Tietoturvallisempaa viestintää palkanlaskennassa

Nyt kun EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) on astunut voimaan, on aika ottaa käyttöön ominaisuudet, joita Netvisor tarjoaa tietoturvasi parantamiseksi. Yksi uusi ominaisuus palkanlaskennan tietosuojan parantamiseen on NetBoxi, palkkatietojen tiedonsiirtotyökalu.

Tietoturvariskit minimiin

Tiedot, joita palkanlaskennassa saa käsitellä lain nojalla ovat sellaisia, jotka auttavat tuottamaan oikeasisältöisen palkkalaskelman kullekin työntekijälle. Tällaisia tietoja ovat palkanmaksun kannalta tärkeät dokumentit ja liitteet kuten muutosverokortti, lääkärintodistus ja todistus maksetusta reserviläipalkasta.

GDPR:n myötä sensitiivisten henkilötietojen lähettäminen ei ole enää sallittua suojaamattoman sähköpostin kautta.

GDPR:n myötä edellä mainittujen sensitiivisten henkilötietojen lähettäminen ei ole enää sallittua suojaamattoman sähköpostin kautta. Muutosverokortin lähettäminen maililla palkanlaskijalle on monelle tuttu kuvio, mutta virheen mahdollisuus sähköpostiviestinnässä on suuri ja tietosuoja lähes olematon. Mitä jos viesti lähtee vahingossa täysin väärään osoitteeseen? Miten voit olla varma, että vain asianosainen henkilö tarkastelee dokumenttia?

Netboxi apuna palkanlaskennan tietoturvan parantamisessa

Tietosuoja-asetuksen myötä yksityisellä henkilöllä on myös oikeus nähdä hänestä tallennetut tiedot järjestelmässä. Tietoja käsittelevän tahon on kyettävä osoittamaan mitä tietoja käsitellään, mihin tietoja käytetään ja kenen kanssa tietoja jaetaan. Kun työntekijä pyytää nähdä omia tietojaan, on siis myös palkanlaskijan oltava varma siitä, ettei toinen osapuoli ole tietojen kalastelija.

Koska Netvisor vaatii sisäänsä vahvaa tunnistautumista, voi kumpikin osapuoli olla varma siitä, että linjan toisessa päässä on asianosainen henkilö.

Tietoturvariskien poistamiseksi Netvisoriin on kehitetty sisäinen tiedonsiirtotyökalu, NetBoxi, jonka avulla työntekijä voi lähettää palkanlaskijalle viestejä ja liitteitä ohjelmiston sisällä. Netboxin ansiosta riittää, kun työntekijä lähettää dokumentin Netvisorin kautta, jonka jälkeen se on palkanlaskijan nähtävissä suoraan ohjelmistossa.

netboxi

Koska Netvisor vaatii sisäänsä vahvaa tunnistautumista, voi kumpikin osapuoli olla varma siitä, että linjan toisessa päässä on asianosainen henkilö. Lisäksi kaikista toimenpiteistä jää Netvisoriin lokitieto ja viestit tallentuvat arkistoon.

Mikä on kriittistä palkanlaskijalle?

NetBoxi on automaattisesti käytössä yrityksissä, joissa Palkanlaskenta-palvelu on päällä. Työkalu löytyy Netvisorin käyttöliittymästä yläpalkista ja on Netvisor-käyttäjien hyödynnettävissä ilmaiseksi.

NetBoxin kautta lähetetyn viestin voivat lukea ne käyttäjät, joilla on Palkanlaskija- eli P-rooli yritykseen. Palkanlaskija on toiminnossa ensisijaisesti viestin vastaanottaja, joka voi vastata työntekijän lähettämään viestiin.Tällä korostetaan sitä, että NetBoxi on kanava palkanlaskennan kannalta oleellisten tietojen toimittamiseen, eikä korvaa sähköpostia jokapäiväisessä viestinnässä. Myös vastausviestiin voidaan liittää liitteitä.

netboxi1

Nyt kun NetBoxi on vapaasti käytettävissä, on hyvä sopia yhteiset käytännöt sen hyödyntämiseen organisaationne sisällä. Mitkä ovat palkanlaskennan kannalta oleellisia ja tietoturvan kannalta kriittisiä asioita, joita kannattaa viestiä NetBoxin kautta palkanlaskijalle? Mitkä asiat voi hoitaa muuta kautta?

Tarkempia ohjeita NetBoxin käyttöön löydät tukisivuiltamme.


Visma Solutions Oy on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 35 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.