enemmän manuaalista työtä.

Paperisenakin ilmoituksen voi tehdä, mutta vain erityisestä syystä. Eimerkiksi pitkäkestoinen tietoliikennekatkos voi olla sellainen erityinen syy, jos se estää sähköisen ilmoituksen tekemisen lain säätämän määräajan sisällä.

Tulorekisterilain mukaan ilmoitus on tehtävä viiden vuorokauden sisällä tulon maksusta. Tämä tarkoittaa, että yrityksissä ja tilitoimistoissa täytyy tehdä ryhtiliike tietojen kirjaamisen suhteen. Prosesseja täytyy parantaa, ettei mitään tietoja enää unohdu ja toimiteta palkanlaskijalle myöhässä.

Sähköinen palkanlaskentajärjestelmä paras vaihtoehto

Kaikkein paras tapa palkkatietoilmoituksen tekemiseen on sähköinen palkanlaskentajärjestelmä, josta on suora integraatio tulorekisteriin. Ellei yritykselläsi tai tilitoimistollasi vielä ole sellaista, nyt on hyvä hetki ainakin harkita sen hankkimista. Palkkatietoilmoituksen tekeminen tulorekisterin sähköisessä palvelussa lisää palkanlaskijan työmäärää, sillä kirjattavia tietokenttiä on paljon ja jokaisesta palkansaajasta on tehtävä oma ilmotuksensa. Jo kymmenhenkisessä yrityksessä se tietää kirjanpitäjälle satoja kirjauksia kuukausittain.

Jotta ilmoituksen tekemisestä pääsisi mahdollisimman helpolla, kannattaa kaikki tiedot tallentaa sähköiseen järjestelmään. Kun ne on kerran sinne tallennettu, onnistuu tietojen ilmoittaminen reaaliajassa, eikä se vaadi palkanlaskijalta yhtään manuaalista työtä.

Joissakin järjestelmissä, kuten Netvisorissa on ilmoitukseen sisällytetty automaattisesti myös vapaaehtoisesti ilmoitettavat tiedot, jolloin palkanmaksun yhteydessä kaikki mahdolliset tiedot siirtyvät tulorekisteriin, eikä lisätietokyselyitä enää tule.

Valmistautuminen kannattaa aloittaa nyt

Vuodenvaihde on yllättävän lähellä ja tulorekisterin käyttöönottoon valmistautuminen on hyvä aloittaa jo nyt. Aivan ensimmäiseksi kannattaa selvittää itselleen, mitä tulorekisteri tarkoittaa meidän yrityksemme kannalta. Onko meillä kaikki tarvittava tieto olemassa vai pitääkö jotain tietoja vielä etsiä?

Yrityksissä, joissa on jo sähköinen palkanlaskentajärjestelmä käytössä, valmistautuminen tarkoittaa, että järjestelmään lisätään joitakin tulorekisterin vaatimia tietoja ja tarkistetaan, että oman järjestelmän palkkalajit vastaavat tulorekisterin tulolajeja. Esimerkiksi Netvisoriin on lisätty joitakin tietokenttiä, joihin tarvittavat tiedot lisätään.

Lisäksi sähköisten järjestelmien käyttäjiltä vaaditaan valtuutus, että järjestelmä saa lähettää ilmoituksen tulorekisteriin. Kun tämän työn hoitaa hyvissä ajoin, säästyy vuodenvaihteessa kaikkein pahimmalta kiireeltä.

Yrityksissä, joissa ei vielä ole sähköistä järjestelmää, on nyt hyvä hetki hankkia sellainen. Yhteistyökumppaneilta ja muilta saman alan yrittäjiltä kannattaa kysyä suosituksia juuri teidän yritykselle sopivista järjestelmistä. Sähköisen palkanlaskentajärjestelmän ehtii saada vielä käyttöön ja toimintaan ennen vuodenvaihdetta.

Tutustu Visma Netvisorin palkanlaskentaan täällä.

Bisnespöytä-podcastissa Suomen Yrittäjät ry:n veroasioiden päällikkö Sanna Linna-aro ja Visma Netvisorin tiimin vetäjä Sini Alamäki kertovat lisää tulorekisteristä ja siihen valmistautumisesta.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.