Tilitoimiston tärkein tunnusluku

Siitä lähtien, kun aloitimme yhteistyön Panalitixin kanssa syyskuussa 2017 on omassa mielessäni pyörinyt jatkuvasti yksi tunnusluku – Average Hourly Rate (AHR), eli Keskituntihinta (KTH). Mitä enemmän olen tätä tunnuslukua ja sen mittaamisen merkitystä pohtinut, sitä tärkeämmäksi se osoittautuu, kun tilitoimisto haluaa uudistaa liiketoimintaansa, hakea parempaa kannattavuutta, ottaa kapasiteetista kaiken irti ja luoda vankan pohjan kasvulle.

En väitä, etteivätkö perinteiset mittarit kuten laskutusaste, liikevaihto tai asiakaskohtainen kannattavuus ole tärkeitä, mutta keskituntihinnan tarkkuus ja hyöty on ylivertainen. Keskituntihinnan mittaamisessa olennaisin ero on siinä, että sen tulokseen vaikuttavat kaikki tehdyt työtunnit, roolista ja tehtävästä riippuen, ei vain laskutettavat tunnit. Keskituntihinta on tunnuslukuna tai ennemminkin KPI-mittarina numero, joka kertoo onnistuneesta hinnoittelusta, tehdyn työn tuottavuudesta, käyttöasteesta sekä organisaation tehokkuudesta.

En ole vielä tavannut yhtään suomalaista tilitoimistoa, joka aktiivisesti mittaisi KTH-lukua, oikein. Laskentakaava on hyvin yksinkertainen:

KTH-luvun laskukaava

Tunnuslukua pitää mitata tilanteen mukaan riittävän monelta tasolta, jotta saa parhaan mahdollisen kuvan liiketoiminnasta, kannattavuudesta sekä kapasiteetin tehokkuudesta. KTH-lukua kannattaa mitata asiakas-, asiakasryhmä- sekä yritystasolla. Mikrotasolla tunnuslukua pitää myös mitata prosessitasolla, silloin kun tilitoimisto on jo uudistanut teknologian myötä palvelun tuottamisen mallin.

Jos tilitoimistossa on edelleen työ organisoitu 1:1 mallin mukaisesti, jossa yksi kirjanpitäjä vastaa omista asiakkaista ja tekee kirjanpidon alusta loppuun omille asiakkailleen, on lukua mitattava myös kirjanpitäjätasolla. Tavoitteet ja mittaaminen pitää asettaa kuukausi-, kvartaali- ja vuositasolle.

null

Esimerkkinä yritystason mittaamisesta vuositasolla. Jos tilitoimiston liikevaihto on 500 000 €, koko henkilökunnan määrä on 8 ja jokainen työntekijä tekee vuodessa 1750 tuntia töitä on KTH 35,7€. Eli 500 000€ / (8 x 1750h) = 35,7€

Kun tilitoimisto mittaa KTH-tunnuslukua ensimmäistä kertaa, millä tasolla tahansa, on se yleensä yllättävän matala. Tämän päivän luku kertoo tilitoimistolle sen, miten hyvin se on onnistunut uudistamaan omaa liiketoimintamalliaan teknologian kehityksen ja asiakkaiden tarpeiden muutoksessa. Luku kertoo siitä, miten tilitoimisto kykenee hinnoittelemaan omat palvelunsa ja varsinkin, kuinka tehokkaasti kirjanpitoon ja palkanlaskentaan tehtävä työ tehdään.

Ero on jo nyt huomattava. Oman liiketoimintamallin uudistaneissa tilitoimistoissa KTH-luku on kaksin-, jopa kolminkertainen perinteisiin verrattuna. Nämä tilitoimistot ovat siirtyneet sähköisestä kirjanpidosta automaation täysivaltaiseen hyödyntämiseen, uudistaneet palvelun tuottamisen ja tarjoavat asiakkaille reaaliaikaiseen talouteen perustuvia palveluita.

Ensimmäinen tavoite on KTH:n kaksinkertaistaminen

Jo neljän toimenpiteen kautta saadaan luku nopeasti uudelle tasolle.

1. Kiinteä hinnoittelu. Kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelu pitää olla asiakkaalle kiinteästi hinnoiteltu ja etukäteen laskutettava, palvelun ja ohjelmiston osalta. Vain tällä saadaan työn valmistumiseen käytettävän ajan tavoite määritettyä työntekijöille.

2. Kirjanpidon ja palkanlaskennan automaatioaste yli 80%. Kun hinta on kiinteä, vain automaation avulla ja osallistamalla asiakas prosessiin saadaan palvelun tuottamiseen käytettävä aika merkittävästi alle tavoitteen. Automaatiolla ja tavoiteajan alittamisella on suurin vaikutus peruspalvelun, eli kirjanpidon, kannattavuuteen.

3. Palvelun tuotantomallin uudistaminen. Tehokkuus peruspalvelun tuottamisessa on kaiken avain. Tämän päivän teknologiasta ei saa parasta tehokkuutta irti, jos kirjanpidon työtä jatketaan perinteisellä 1:1 mallilla. Yleisin virhe tilitoimistoissa onkin juuri se, että otetaan uusi teknologia käyttöön, mutta itse työn tekemistä ei uudisteta. Kiinteä hinta, etukäteen laskuttaminen, tavoiteajan määrittäminen ja siihen pääsemisestä palkitseminen on minun kokemuksen mukaan ainoa malli, jolla “pelottava” muutos työtavoissa ja tekemisessä saadaan toteutettua kirjanpitäjien keskuudessa.

4. Lisäarvopalvelut, peruspalvelun lisäksi myytävät reaaliaikaiseen talouteen perustuvat liiketoimintapalvelut. Jokaisella asiakkaalla on tarve oman liiketoiminnan kehittämiseen, yrityksen koosta tai toimintavuosista riippumatta. Jokaisella yrityksellä on tavoitteita, painopisteitä ja varsinkin unelmia paremmasta. Kun tilitoimistolla on jo asiakkaan luvut ja numerot, tarvitsee palveluiden tuottamista varten tietää enää yrityksen unelmat ja tavoitteet. Tämä onnistuu vain kysymällä. Tilinpäätösaika on tähän luontevin, koska jokaisen asiakkaan kanssa tavataan ja keskustellaan menneen tilikauden luvuista ja numeroista.

Keskituntihinnan kolminkertaistaminen

KTH:n kolminkertaistaminen on keskeisessä osassa Visma Solutionsin ja Panalitixin yhteistyössä toteutettavassa Kasvuohjelmassa. Kumppaneillemme luodussa ohjelmassa me tarjoamme tilitoimistoille Suomen parhaan ohjelmistokokonaisuuden ja autamme heitä hyödyntämään sitä parhaalla mahdollisella tavalla. Liiketoiminnan uudistamisessa käytämme Panalitixin eksponentiaalista kasvumallia.

Yhdistämällä nämä kaksi olemme luoneet systemaattisen 12 kuukauden ohjelman, jossa on valmiit ratkaisut ohjelmistojen ja palvelumallin uudistamiselle sekä valmis rakenne ja askeleet liiketoimintamallin uudistamiseksi.

Ohjelma keskittyy kolmeen kokonaisuuteen, joissa jokaisessa on valmiit vaihtoehdot ja etenemismallit yrittäjälle. Yrittäjän ei tarvitse itse miettiä mitä ja miten, vaan hän valitsee valmiista vaihtoehdoista itselleen sopivat. Ohjelma etenee yrittäjän valintojen ja aikataulujen mukaisesti.

Seuraava Perfect Firm -tapahtuma järjestetään Helsingissä ensi kesäkuussa. Varaa paikkasi ajoissa!


Jarkko Iitiä on Visma Solutionsin tilitoimistomyynnin johtaja. Jarkon mielestä asioista ei pidä tehdä liian vaikeita. Hän uskoo, että menestys syntyy rohkeudesta ja uskosta omiin kykyihin. Mitä enemmän on rohkeutta heittäytyä, sitä luovempia ja parempia ratkaisuja tulee tehtyä.